Werkgeverniveau: Aandachtspunten opvoeren nieuwe administratie

Volgen

Het opvoeren van een nieuwe werkgever bestaat uit vier stappen (zie het artikel Werkgeverniveau: Opvoeren nieuwe werkgever). De laatste stap betreft het toevoegen van een nieuwe administratie. Bij het doorlopen van de wizard in deze stap gelden de volgende aandachtspunten:

Loonmodel:

Een werkgever moet gekoppeld worden aan een loonmodel. Dit loonmodel is vervolgens gekoppeld aan een cao. Maak hier een keuze uit de beschikbare loonmodellen. Is er geen passend loonmodel, dan moet je eerst een loonmodel definiëren (zie het artikel Loonmodelniveau: Algemene gegevens & Inrichting).

Het inrichten van een administratie in Loket.nl kan vaak beperkt blijven tot het verwijzen naar een loonmodel. Afhankelijk van het eerder ingerichte loonmodel kunnen er nog nadere aanpassingen in de administratiegegevens worden doorgevoerd. Overweeg daarbij nog het volgende:

Is er geen passend loonmodel, bepaal dan of je een nieuw loonmodel definieert of eventueel de wijzigingen specifiek voor deze administratie aanpast. Kies je voor het aanpassen van de administratie, dan zullen in het vervolg wijzigingen van deze componenten/regelingen/grondslagen op cao- of loonmodel niet automatisch in de administratiegegevens worden doorgevoerd.

Wij adviseren je, indien je een fonds of grondslag gaat gebruiken dat niet door een cao wordt ondersteund, hiervoor één van de hoogst genummerde fondsen of grondslagen te selecteren. Hiermee voorkom je dat, indien door de cao een nieuw fonds of grondslag wordt benoemd, het fonds of de grondslag niet meer bij de werkgever kan worden doorgevoerd, omdat het betreffende fondsnummer reeds wordt gehanteerd. Wij adviseren fondsen/grondslagen zoveel mogelijk op loonmodelniveau in te richten waarbij op administratieniveau eventuele afwijkingen kunnen worden vastgelegd. Indien een fonds of grondslag toch alleen op administratieniveau noodzakelijk is, is het aan te raden om betreffend fonds of grondslag op loonmodelniveau ook in gebruik te nemen met als omschrijving “vrij in te richten" op administratieniveau.

Voor gedetailleerde uitleg van de inrichting van fondsen, looncomponenten, grondslagen, profielen etc. verwijzen we je naar de overige artikelen onder de sectie Structuur en opbouw Loket.nl.

Groepcode: 

Dit betreft een nummer dat door het administratiekantoor kan worden vastgelegd. Hierop kan de zoekfunctie worden toegepast (intern gebruik). Dit nummer kan eventueel ook gebruikt worden voor het collectief verlonen of doen van de loonaangiften van een groep werkgevers.

Korte naam:

Dit veld heeft geen functie, mits een SEPA bestand moet worden aangemaakt voor de Bank of America. Dan dient hier de SenderId te worden ingevuld. 

Groepindeling:

Met de groepindeling kan een selectie worden gemaakt binnen de collectieve opties Verlonen en Loonaangifte. De groepindeling kan op providerniveau onder Providergegevens -> Overig worden vastgelegd (zie onderstaand voorbeeld).

Testjaar:

Wil je een aansluitnummer gebruiken voor test of schaduwdraaien dan kun je dit hier aangeven. Tot het moment dat het testnummer op Nee geplaatst wordt, vindt er geen enkele gegevensuitwisseling plaats naar externe partijen zoals de belastingdienst. De indicatie test dient verwijderd te worden bij aanvang van het nieuwe (productie)jaar. Deze functie kan gebruikt worden bij de opstart van een nieuwe werkgever, zodat al wel aan het eind van een jaar proef gedraaid kan worden, maar pas in het nieuwe jaar de verwerking operationeel wordt. Vergeet in dat geval niet de ontbrekende gegevens in te voeren aan het begin van het operationele kalenderjaar.

