Sinds 2 augustus 2022 is de Wet betaald ouderschapsverlof van kracht. Om dit te verwerken in Loket.nl hebben wij enkele componenten en functionaliteiten toegevoegd. In de update van 20-06-2022 hebben we de looncomponenten al geïntroduceerd.
Het UWV bepaalt de hoogte van het dagloon op basis van het SV-loon over de afgelopen 261 dagen. Naast het salaris zijn hierin uiteraard nog een aantal looncomponenten opgenomen die het SV-loon beïnvloeden. Het dagloon zoals het UWV dit vaststelt is door Loket.nl niet te bepalen.
Onderaan het artikel vindt je een voorbeelduitwerking voor het verwerken van betaald ouderschapsverlof.
Let ook op de aandachtspunten onderaan dit artikel!
Kiezen: Eén of twee dienstverbanden
Samen met de werknemer bepaal je hoe de Uitkering Betaald Ouderschapsverlof van de werknemer wordt uitbetaald. Hierbij kun je kiezen uit onderstaande mogelijkheden:
1. De Uitkering Betaald Ouderschapsverlof wordt door het UWV rechtstreeks aan de werknemer uitbetaald. Als werkgever pas je dan alleen de wettelijke korting toe naar 70% van het reguliere salaris toe over de periode van het betaald ouderschapsverlof.
2. De Uitkering Betaald Ouderschapsverlof wordt door het UWV aan de werkgever betaald. Als werkgever betaal je het bedrag van de Uitkering Betaald Ouderschapsverlof via de salarisadministratie aan de werknemer uit en je past tevens de wettelijke korting toe naar 70% van het reguliere salaris over de periode van het betaald ouderschapsverlof.
LET OP: Als de Uitkering Betaald Ouderschapsverlof door het UWV rechtstreeks aan de werknemer wordt uitbetaald, hoeft je als werkgever GEEN 2e dienstverband aan te maken! In dat geval kun je in dit artikel verder lezen vanaf het hoofdstuk Stap 5: Het originele dienstverband -> punt Rechtstreekse uitkering naar werknemer.
Als de Uitkering Betaald Ouderschapsverlof door het UWV aan de werkgever wordt uitbetaald, moet je in Loket.nl deze uitkering via een apart 2e dienstverband in de salarisadministratie verwerken en uitbetalen. In dat geval kun je in dit artikel verder lezen vanaf het hoofdstuk Stap 1: Het aanmaken van het tweede dienstverband.
Een uitzondering hierop is weer dat wanneer het een grote werkgever betreft waar de hoge Aof premie geldt, je wel weer een apart dienstverband dient aan te maken. Anders wordt de hoge Aof op de uitkering toegepast.
Stap 1: Het aanmaken van het tweede dienstverband
Sinds 2022 is het in loket.nl nodig om een tweede dienstverband aan te maken wanneer je een uitkering wil verwerken, bijvoorbeeld voor het Betaald ouderschapsverlof. Zie ook het artikel Diverse aanpassingen 2022.
Voor de verwerking van het betaald ouderschapsverlof in loket is het van belang dat er een tweede dienstverband wordt aangemaakt. Dit doe je door bij de werknemer waar het om gaat vanuit het originele dienstverband een nieuw dienstverband aan te maken.
Let hierbij op de volgende punten:
• Datum in dienst: Altijd de 1e dag van de loonperiode waarin de werknemer voor het eerst betaald ouderschapsverlof opneemt. Dit is noodzakelijk i.v.m. het kunnen samentellen van de dienstverbanden voor de loonheffingen.
• Soort dienstverband: kies hier voor Bepaalde tijd.
• Werknemerprofiel: geen waarde opgeven. Er is geen sprake van opbouw pensioen.
• Afwijkend uren per week: geef het aantal uren betaald ouderschapsverlof op wat de werknemer gemiddeld per week opneemt, als er sprake is van een vast aantal uren per week. Anders leeg laten!
• Uren periode m.b.v. rooster: deze optie laat je altijd “Uit” staan. Anders worden de daadwerkelijke uren in een loonperiode altijd uitbetaald, wat dus een fluctuerend loon tot gevolg heeft en dat is niet wenselijk.
• Arbeidstijd: Geef in het rooster indien gewenst het aantal uren betaald ouderschapsverlof op wat de werknemer per week opneemt, als er sprake is van een vast aantal uren per week op vaste dagen per week. Anders het rooster leeg laten! In dat geval kun je in Loket.nl bij het rooster zien op welke dagen de werknemer ouderschapsverlof opneemt.
• Speciale inkomstenverhouding, hier mag je “(31) Uitkering in het kader van de ZW en de vrijwillige verzekering ziektewet” selecteren. Deze indicatie zorgt er voor dat de juiste sociale premies worden berekend. Daarnaast geeft dit ook de indicatie mee in de loonaangifte dat het om een uitkeringsdienstverband gaat.
• Het basisloon dient gevuld te worden met het bedrag aan te verwachten dagloon omgerekend naar het loontijdvak. Als dat niet bekend is, geef dan het salaris in wat op het hoofddienstverband staat vermeld.
