Aan de slag met workflows

Met workflows in Loket leg je vast hoe aanvragen worden afgehandeld, zoals declaraties, adreswijzigingen en managementacties. Je bepaalt per stap wie een taak krijgt, wie moet goedkeuren en wie alleen een melding ontvangt. In dit artikel lees je welke rechten je nodig hebt, hoe je een workflow activeert en inricht, hoe rollen helpen bij wisselingen in je team, en hoe je procesbeheer gebruikt om te zien wat er nog openstaat.

1. Rechten en producten die je nodig hebt

Voordat je workflows kunt gebruiken, is het belangrijk dat bij de werkgever de juiste producten actief zijn én dat gebruikers de juiste rechten hebben. Zo voorkom je dat iemand wel een workflow ziet, maar niets kan aanpassen of opvolgen.

Benodigde producten

Welke workflows je kunt gebruiken, hangt af van de producten die actief zijn bij de werkgever.

• Workflow Editor (Plus)
  Dit product is nodig om workflows in Loket te kunnen activeren en in te richten
• MijnLoket Declaraties (Plus)
  Vereist als medewerkers declaraties indienen via MijnLoket.
  Let op: declaraties lopen via de workflow Declaratie medewerker. Activeer deze workflow om declaraties te kunnen afhandelen.
• MijnLoket Persoonsgegevens wijzigen (Plus)
  Vereist als medewerkers zelf gegevens wijzigen, zoals adres of IBAN.
  Let op: deze mutaties worden verwerkt via workflows in Loket. Activeer dus de relevante update-workflows.
• Management Self Service (Pro)
  Vereist voor workflows die starten vanuit Loket als managementactie, zoals Contract verlengen en Dienstverband beëindigen.

Werk je met bonnetjes bij declaraties? Dan is opslag in een dossier nodig. In de praktijk betekent dit dat Qwoater (dossiervorming) bij de werkgever ingericht moet zijn en dat gebruikers die moeten goedkeuren toegang hebben tot de juiste documentcategorieën.

Benodigde rechten

Je kent rechten toe aan gebruikers die aan de slag aan met de workfloweditor dit kunnen gebruikers op zowel provider- als werkgeverniveau zijn. Welke rechten nodig zijn, hangt af van de rol van de gebruiker.

• Raadplegen Workflow Editor → Voor het bekijken van workflows
• Beheer Workflow Editor → Voor het aanmaken en aanpassen van workflows
• Procesbeheer workflows → Voor inzicht in openstaande en afgeronde workflowaanvragen via het rapport workflows
• Raadplegen MijnLoket emailadres → Voor inzicht in het e-mailadres waarmee de medewerker MijnLoket gebruikt

Waar stel je dit in?

Je stelt rechten in via Beheer → Gebruikers → Rechten. Open de gebruiker en ken de gewenste rechten toe. Wil je controleren of alles klopt? Open de gebruiker en bekijk het overzicht met autorisaties.

2. Wat is een workflow?

Een workflow is een reeks stappen die automatisch start zodra iemand een aanvraag indient in MijnLoket of Loket. Denk aan een declaratie, een adreswijziging of een managementactie zoals contractverlenging.

Voorbeelden van aanvragen vanuit MijnLoket:

• Een declaratie
• Een adreswijziging
• Een wijziging van het rekeningnummer (IBAN)

Voorbeelden van aanvragen vanuit Loket (Management Self Service):

• Contract verlengen
• Dienstverband beëindigen

Belangrijk om te weten:

• Een workflow geldt alleen voor nieuwe aanvragen
• Aanvragen die al lopen, blijven de inrichting volgen die gold op het moment van indienen

3. Waar stel je workflows in?

Ga in Loket naar: Werkgever → Beheer → Workflows.

Hier zie je welke workflows beschikbaar zijn en of ze actief zijn.

