De functionaliteit Collectief muteren is momenteel alleen nog beschikbaar in Loket Classic. Deze functionaliteit kan je gebruiken om zowel variabele als periodieke gegevens te muteren. In dit artikel gaan wij uit van het collectief aanpassen van de kilometervergoeding. En van het collectief muteren van de vaste reiskostenvergoeding.
LET OP: Meestal zal een collectieve mutatie ook alleen maar gelden voor actieve werknemers i.p.v. voor alle werknemers. In zo’n geval dient er, voordat er collectief een mutatie wordt ingegeven, een filter te worden ingesteld op de lijst dienstverbanden aan de linkerkant van het scherm, waarin je kan kiezen voor alleen actieve werknemer. Voor meer informatie hierover zie hier.
LET OP: Wij adviseren om een collectieve mutatie altijd vooraf te testen in de Proforma omgeving. Gaat de collectieve mutatie nl. niet correct dan is deze niet collectief ongedaan te maken! Voor meer informatie over de Proforma omgeving zie hier.
LET OP: Indien de aangepaste vergoedingen ook zijn vastgelegd in een of meerdere werknemerprofielen (voor meer uitleg hierover klik hier) dan dienen deze profielen ook aangepast te worden. Neem daarvoor contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.
Muteren kilometervergoeding
Als er tot en met 2022 een kilometervergoeding van € 0,19 van kracht is dan zal deze waarschijnlijk per 2023 aangepast dienen te worden naar € 0,21. Dit periodiek gegeven valt onder de Vergoedingen en inhoudingen en vindt je onder WG -> Collectieve mutaties -> Vergoedingen en Inhoudingen -> Vergoeding per eenheid.
Hierna volgt het volgende scherm;
Vul de gegevens naar wens in. Er is hier gekozen voor € 0,21 per 1-1-2023 als vervangende waarde voor alleen de werknemers waar in 2022 al een KM.VERGOED.ONB van toepassing was. Als je in het veld Alleen indien reeds actief voor Nee kiest dan zal bij alle werknemers de mutatie per 1-1-2023 worden weggeschreven. Klik daarna op de button Toepassen en de collectieve mutatie wordt uitgevoerd en zoals gezegd, test dit eerst in de Proforma omgeving.
Bovenstaande instructies kan je identiek gebruiken voor bijvoorbeeld de aanpassing van de thuiswerkvergoeding.
Muteren vaste reiskostenvergoeding
Mocht je vaste reiskostenvergoedingen collectief willen muteren dan kan dit op de volgende wijze;
Maak eerst een exportset aan van de betreffende reiskostenvergoeding, voor meer informatie hierover zie hier.
Eerst dien je de vaste reiskostenvergoedingen te exporteren via WG -> Salarisverwerking -> Overzichten -> Export voor import -> Toeslagen, zie onderstaande schermafdruk, en kies daar de door jou aangemaakte exportset. In dit voorbeeld is dat de exportset (W) Woon-werk en download in CSV-formaat.
Het geëxporteerde CSV-bestand kan je daarna bewerken door in de kolom H (Toeslag), de oude bedragen te overschrijven door de nieuwe bedragen. Tevens in kolom E (Ingangsdatum), de juiste datum invoeren. De regels met werknemers met geen toeslag dienen verwijderd te worden. Daarna het bestand opslaan en hiermee is er een importbestand gecreëerd, hetgeen je op zijn beurt kan importeren via WG -> Collectieve mutaties -> Importeren -> Toeslagen, uiteraard weer eerst testen in de proforma omgeving.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.