• Het fiscale jaarloon wordt bij het gebruik van meerdere dienstverbanden bij elkaar opgeteld. Vul hier dus een jaarloon in van €0.
• De twee dienstverbanden dienen samen geteld te worden voor de loonheffingen, om dit mogelijk te maken dienen de twee dienstverbanden aan verschillende voorwaardes te voldoen. Hier vindt je de lijst met de voorwaardes waaraan deze dienen te voldoen.
Na het opslaan van het tweede dienstverband dien je het type dienstverband te wijzigen.
In Loket.nl hebben wij het veld Type Dienstverband toegevoegd. Wanneer je dit vult verschijnt het veld “Onderdeel van”. Dit veld is verplicht te vullen bij een betaald ouderschapsverlof type dienstverband.
LET OP: Je kan het hoofddienstverband alleen selecteren indien je aan de volgende voorwaardes hebt voldaan:
- wanneer je vanuit het huidige dienstverband het nieuwe dienstverband hebt aangemaakt
- dezelfde administratie van toepassing is bij beide dienstverbanden
- er geen uitdienstdatum gevuld is bij het hoofddienstverband.
Stap 2: Arbeidstijd vullen in het tweede dienstverband
Wanneer de werknemer wekelijks een vast aantal uren aan Betaald ouderschapsverlof opneemt, kun je deze opgeven als “Afwijkend uren per week”. Met het draaien van de automatische processen zullen de uren automatisch in de variabele gegeven gevuld worden op component 4120 OUDERSVRL.
Je kunt in zo’n geval ook het rooster vullen om inzichtelijk te maken op welke vaste dag(en) de werknemer hoeveel uur aan Betaald ouderschapsverlof opneemt.
Het component 4120 UREN OUDERSVRL gebruik je alleen op het tweede dienstverband voor de uren die de werknemer opneemt aan betaald ouderschapsverlof, dit component is gekoppeld aan het outputcomponent 1120 OUDERSCHAPSVRL.
Wanneer de werknemer geen vaste aantal uur opneemt per week kan je ook de uren in de variabele gegevens van het tweede dienstverband vullen op component 4120 UREN OUDERSVRL. Zorg er dan wel voor dat bij dit dienstverband bij het onderdeel “Gegevens verloning” de instelling ”Berekenen uren” op “Nee” staat.
LET OP: Wanneer twee dienstverbanden samen moeten worden geteld voor de loonheffingen kan je geen tweede dienstverband met een gebroken periode toepassen. Je zal dan in die periode handmatig de uren moeten aanpassen in de variabele gegevens.
Stap 3: Sociale uitkering
Op werkgeverniveau is de Sociale uitkering voor het betaald ouderschapsverlof al vastgelegd, inclusief het wettelijk uitkeringspercentage. Mocht je het betaald ouderschapsverlof voor werknemers willen aanvullen tot een hoger percentage, kun je dat op Werkgeverniveau ook vastleggen als suppletie percentage. Alleen wanneer je hier individueel op af wil wijken, bijvoorbeeld omdat je de sociale uitkering bij één werknemer wilt aanvullen tot een percentage boven het wettelijk uitkeringspercentage, kan je dit op werknemerniveau doen.
Bij Sociale uitkering is het mogelijk gemaakt om de wettelijke regeling sociale uitkering Ouderschapsverlof vast te leggen. Dit kan alleen met het uitkeringspercentage 70% en soort suppletie mag alleen Suppleren (bruto) zijn. Het suppletiepercentage mag alvast vastgelegd worden, maar kent op dit moment nog geen automatisch uitbetaling. Het bedrag aan suppletie mag je momenteel nog handmatig opgeven in het originele dienstverband op component 1121 SUP.OUDERSVRL.
Stap 4: Grondslagen en fondsen
Pensioen
De verwerking voor de pensioenpremie en -afdracht zullen doorlopen op het originele dienstverband. Het component 4121 UREN OPN OSV zorgt er voor dat de deeltijdfactor voor het pensioenfonds verminderd wordt met deze uren. Hierdoor zal ook de premie ook verminderd worden. Bij de meeste pensioenfondsen loopt de pensioenopbouw niet door over het betaald ouderschapsverlof. In dit artikel vind je de verwerking voor de verschillende fondsen op het originele dienstverband, Verwerking pensioenfondsen in combinatie met een uitkering.
In het dienstverband voor het Betaald ouderschapsverlof verwerk je GEEN pensioenpremie en -afdracht of andere fondsen.
Vakantiegeld
De uitkering vanuit het UWV is inclusief het vakantiegeld over de uitkering. Om dit in der verwerking van het betaald ouderschapsverlof te verwerken heb je drie opties.
- Optie 1: Het basisloon van de werknemer op het tweede dienstverband verhogen met het bedrag aan vakantiegeld per maand. Het is dan niet inzichtelijk voor de werknemer dat het een uitkering betreft inclusief vakantietoeslag. Daarnaast wordt dit dan ook afgekapt wanneer de werknemer boven het maximum dagloon verdiend.
