Wil je nieuwe medewerkers goed voorbereiden vóór de eerste werkdag? Met Preboarding in MijnLoket verzamel je eenvoudig alle benodigde gegevens, volledig digitaal. In dit artikel lees je welke producten en rechten je nodig hebt en hoe het werkt voor de medewerker.
Welke producten en rechten heb je nodig?
Voor het gebruik van Preboarding heb je deze producten nodig op werkgeverniveau in Loket.nl:
- MijnLoket-Preboarding ➔ Activeert het preboardingproces in combinatie met MijnLoket.
- Dossiervorming Qwoater (Lite of Extended) ➔ Noodzakelijk voor het uploaden van ID-bewijs en loonbelastingverklaring.
Benodigde rechten:
- Beheer dienstverbanden
- Beheer concept werknemers
Let op: in de autorisatiematrix moeten de categorieën Identiteit en Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen zijn aangevinkt voor de rol werknemer.
Hoe werkt het voor de medewerker?
Zodra de medewerker via MijnLoket is uitgenodigd, ontvangt hij of zij een e-mail met een link om een MijnLoket-account aan te maken of in te loggen. Na het invullen van de geboortedatum krijgt de medewerker toegang tot het preboardingformulier in MijnLoket.
Daarin worden stap voor stap de benodigde gegevens uitgevraagd. De medewerker maakt een foto van zijn of haar ID-bewijs, waarna de gegevens automatisch worden overgenomen.
Worden nog niet alle gegevens direct ingevuld? Dan kan de medewerker op een later moment verdergaan. Alles wordt tussentijds opgeslagen.
Is de nieuwe medewerker nog geen 16? Dan is het mogelijk om de ouders/voogd uit te vragen. Deze informatie wordt toegevoegd bij 'contactpersonen' bij de concept werknemer. Hierna kunnen deze contactpersonen worden gebruikt bij het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst.
Wat levert het op?
- Minder losse e-mails of onvolledige aanleveringen
- Een gestroomlijnd proces vóór de eerste werkdag
- Meer rust en overzicht voor HR en administratie