Introductie
Het proces van het invoeren van werknemers voor een werkgever die eerder een andere salarissoftware gebruikte, kan worden versneld door de optie 'Importeren concept werknemers via loonaangiftebericht' te gebruiken. Met een loonaangiftebestand in XML-formaat kan je werknemers aanmaken als conceptwerknemers. Deze workflow wordt uitgevoerd in Loket via Collectieve mutaties > Werknemers > Importeren concept werknemers via loonaangiftebericht.
Hoe werkt het?
Stap 1: Importeren van conceptwerknemers
- Ga naar Loket onder 'Collectief ‘> 'Werknemers'.
- Selecteer de optie 'Importeren concept werknemers via loonaangiftebericht'.
- Vanuit het loonaangiftebericht worden werknemers aangemaakt als conceptwerknemers.
Stap 2: Conceptwerknemers benaderen
Conceptwerknemers kunnen worden benaderd via HRM > Concept werknemers of zijn zichtbaar als conceptwerknemer bij het toevoegen van een nieuw dienstverband.
Stap 3: Gegevens aanvullen en opslaan
- Selecteer een conceptwerknemer om vooraf ingevulde velden vanuit de loonaangifte zichtbaar te maken.
- Verrijk de gegevens met een werknemerprofiel en vul ontbrekende gegevens in.
Stap 4: Aandachtspunten vóór opslaan
- Geboortenaam: Alleen de geboortenaam is beschikbaar; voeg de partnernaam zelf toe indien nodig. Pas het veld Gebruik achternaam aan.
- Basisloon: Is gevuld met bruto loon inclusief vaste vergoedingen gebaseerd op kolom 3 van de loonstaat; controleer dit.
- Oproepkrachten: Het basisloon voor oproepkrachten is niet vooraf ingevuld, vul juiste waarde in.
- Afwijkend aantal uren: Bij oproepkrachten gevuld met 0; controleer en pas aan bij vaste werknemers.
- Fiscaal jaarloon: Vul dit handmatig in.
- Personeelsnummer: Wordt automatisch gegenereerd, kan overschreven worden indien gewenst.
- Dienstverbanden: Werknemers met meerdere dienstverbanden worden als aparte conceptwerknemers aangemaakt; verwijder bij voorkeur overbodige concepten en voeg handmatig dienstverbanden toe.
- IBAN: Moet worden ingevuld.
- E-mailadres: Leg vast voor elke werknemer.
Handig om te weten
Controleren van de gegevens vooraf verhoogt de nauwkeurigheid van de werknemersprofielen en bespaart tijd op het moment van definitieve registratie.
Meer weten?
Bekijk het gedetailleerde werknemerprofiel voor uitgebreide instructies over het invullen en verrijken van werknemersinformatie.