NAW en Contact-informatie synchroniseren:

Standaard wordt aangegeven dat de NAW gegevens in de toekomst gesynchroniseerd worden vanuit de administratie naar de werkgevergegevens. Indien dit niet gewenst is, kan deze waarde op Nee geplaatst worden. Een administratie in Loket.nl wordt voor een groot deel bepaald door de verloningsperiodiek en/of fiscale en sociale wetgeving terwijl een werkgever in Loket.nl meer organisatorisch wordt bepaald (bijvoorbeeld holding met meerdere werkmaatschappijen (aansluitnummers)).

Partij loonaangifte:

Binnen Loket.nl is het mogelijk om de loonaangifte door andere partijen dan Loket.nl te laten verzorgen. Voor de meeste providers wikkelt Loket.nl de loonaangiften af.

CAO code loonaangifte

In de loonaangifte moet de juiste cao-code worden doorgegeven.

Klantgroep / Klantgroepnr. / Externe partij / Wijze PLO:

Afhankelijk van de soort cao e.d. waar de werkgever onder valt, moeten bij bovengenoemde velden eventueel de juiste gegevens worden gevuld c.q. geselecteerd. Voor meer informatie hierover verwijzen wij je naar de Handleiding aanlevering externe partijen.

Totaal SEPA:

Indien de IBAN is gevuld, kan een SEPA bestand gedownload worden bij de werkgever. Loket.nl biedt de mogelijkheid om SEPA bestanden aan te maken voor de betalingen van o.a. netto salaris, levensloopregeling etc. In al deze gevallen wordt een afzonderlijk SEPA bestand aangemaakt. Je moet in dat geval de afzonderlijke bestanden bij het internetbankieren inlezen. Er bestaat echter ook de mogelijkheid om al deze betalingen in één totaalbestand aan te maken. Alle afzonderlijke SEPA bestanden worden dan in één gezamenlijk bestand opgenomen.

Personeelsnummer:

Het Personeelsnummer verloning wordt automatisch bepaald door Loket.nl, het Personeelsnummer kan zelf worden opgegeven. Indien deze indicatie gewijzigd wordt dan zal deze wijziging automatisch voor alle reeds goedgekeurde verloningsruns gelden.

Uurloon strook:

Het uurloon van een werknemer kan op de salarisstrook worden weergegeven. Hierbij kan gekozen worden tussen het uurloon en/of periode-uurloon. Het uurloon is gebaseerd op een gemiddeld aantal uren per periode. Het periode-uurloon is gebaseerd op het vast aantal uren van een periode.

Voorbeeld:
Indien een 38-urige werkweek van toepassing is, dan zal het periode-uurloon bij een maandsalaris van € 2.500,00 voor de periode juni 2017 (22 dagen = 167,20 uren) € 14,95 per uur bedragen, maar in mei 2017 (23 dagen = 174,80 uren) € 14,30 per uur. Het uurloon wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal uren (164,67 uren) en bedraagt € 15,18 per uur.

Functie op strook:

Indien de werkgever onder een cao valt en in deze cao is de functietabel ingericht, kan Standaard functie (CAO) als default ingesteld worden. Deze functie zal dan op de salarisstrook worden afgedrukt. Indien gekozen wordt voor Functie (Dienstverband) dan zal de afwijkende functie of de functie uit de functietabel vanuit Loket.nl op de salarisstrook worden afgedrukt. Ook kan hier aangegeven worden dat de functie niet afgedrukt moet worden op de salarisstrook.

NB. Op providerniveau kan onder Providergegevens -> Algemeen onder het Kopje Loonstrook bepaald worden wat de default instellingen zijn voor de loonstrook instellingen. Op administratieniveau kan hiervan afgeweken worden.

Dag beschikbaar in ESS:

Hier geef je de default dag op in de maand waarop de loonstroken beschikbaar mogen worden gesteld in het Werknemerloket. Deze datum wordt automatisch gevuld bij het verlonen van de werkgever onder het veld Beschikbaar ESS. Indien verloond wordt na deze dag wordt de dag van verlonen aangehouden.

Voor de verdere inrichting van de administratie verwijzen wij je naar het artikel Werkgeverniveau: Inrichten overige gegevens administratie.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 2