Met de workflow editor richt je het volledige verlofproces in MijnLoket in: wie kan indienen, wie behandelt en hoe er verwerkt en gecommuniceerd wordt. Je bereidt hiermee de volledige doorwerking van verlof via workflows voor.
Hoe werkt het?
1. Voorwaarden
- Het product MijnLoket - Verlofaanvragen en het product Workflow editor zijn ingeschakeld.
- De nieuwe workflows zijn al zichtbaar in de editor, maar hebben pas functionele doorwerking vanaf het moment dat dit wordt uitgeleverd. Dit wordt nog apart gecommuniceerd.
- Zonder ingerichte workflow kunnen medewerkers geen verlof aanvragen of intrekkingsverzoeken indienen (knop niet zichtbaar).
2. Beschikbare workflows (nieuw)
- Verlofaanvraag medewerker
- Intrekken goedgekeurde verlofaanvraag medewerker
Je kunt per workflow bepaalt wie welke stap uitvoert, welke meldingen er worden verstuurd en hoe de verwerking loopt.
3. Verlofprocessen die medewerkers kunnen doorlopen
- Medewerkers kunnen een verlofaanvraag indienen.
- Medewerkers kunnen een goedgekeurde aanvraag intrekken.
- Een medewerker kan een aanvraag alleen wijzigen zolang de status Ingediend is.
4. Goedkeuren en verwerken
- Verlofaanvragen volgen het proces wat is ingesteld in de workflow editor.
- Na verwerking wordt het volledige proces inclusief details vastgelegd in het rapport workflows.
5. Takencentrum
- Er is een nieuwe lijst in het takencentrum voor verlofaanvragen die via workflows worden ingediend.
- Zodra er geen aanvragen meer ter goedkeuring zijn, wordt de oude lijst automatisch verborgen.
6. E-mailgedrag bij Loket-standaard
Wanneer je gebruik maakt van de Loket-standaard voor de workflow 'Verlofaanvraag medewerker', worden eenmalig e-mails bij het indienen van een verlofaanvraag automatisch verstuurd op basis van de bestaande inrichting voor verlof e-mails, welke is beschreven in het artikel Verlof instellen.
Het mailtemplate dat in deze situatie eenmalig wordt verzonden is het mailtemplate 'Verlofopname aanvraag (voor de behandelaar)'.
Let op; Deze e-mail wordt niet verstuurd voor de workflow: 'intrekken goedgekeurde verlofaanvraag medewerker'.
De volgorde van bepalen wie een e-mail krijg in deze situatie is als volgt:
- Dienstverbandniveau (hoogste prioriteit)
- Afdelingsniveau (op basis van peildatum van de aanvraag)
- Werkgeverniveau (gebruikers met recht behandelen verlofaanvragen)
Aandachtspunten:
- De e-mail wordt éénmalig verstuurd bij het indienen van de verlofaanvraag. Deze e-mail wordt verstuurd zonder dat hiervoor een aparte stap in de workflow is ingericht.
- Deze e-mail wordt niet verstuurd voor de workflow: 'intrekken goedgekeurde verlofaanvraag medewerker'.
7. Afwijken van de Loket-standaard
Wanneer je de verlof-workflow aanpast (bijvoorbeeld door stappen toe te voegen of e-mail-notificaties aan te passen), wordt deze standaard e-maillogica niet meer toegepast. In dat geval worden uitsluitend de e-mailinstellingen gebruikt zoals ingericht binnen de workflow editor zelf.
Wanneer je de workflow weer terugzet naar de Loket-standaard, wordt de automatische verwerking via de verlof e-mailinstellingen opnieuw actief.
Handig om te weten
- Zonder ingerichte workflow kunnen medewerkers vanaf de livegang geen verlof aanvragen of intrekkingsverzoeken indienen.
- Afgekeurde aanvragen opnieuw heropenen is niet mogelijk.
Meer weten?
- Lees het algemene artikel over het starten met workflows.
-
Bekijk het artikel Procesbeheer - inzicht in alle workflows.