- Optie 2: is om een grondslag voor het direct uit betalen van het vakantiegeld toe te voegen aan het tweede dienstverband. Op deze manier wordt per maand het vakantietoeslag boven op de uitkering betaald en is dit overzichtelijk voor de werknemer. Let op: voor deze optie dien je wel het component 1120 OUDERSCHAPSVRL toe te voegen aan de grondslag basis van de grondslag. Bij deze optie wordt bij het betalen van het vakantiegeld geen rekening gehouden met het maximum dagloon.
Stap 5: Het originele dienstverband
In het originele dienstverband mag je de opgenomen uren vullen op component 4121 UREN OPN OSV, als er sprake is van een variabel of wisselend aantal uren ouderschapsverlof wat de werknemer opneemt. Als er sprake is van een vast aantal uren ouderschapsverlof per week (en dit is ook als zodanig vastgelegd bij “Afwijkende uren per week”, dan worden de uren ouderschapsverlof automatisch berekend en gemuteerd op component 4121 UREN OPN OSV. Dit component gebruik je bij het originele dienstverband van de werknemer om aan te geven dat er sprake is van onbetaald verlof.
Op deze wijze loopt automatisch de codering K (Kinderverlof) mee in de loonaangifte.
Verder zijn deze uren onderdeel van de normuren van de werknemer en zal het de deeltijdfactor van dit dienstverband verlagen.
Rechtstreekse uitkering naar werknemer
Betaalt het UWV de uitkering rechtstreeks uit aan de werknemer? Dan hoeft alleen het component 4121 UREN OPN OSV gebruikt te worden op het eerste dienstverband. Een tweede dienstverband is dus niet nodig.
Berekening in Loket.nl
Berekening zoals Loket.nl die doet:
De berekening op basis van het basisloon (basisloon / maximum aantal werkuren van de actuele loonperiode) x opgenomen uren x 70%.
De berekening op basis van het max dagloon x sv-dagen die de werknemer opneemt x 70%.
Loket.nl pakt vervolgens het laagste bedrag, dus is het bedrag op basis van het max dagloon lager dan op basis van het basisloon? Dan wordt deze toegepast.
Wordt de berekening op basis van het max dagloon toegepast? Is het bedrag op basis van het basisloon lager? Dan wordt die toegepast.
In het kort: Wat verwerk je nu op welk dienstverband?
Het eerste dienstverband (het originele dienstverband).
Hierop boek je alleen de uren die de werknemer opneemt aan betaald ouderschapsverlof op component 4121 UREN OPN OSV, als er sprake is van een variabel of steeds wisselend aantal uren ouderschapsverlof. Daarnaast verwerk je op dit dienstverband de gewerkte uren, de verwerking van het pensioenpremie en -afdracht en eventueel de aanvulling op de uitkering (suppletie).
Dienstverband voor het betaald ouderschapsverlof.
Op dit dienstverband verwerk je de uitkering aan betaald ouderschapsverlof. Hierbij verwerk je de uren die de werknemer opneemt aan betaald ouderschapsverlof in de arbeidstijd of in de variabele gegevens van het dienstverband. Daarnaast geef je het type dienstverband aan, Betaald ouderschapsverlof. Op dit dienstverband verwerk je GEEN pensioenpremie en -afdracht.
Hoofd- en Sub-dienstverbanden
Wij streven er naar om het aanmaken van meerdere dienstverbanden te optimaliseren. Zo zijn wij bezig met de mogelijkheid om geautomatiseerde sub-dienstverbanden te gaan maken voor bijvoorbeeld het verwerken van betaald ouderschapsverlof en het aanvullend geboorteverlof.
Wanneer er dan gewerkt wordt met sub-dienstverbanden zal Loket.nl bij het draaien van de automatische processen automatisch de juiste verdeling van de uren maken.
Bijvoorbeeld wanneer een werknemer op het sub-dienstverband voor het betaald ouderschapsverlof per week 8 uur opneemt, zal Loket.nl met het draaien van de automatische processen deze uren automatisch in het hoofddienstverband vullen met uren opgenomen ouderschapsverlof en de overige uren aanvullen met gewerkte uren.
Bij het aanmaken van het betaald ouderschapsverlof dienstverband kun je aangeven van welk dienstverband dit onderdeel uitmaakt. Dit is een eerste stap om de dienstverbanden met elkaar te laten communiceren qua berekening uren en suppletie. Dit werken we de aankomende tijd nog verder uit.
Aandachtspunten
• De eerste periode van het betaald ouderschapsverlof is vaak halverwege de maand. Hierdoor kunnen de dienstverbanden niet samengeteld worden qua loonheffingen. Je kunt het tweede dienstverband dan op de eerste dag van de loonperiode laten starten en bij het einde van het betaald ouderschapsverlof het tweede dienstverband laten eindigen op de laatste dag van de loonperiode.
• Let op: Voor ieder kind waarvan uw werknemer wettelijk ouder is kunt u maximaal 3 betaalverzoeken indienen bij het UWV, zie ook Betaald ouderschapsverlof voor mijn werknemer | UWV | Werkgevers