De auto van de zaak kan op twee manieren worden vastgelegd:
Administratie vastlegging
Als er alleen ter registratie een auto van zaak moet worden vastgelegd op werknemerniveau, kun je hiervoor gebruik maken van de functionaliteit verstrekkingen. Deze is te vinden op werknemerniveau onder HRM -> verstrekkingen -> Auto WN
Fiscale vastlegging
Als de auto en de fiscale bijtelling wel mee gaan in het loonadministratieproces kan men dit vastleggen op werknemerniveau in de vaste gegevens van de werknemer.
Bovendien heb je in Loket.nl tevens de mogelijkheid om de gegevens van de auto op te halen bij de RDW op basis van het kenteken. Het grote voordeel hiervan is dat het bijtellingspercentage en de cataloguswaarde automatisch worden opgehaald. Hier kunnen dan geen fouten in worden gemaakt. De belastingdienst gaat namelijk uit van de informatie zoals deze bij het RDW bekend is.
Individueel
De auto werknemer tref je aan op het scherm:
Werknemerniveau -> Salarisverwerking -> Fiscale gegevens -> Werknemer auto
Met kenteken
Na het vullen van het kenteken kan je, mits de RDW de gegevens aanbiedt, het bijtellingspercentage en de fiscale waarde van de auto automatisch vullen.
Zonder kenteken
Beschik je niet over het kenteken van de auto? Het systeem kan aan de hand van de ingangsdatum, de fiscale waarde en het bijtellingspercentage de bijtelling berekenen.
De fiscale waarde en het percentage van de bijtelling worden uitsluitend door Loket.nl gebruikt om een bijtelling te berekenen. Deze gegevens gaan niet mee in de loonaangifte.
Kenteken niet bekend
De website van het RDW loopt helaas niet altijd synchroon met de webservice. De RDW stelt een database ter beschikking voor dergelijke koppelingen zoals met Loket.nl. Echter, is het wel zo dat deze database minder vaak wordt ge-updatet door de RDW dan voor ons wenselijk zou zijn.
Met andere woorden, een auto die je wilt opvoeren, kan wel bekend zijn bij het RDW maar nog niet bekend in de webservice-database.
Indien dit de oorzaak is kunnen we helaas enkel wachten tot de RDW de database een update geeft.
Soms zijn ook de milieuprestaties van een auto NIET GEREGISTREERD bij de RDW.
Dit is de informatie waarop Loket.nl de auto kan indelen in bijtellingscategorie.
Aangezien deze gegevens soms als NIET GEREGISTREERD zijn weggezet bij de RDW kan Loket.nl de auto niet indelen. Het handmatig ingeven van de gegevens van deze auto is uiteraard wel mogelijk.
Overig
Het is naast deze automatisering ook mogelijk om het uiteindelijke bedrag aan bijtelling zelf op te geven. In de vaste gegevens kan dat op werknemerniveau in het veld Fiscale bijtelling. Met behulp van de variabele gegevens kan je voor een periode de fiscale bijtelling opgeven op het looncomponent FISC.BYT.AUTO.
Met het looncomponent WN.BYDR.AUTO kan de bijdrage privé gebruik in de variabele gegevens opgegeven worden. De bijdrage privé gebruik wordt automatisch in mindering gebracht op de fiscale bijtelling.
Doorlopend afwisselend gebruik bestelauto's
Als twee of meer werknemers door de aard van het werk een bestelauto doorlopend afwisselend gebruiken, kan het moeilijk zijn om de regeling voor privégebruik individueel toe te passen. In dat geval betaalt de werkgever eindheffing over de bijtelling privégebruik auto.
Op werknemerniveau vul je bij alle werknemers het record Werknemer auto in het veld Reden geen bijtelling de indicatie (5) (miv 2007) Doorl. afwis. gebruik bestelauto opgeven.
In de vaste (Werknemerniveau -> Arbeidsvoorwaarden -> Fiscale bijtelling) en de variabele gegevens kan de eindheffing worden gemuteerd op het looncomponent EH BESTELAUTO. Let op: vul hier niet het jaarbedrag, maar het maandelijkse of 4-wekelijkse bedrag aan eindheffing in.
Reden geen bijtelling
Als er geen sprake is van bijtelling voor de auto van de zaak, dien je de reden hiervan op te geven. Deze reden wordt meegestuurd in de loonaangifte. Aangezien Loket.nl geen berekening hoeft te maken, kan het veld Bijtelling op Standaard tarief blijven staan.
Voorbeeld: Een hybride auto (met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer) welke een eerste tenaamstelling van voor 1 januari 2014 heeft. Hiervoor kies je code 6 als reden geen bijtelling en het veld bijtelling blijft op Standaard tarief staan.
Signalen: 60 maanden criterium auto van de zaak
Loket.nl heeft een signaal om gebruikers te attenderen op het verlopen van de 60 maanden termijn voor auto’s van de zaak. Die termijn van 60 maanden is gebaseerd op de datum éérste toelating (DET). Bij het invoerscherm van ‘Werknemer auto’ (Dienstverband -> Salarisverwerking -> Fiscale gegevens -> Werknemer auto) hebben we het veld Datum eerste toelating toegevoegd.
Meerdere auto's van de zaak
Het is nog niet mogelijk om dezelfde ingangsdata te hanteren van de auto's van de zaak. Je zult dat bij het verlonen een foutmelding krijgen: Violation of PRIMARY KEY constraint 'PK_ProefWerknemerAuto'.
Je dient dus 2 verschillende ingangsdata te hanteren voor de auto's.
Hebben de auto's echt dezelfde startdatum? Dan adviseren we de volgende workaround
Geef 1 auto een startdatum van een dag later en boek die ene dag die je mist op looncomponent
673 FISC.BYT.AUTO. Je hoeft dit enkel te doen voor de eerste maand waarin de 2 auto's worden verwerkt, alle maanden hierna zal voor beide auto's het totale bedrag aan fiscale bijtelling worden berekend.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.