Het kunnen importeren van variabele gegevens is afhankelijk van rechten/producten in Loket.nl.
Mocht je niet beschikken over deze optie, contacteer dan je contactpersoon van je accountants- administratiekantoor.
Voor het aanmaken van een dergelijk inleesbestand kun je gebruik maken van één van de standaard overzichten in Loket Classic. Via Werkgever -> Salarisverwerking -> Overzichten -> Export voor import -> Variabele gegevens (of de overzichten o.b.v. verdelingseenheid / Kp en Kd) kun je een overzicht opvragen waarin de benodigde info staat om het conversiebestand te vullen (zie bijlages onderaan dit artikel). De informatie onder de kopregel (= kolom A t/m E) kopieer je naar het betreffende conversiebestand.
Dit zou er dan als volgt uit kunnen zien:
In de kolommen (vanaf F) kun je de componenten benoemen die je graag zou willen inlezen, waarbij het componentnummer leidend is (= regel 5). Deze componentnummers vind je terug op de loonstaat en op het Overzicht Inrichting salarisverwerking, zie hier. De naam van het component is niet verplicht.
Mocht je twijfelen over welke componenten je variabel in kunt lezen, overleg dan even met je accountants- administratiekantoor.
Let op: De uren gewerkt hoeven voor vaste werknemers (geen oproepers) niet gevuld te worden. De optie Automatische processen activeren, wat voor de loonverwerking wordt uitgevoerd, vult deze uren automatisch.
Nadat je het conversiebestand hebt ingevuld, kan het daadwerkelijk inleesbestand aangemaakt worden middels de button Converteer Document.
Er wordt dan een CSV-bestand aangemaakt en deze kan direct ingelezen worden in Loket Classic via de optie Werkgever -> Collectieve mutaties -> Importeren -> Variabele gegevens.
In het vervolgscherm kan vervolgens het bestand gekozen worden en kan er aangegeven worden in welke periode de variabele gegevens ingelezen dienen te worden. Hiernaast kan ook aangegeven worden of de eventuele aanwezige variabele gegevens van die periode overschreven moeten worden of niet overschreven dienen te worden of dat er componenten bij elkaar opgeteld moeten worden.
Tot slot heb je nog de optie om variabele gegevens in te lezen op de Bijzonder tarief loonstrook.
Dit is een extra loonstrook naast de normale loonstrook. Mocht bijvoorbeeld het overwerk op een aparte loonstrook uitgekeerd moeten worden, dan zou dit middels deze optie kunnen.
Mocht je bovenstaande iets te lastig vinden of ben je op zoek naar een andere mogelijkheid om snel variabele gegevens in te kunnen voeren, kijk dan eens naar de Browser variabele gegevens.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.