Na het succesvol afronden van de wizard Nieuwe werkgever kunnen eventueel nog de volgende zaken aan de werkgeverkant van de werkgever worden gewijzigd of worden toegevoegd:
Tabellen vullen
In Loket.nl moeten per werkgever enkele tabellen worden gevuld, voordat men werknemers correct kan invoeren. Er worden reeds enkele tabellen voorzien van een standaardwaarde, t.w.:
- In de afdelingstabel (HRM) en verdelingseenheid (financiële verdeling) wordt afdeling 0 geactiveerd met de omschrijving Algemeen,
- In de functietabel is de functie Algemeen geactiveerd. Het is uiteraard mogelijk om de omschrijvingen aan te passen. Indien op werkgeverniveau is aangestuurd dat met de cao functietabel wordt gewerkt, hoeft deze functietabel niet ingevuld te worden.
Bovenstaande tabellen tref je aan onder de optie Werkgever -> Beheer -> Tabellen.
2. Default gegevens werkgever
Bij een werkgever kunnen een aantal default waardes worden opgegeven via Loket Classic op het scherm Arbeidsvoorwaarden -> Administraties -> Administratie voor salarisverwerking.
Naw synchr. / Contactinfo synchr.: De adresgegevens en contactinformatie van een werkgever worden zowel in de administratie (tab Adm) als in Loket.nl (tab Wg) vastgelegd. Het onderhouden hiervan kun je synchroniseren. Als je vervolgens de velden aan de werkgeverkant muteert worden deze automatisch ook aan de administratiekant gemuteerd. Deze keuzemogelijkheid is opgenomen, omdat een werkgever in Loket.nl niet per definitie gelijk is aan een administratie in Loket.nl. Een administratie in Loket.nl wordt voor een groot deel bepaald door de verloningsperiodiek en/of fiscale en sociale wetgeving terwijl een werkgever in Loket.nl meer organisatorisch wordt bepaald (bijvoorbeeld holding met meerdere werkmaatschappijen (aansluitnummers)).
Periode: Dit veld alleen invullen indien je gebruik maakt van rekenregels in Loket.nl. Selecteer uit onderliggende gegevens de loonperiode voor het betreffende aansluitnummer. Voor meer informatie over rekenregels zie het artikel Loonmodelniveau: Rekenregels.
Vak.Tslg. en Grslg. Eindejr.uitk.: Deze velden alleen invullen indien gebruik gemaakt wordt van rekenregels. Met rekenregels kun je grondslagen gebaseerd op een vaste peildatum (pensioen e.d.) automatisch voor alle werknemers laten bepalen. In de meeste gevallen worden echter jaargrondslagen (welke gebaseerd zijn op een vaste peildatum) voor pensioenfondsen al volgens cao in Loket.nl toegepast.
Een aantal default waardes kunnen ingesteld worden welke bij het toevoegen van een nieuw dienstverband worden gehanteerd. Uiteraard kunnen deze worden overschreven.
Het advies is om bij iedere werkgever een exportset als standaard exportset t.b.v. het invoeren van de variabele gegevens per werknemer maar ook voor de browser variabele gegevens in te stellen. De meest gebruikte variabele mutaties zijn dan direct muteerbaar bij het openen van de browser variabele gegevens of het toevoegen van een regel onder de variabele gegevens op werknemerniveau. Voor het aanmaken van een exportset verwijzen wij je naar het artikel Variabele mutaties: Exportset definiëren.
Indien een werkgever werkt met het Werknemerloket kan op bovenstaand scherm ook worden aangegeven op welke dag van de maand de salarisstrook zichtbaar moet zijn voor de werknemer en op het tabblad Bedrijfsinformatie kan worden aangegeven of er ook standaard een e-mail naar de werknemer moet worden verzonden als er een nieuwe salarisstrook beschikbaar is. Uiteraard kan hier bij het aanmaken van de verloningsrun (actie Verlonen) van worden afgeweken. Voor het versturen van deze e-mail is een standaard e-mailtekst gedefinieerd door Loket.nl. Hier kan van worden afgeweken op provider- of werkgeverniveau; Providergegevens -> Overig -> Emailteksten of Beheer -> Emailteksten. De standaard e-mailtekst kun je terugvinden in het artikel E-mailteksten.
3. E-mailadressen invoeren
In Loket.nl kan voor verschillende berichten een e-mailadres worden ingesteld bij de werkgever onder Beheer -> Email -> Emailadressen. Per soort actie is een standaard e-mailbericht gedefinieerd door Loket.nl. Op provider- en werkgeverniveau kan per actie hiervan afgeweken worden onder Providergegevens -> Overig -> Emailteksten of Beheer -> Emailteksten. Bij het gebruik van deze optie moeten alle gegevens worden gevuld; het is niet mogelijk om enkel de afwijkende gegevens vast te leggen. Een volledig overzicht van de e-mailteksten tref je aan in het artikel E-mailteksten.
Zodra een verloning wordt opgestart, worden in de actie Verlonen bijvoorbeeld onder de velden Email starten, Email gereed, en Email goedkeuren de in Loket.nl gedefinieerde e‑mailadressen getoond. Het is mogelijk om tijdens het verlonen (actie Verlonen) het e-mailadres bij Email starten en Email gereed eenmalig in te voeren of het standaard e-mailadres te wijzigen/verwijderen. Het e-mailadres bij Email goedkeuren moet op werkgeverniveau gewijzigd/verwijderd worden. Zodra de verloning gestart, gereed of goedgekeurd wordt, worden de in Loket.nl gedefinieerde e‑mailberichten verstuurd.
Ook bij het aanmaken, goedkeuren en annuleren van een loonaangifte bestaat de mogelijkheid om automatisch een e-mail te versturen als de actie is uitgevoerd. Bij het aanmaken van de loonaangifte kun je het standaard ingevoerde e-mailadres onder het veld Email loonaangifte eventueel eenmalig verwijderen of wijzigen. De e-mailadressen gevuld onder Loonaangifte goedkeuren of Loonaangifte annuleren kunnen enkel op werkgeverniveau worden gewijdigd/verwijderd.