4. Workflow activeren: starten met de standaardinrichting

Je activeert een workflow door de schakelaar op Ja te zetten. Zodra je dit doet, staat er automatisch een standaard inrichting klaar. Je hoeft dus niet eerst stappen te bouwen om te kunnen starten.

Belangrijk: als je de workflow aanzet maar geen stappen toevoegt (of alle stappen verwijdert), dan werkt de workflow ook. De aanvraag loopt dan direct door van Start naar Einde.

Dat betekent:

• De aanvraag wordt direct verwerkt
• Er is geen taak
• Er is geen goedkeuring
• Er gaat geen melding uit

Dit is handig als je (nog) geen controle- of communicatiestap nodig hebt, maar wel wil dat aanvragen via de workflowroute lopen.

Gebruik de standaardinrichting als startpunt. Stem daarna met je klant af hoe het proces idealiter moet lopen. Juist met workflows kun je maatwerk leveren en je adviesrol pakken richting je klant.

5. Workflow editor: stappen toevoegen of aanpassen

In de workflow editor bouw je het proces op in stappen. Een workflow kan uit maximaal zes stappen bestaan. De workflow gaat pas naar de volgende stap als de huidige stap is afgerond.

Uitleg per type stap

Notificatie
Gebruik je wanneer iemand alleen geïnformeerd moet worden. Er ontstaat geen taak en er is geen actie nodig. De ontvanger krijgt altijd een e-mail en de workflow gaat direct verder.

Taak
Gebruik je wanneer iemand iets moet doen, maar geen formele goedkeuring hoeft te geven. De taak verschijnt in het takencentrum. Een e-mail is optioneel. De workflow gaat pas verder zodra de taak is afgerond.

Goedkeuren
Gebruik je wanneer iemand expliciet akkoord moet geven voordat het proces verdergaat. Zolang de goedkeuring niet is gegeven, blijft de workflow staan.

In een stap wijs je de uitvoerder toe als rol of gebruikerstype. In de praktijk is een rol meestal de slimste keuze, omdat je dan niet bij personele wisselingen je workflow hoeft aan te passen.

6. E-mailinstellingen per uitvoerder

Per stap kun je instellen wie een e-mail ontvangt. Dit geeft controle over de communicatie in workflows.

• Bij een notificatie wordt altijd een e-mail verstuurd. Je kiest alleen wie de notificatie krijgt.
• Bij een taak of goedkeuren is e-mail optioneel. Je zet dit per uitvoerder aan of uit.
• Onder in het scherm zie je hoeveel e-mails er met jouw inrichting verstuurd worden.

7. Declaraties: herkenbaar starten en zicht voor de provider

Wil je dat het declaratieproces in het begin zo blijft werken als dat je gewend was? Dan kun je in de declaratie-workflow kiezen om alle gebruikers te activeren. De workflow volgt dan de standaard inrichting van Loket.

Wat gebeurt er dan?

• Is er een afdelingsmanager-gebruiker ingericht? Dan gaan declaraties ter goedkeuring naar deze gebruiker(s).
• Zijn er alleen werkgevergebruikers ingericht? Dan ligt de goedkeuring bij hen.
• Jij als provider ziet alle declaraties altijd terug in Loket.

Wat verandert er als je gebruikers gaat beperken?

Zodra je in de workflow niet langer alle gebruikers activeert, maar het proces beperkt tot één of meerdere specifieke gebruikers, verandert het gedrag:

• De goedkeuring loopt alleen via de geselecteerde gebruiker(s)
• Andere gebruikers worden niet meer betrokken
• Jij als provider ziet deze declaraties niet meer terug in het goedkeuringsproces

Dit wijkt af van hoe het declaratieproces voorheen werkte in Loket. Stem dit daarom altijd af met je klant.

8. Rollen: zorgen dat je workflow blijft werken

Rollen zijn aanduidingen van verantwoordelijkheden binnen een organisatie, zoals HR, Directie of Salarisprofessional. Je koppelt een rol aan een gebruiker en gebruikt die rol vervolgens in workflows.

