Introductie
Met het product Workflow Editor Pro automatiseer je processen op basis van kenmerken zoals afdeling, componenten en bedragen. Hierdoor komen declaraties en aanvragen automatisch bij de juiste persoon terecht, zonder dat je handmatig hoeft in te grijpen.
Deze functionaliteit is vooral relevant voor werkgevers en providers die meer controle willen over hun processen en workflows willen laten aansluiten op hun eigen organisatie-inrichting.
Wat kun je met deze functionaliteit?
De workflow editor heeft een vernieuwde inrichting gekregen met een verbeterde visuele weergave van processen. Hierdoor krijg je meer inzicht in de stappen en routes binnen een workflow.
Daarnaast ondersteunt de workflow editor voortaan maximaal 30 workflowstappen. Deze uitbreiding is beschikbaar voor alle gebruikers van de workflow editor.
Met Workflow Editor Pro, onderdeel van het MijnLoket Pro-pakket, voeg je conditionele routering toe aan workflows. Hierdoor kun je processen automatisch laten afsplitsen op basis van gegevens uit het proces.
Voor declaratie-workflows kun je voorwaarden instellen op basis van:
- Afdeling
- Component
- Waarde van de declaratie
Voor andere workflows, zoals verlof-, adreswijzigings- en overige workflows, kun je voorwaarden instellen op basis van:
- Afdeling
Hiermee kun je bijvoorbeeld:
- Declaraties vanaf €100 automatisch laten controleren door Finance.
- Studiekostendeclaraties eerst laten beoordelen door HR.
- Declaraties van specifieke afdelingen een afwijkend goedkeuringsproces laten doorlopen.
- Verschillende goedkeuringsroutes combineren door meerdere condities achter elkaar te plaatsen.
Hoe werkt het?
Workflow openen
- Ga naar Beheer > Workflows.
- Open een bestaande workflow of maak een nieuwe workflow aan.
- Kies het proces waarvoor je de workflow wilt configureren.
Conditie toevoegen
- Klik op het plus-icoon (+) op de gewenste plek in de workflow.
- Kies voor het toevoegen van een Conditie.
- Selecteer de beschikbare procesvariabele.
Afhankelijk van het type workflow kun je verschillende variabelen kiezen.
Declaratie-workflows
- Afdeling
- Component
- Waarde
Overige workflows
- Afdeling
Voorwaarde instellen
Nadat je een variabele hebt geselecteerd, stel je de gewenste voorwaarde in.
Voorbeelden:
- Waarde is groter dan of gelijk aan €100.
- Afdeling is Verkoop.
- Component is Studiekosten.
Wanneer aan de ingestelde voorwaarde wordt voldaan, volgt het proces de route van de conditie. In alle andere situaties wordt automatisch de alternatieve route gevolgd.
Vervolgstappen configureren
- Voeg op de gewenste route een nieuwe workflowstap toe.
- Koppel de juiste uitvoerder of goedkeurder aan de stap.
- Voeg indien nodig aanvullende condities toe.
Je kunt meerdere condities achter elkaar plaatsen. Hierdoor kun je uitgebreide workflows samenstellen die aansluiten op de inrichting van jouw organisatie.
Voorbeeld
- Controleer eerst of de declaratiewaarde hoger is dan €100.
- Controleer vervolgens of de medewerker behoort tot een specifieke afdeling.
- Stuur de declaratie daarna naar de juiste goedkeurder.
Workflow opslaan
- Controleer de inrichting van de workflow.
- Klik op het vinkje rechtsboven in het scherm om de wijzigingen op te slaan.
Handig om te weten
- De workflow editor ondersteunt maximaal 30 workflowstappen.
- Alle bestaande workflows kunnen worden aangepast met de vernieuwde workflow editor.
- Een conditie heeft altijd twee mogelijke uitkomsten:
- De ingestelde voorwaarde.
- Alle overige situaties.
- Het is mogelijk om meerdere condities achter elkaar te plaatsen om uitgebreidere processen in te richten.
- Welke condities beschikbaar zijn, hangt af van het type workflow.
- Voor declaratie-workflows kun je voorwaarden instellen op basis van afdeling, component en waarde.
- Voor andere workflows, zoals verlof- en adreswijzigingsprocessen, is routering op basis van afdeling beschikbaar.
- Workflow Editor Pro is onderdeel van het MijnLoket Pro-pakket.
Meer weten?
Bekijk ook de helpdeskartikelen over: