Wil je workflows gebruiken in Clever? Dan kun je per stap bepalen wie een actie moet uitvoeren. Hiervoor gebruik je rollen. In dit artikel lees je hoe je rollen aanmaakt, koppelt aan gebruikers en toepast binnen workflows.
1. Wat zijn rollen?
Rollen zijn aanduidingen van verantwoordelijkheden binnen een organisatie, zoals HR, Directie of Salarisprofessional. Je koppelt een rol aan een gebruiker en gebruikt deze vervolgens in een workflow.
Op die manier stuur je taken, goedkeuringen of meldingen automatisch naar de juiste persoon – zonder dat je per klant handmatig alle gebruikers hoeft toe te wijzen.
Waarom rollen gebruiken?
- Taken komen direct bij de juiste persoon terecht
- Je voorkomt fouten of vertragingen in het proces
- Je kunt de inrichting makkelijk hergebruiken bij andere klanten
- Je houdt gevoelige informatie beter afgeschermd
2. Rollen aanmaken
Rollen maak je aan op providerniveau, zodat ze beschikbaar zijn voor alle werkgevers die je beheert.
Ga in Loket.nl naar ➔ Provider ➔ Beheer ➔ Rollen.
- Klik op Nieuwe rol toevoegen
- Geef de rol een herkenbare naam, zoals HR, Directie of Behandelaar declaratie
Gebruik liever overkoepelende benamingen dan klantspecifieke namen, zodat je de rollen ook voor andere klanten kunt gebruiken.
3. Rollen koppelen aan gebruikers
Zodra je de rollen hebt aangemaakt, koppel je ze aan gebruikers per werkgever.
Ga in Loket.nl naar ➔ Werkgever ➔ Gebruikers ➔ Rollen.
- Selecteer de gebruiker
- Vink de rol(len) aan die je wilt toewijzen
Let op: een gebruiker kan meerdere rollen hebben.
4. Rollen toepassen in workflows
Bij het inrichten van een workflow kies je per stap welke rol verantwoordelijk is voor een actie.
Voorbeelden:
- Goedkeuring declaratie: Directie
- Controle gewijzigde gegevens: Salarisprofessional
- Verwerking adreswijziging: HR
Ga in Loket.nl naar ➔ Werkgever ➔ Beheer ➔ Workflows.
Open een workflow en wijs per stap een rol toe bij Taak, Goedkeuren of Notificatie.
5. Veelgebruikte rollen
Hieronder vind je voorbeelden van rollen die vaak worden gebruikt:
- HR
- Salarisprofessional
- Directie
- Financiën
- Behandelaar declaratie
- Afdelingsmanager
Wat levert het op?
Door slim met rollen te werken:
- Verloopt het proces sneller en gestructureerder
- Is de kans op fouten kleiner
- Kun je workflows eenvoudig beheren en hergebruiken
- Houd je overzicht over wie wat doet binnen het proces