Introductie

Met Procesbeheer krijg je direct inzicht in alle aanvragen die via workflows in Loket zijn ingediend. Denk aan declaraties, adreswijzigingen of IBAN-updates. Het overzicht toont welke verzoeken nog openstaan, welke stappen afgerond zijn en wie verantwoordelijk is voor de volgende actie.
Dit geeft HR‑professionals, salarisverwerkers, leidinggevenden en het kantoor meer grip op alles wat vóór de verloning geregeld moet zijn.

Wat kun je met Procesbeheer?

Procesbeheer laat alle workflows zien die via de workflow editor zijn gestart. Hierdoor kun je:

• real‑time volgen welke processen lopen
• snel zien waar acties blijven liggen
• problemen oplossen vóór de verloning
• eenvoudig terugzoeken welke stappen zijn uitgevoerd en door wie
• filteren op type workflow, medewerker, periode of status

Dit voorkomt verrassingen tijdens de verloning en maakt het proces overzichtelijk voor iedereen die met mutaties werkt.

Hoe werkt het?

Waar vind je Procesbeheer?

Zodra je toegang hebt, ga je naar:

Werkgever → Rapporten → Workflows

Openstaand en Historisch

Bovenaan het scherm kies je tussen:

Openstaand

Bevat alle workflows die nog in behandeling zijn.
Hier zie je direct welke taken nog opgepakt moeten worden.

Historisch

Toont workflows die volledig zijn afgerond, geweigerd of verwerkt.
Handig om terug te zoeken wat er in eerdere maanden is gebeurd.

Overzicht van workflows

Algemene kolommen

Wanneer je alle workflows bekijkt, zie je standaard:

• De betreffende medewerker
• De indiener
• Datum ingediend
• Proces (bijv. Declaratie medewerker, Update contactpersonen medewerker)
• Status (bijv. In behandeling, Afgerond, Geweigerd)

Je kunt filteren op al deze kolommen.

Declaratie‑workflows (uitgebreide kolommen)

Wanneer je filtert op Declaratie medewerker, worden aanvullende kolommen zichtbaar:

• Component
• Waarde
• Verloningsperiode

Deze extra velden geven direct inzicht in wélke declaratie is ingediend en in welke periode deze thuishoort.

Download naar Excel

De download bevat:

• alle kolommen van het actieve overzicht
• dus óók Component, Waarde en Verloningsperiode wanneer je declaraties bekijkt

Details per workflow

Klik op een ingediende workflow de volledige voortgang te bekijken.

Standaard detailoverzicht

Per stap zie je:

• Status: Nog doen, of afgerond of het stapnummer
• Actie: bijvoorbeeld 'goedgekeurd', of 'wacht op actie'
• Opmerkingen (indien opgegeven)
• Tijdstip uitgevoerd
• Gebruiker of rol die de actie heeft uitgevoerd
• Inrichting van de stap zoals deze in de workflow editor is ingesteld

Declaratie‑detailoverzicht

Voor declaraties worden aanvullende gegevens getoond, zoals:

• De declaratiecomponent
• De opgegeven waarde
• De verloningsperiode 
• wie de declaratie heeft ingediend
• wie heeft goedgekeurd of afgewezen
• de volledige audittrail van acties

Wie krijgt toegang?

Om Procesbeheer te gebruiken, is een specifiek recht nodig:

Procesbeheer workflows

Dit recht wordt door het kantoor toegekend. Zie je het tabblad niet? Vraag je kantoor om het recht voor je te activeren.

Afdelingsmanagers

Afdelingsmanagers kunnen Procesbeheer ook gebruiken.
Zij zien alleen:

• workflows van medewerkers binnen hun eigen afdeling

Handig om te weten

• Alleen workflows die via de workflow editor zijn aangemaakt worden weergegeven.
  • Dit betekent dat je verlof hier op dit moment nog niet terug ziet. 
• Oude Werknemerloket‑workflows worden niet getoond.
• Declaraties bevatten extra kolommen en details die voor andere workflows niet zichtbaar zijn.
• Wil je nieuwe workflows toevoegen? Bespreek dit met je kantoor.
• De filter Historisch kan handig zijn bij accountantscontroles of terugkerende audits.

Meer weten?

• Lees meer over het inrichten van workflows.
• Meer informatie over rollen aanmaken en koppelen.