Waarom rollen gebruiken?

• Taken en goedkeuringen komen direct bij de juiste persoon terecht
• Je voorkomt fouten of vertragingen
• Je kunt de inrichting hergebruiken bij meerdere werkgevers
• Je workflow blijft stabiel bij wisselingen in het team
• Je kunt de toegang tot processen gemakkelijk beheren, zo hoeven bijvoorbeeld niet al jouw werkgevergebruikers toegang te hebben tot declaraties of gegevenswijzigingen

Als je een rol koppelt aan een taak of goedkeuring, blijft die stap aan die rol hangen. Valt iemand uit, vertrekt iemand of verandert de bezetting? Dan koppel je de rol aan een andere gebruiker. Die gebruiker kan vervolgens openstaande en nieuwe taken of goedkeuringen afhandelen. De workflow zelf blijft hetzelfde.

Rollen aanmaken (provider)

Rollen maak je aan op providerniveau via Provider → Beheer → Rollen. Gebruik bij voorkeur generieke namen zoals HR, Directie of Salarisprofessional.

Rollen koppelen aan gebruikers (werkgever)

Zodra je rollen hebt aangemaakt, koppel je ze per werkgever aan gebruikers via Werkgever → Gebruikers → Rollen. Let op: bij werkgevergebruikers met toegang tot meerdere werkgevers geldt de rol alleen voor de werkgever waarbij je deze hebt ingesteld.

Rollen toepassen in workflows

Bij het inrichten van een workflow kies je per stap welke rol verantwoordelijk is. Ga naar Werkgever → Beheer → Workflows, open de workflow en wijs per stap een rol toe bij Taak, Goedkeuren of Notificatie.

9. Afwijkende goedkeurder

Met een afwijkende goedkeurder zorg je ervoor dat een onafhankelijke persoon een workflowstap afhandelt, in plaats van de standaard gebruiker die aan de rol gekoppeld is. Dit stel je in op werknemerniveau.

Meer informatie vind je in het artikel: Afwijkende goedkeurder instellen in workflows

Waarom is dit belangrijk?

• Voorkomt belangenverstrengeling, zoals het zelf kunnen goedkeuren van aanvragen.
• Verhoogt de betrouwbaarheid van het goedkeuringsproces.

10. Welke workflows kun je activeren?

De volgende workflows zijn beschikbaar in Loket en kun je gebruiken met MijnLoket:

• Declaratie medewerker
• Update adres medewerker
• Update burgerlijke staat medewerker
• Update contactgegevens medewerker
• Update contactpersonen medewerker
• Update rekeningnummer (IBAN)

Daarnaast zijn de volgende workflows beschikbaar in Loket als Management Self Service:

• Contract verlengen
• Dienstverband beëindigen

Bekijk hieronder hoe de workflow voor contractverlenging in zijn werk gaat.

11. Procesbeheer: inzicht in openstaande aanvragen

Met procesbeheer zie je welke workflowaanvragen openstaan en welke al zijn afgehandeld. Dit helpt om voor de verloning te controleren of alles verwerkt is.

Hoe activeer je procesbeheer?

Om procesbeheer te gebruiken, geef je de gebruiker het recht Procesbeheer workflows. Dit doe je via Beheer → Gebruikers → Rechten.

Waar vind je procesbeheer?

Na het toekennen van het recht vind je op werkgeverniveau het tabblad Rapporten. Daar staat onder het subtablad Workflows het overzicht van openstaande en afgeronde aanvragen.

12. Veelgestelde vragen

Gaat een taak of goedkeuring standaard naar alle werkgevergebruikers?

Ja, standaard gaat een taak naar alle werkgevergebruikers. Wil je dit beperken? Maak dan een rol aan op providerniveau in Provider → Beheer → Rollen en koppel deze aan specifieke gebruikers. In de workflow wijs je de taak vervolgens toe aan die rol.