Introductie
Dit artikel biedt een handleiding voor het importeren en aanpassen van salarisschalen in Loket. Of je nu bestaande schalen wilt bijwerken of nieuwe schalen wilt creëren, deze stapsgewijze instructies leiden je door het proces.
Hoe werkt het?
Bestaande salarisschaal aanpassen
Exporteren
Exporteer de salarisschaal vanuit Loket als CSV-bestand via:
• Werkgever > Beheer > Salarisschaal
• Loonmodel > Beheer > Salarisschaal
Selecteer de salarisschaal en kies een export-icoon:
• Linker export-icoon: Exporteert alle schaalcellen inclusief alle datums en schaalcelwaardes.
• Rechter export-icoon: Exporteert schaalcellen die een waarde hebben voor de gekozen peildatum (LET OP: Alleen voor de exacte peildatum).
Pas het CSV-bestand aan:
• Verwijder ongewenste regels, vooral bij gebruik van het linker export-icoon.
• Update kolom I met de gewenste datum (of wijzig bestaande).
• Wijzig kolom J om de nieuwe loonwaarde toe te voegen.
• Voeg indien nodig nieuwe regels toe met unieke salarisschaalcel ID in kolom F.
Uploaden
Upload het bijgewerkte bestand via Loket:
• Werkgever > Beheer > Salarisschaal
• Loonmodel > Beheer > Salarisschaal
Klik op het upload-icoon.
Nieuwe salarisschaal maken
Bestand creëren
- Open "Basis import salarisschalen via csv-bestand.xlsx".
- Vul vanaf rij 2 de benodigde gegevens in de correcte kolommen (zie uitleg in "Toelichting" tab in het bijlagebestand).
- Open “Basis import salarisschalen via csv-bestand.xlsx” (als bijlage bij deze pagina toegevoegd)
- Vul dit bestand vanaf rij 2 met de volgende gegevens:
- Kolom A, Salarisschaalindelingxomschrijving: Altijd vullen met n.v.t.
- Kolom B, Salarisschaalindelingxomschrijving: Altijd vullen met n.v.t.
- Kolom C, Werkgeverid: Te vinden in het overzicht “Inrichting salarisverwerking”.
- Tab Adm: Werkgever -> Diversen -> Overzichten -> Overzicht inrichting
- Tab Lm: Loonmodel -> Diversen -> Overzichten -> Overzicht inrichting
- Kolom D, Salarisschaalid: Vullen met een nog niet gebruikt volgnummer voor schalen op het niveau waar je wilt importeren.
- Kolom E, Salarisschaalomschrijving: Naar eigen inzicht vullen, maar bij elke schaalcel moet deze omschrijving hetzelfde zijn (maximaal 50 posities).
- Kolom F, Salarisschaalcelid: Elke salarisschaalcel moet een uniek volgnummer hebben.
- Kolom G, Salarisschaalcelomschrijving: Naar eigen inzicht vullen, met een onderscheidende omschrijving (maximaal 50 posities).
- Kolom H, Salarisschaalcelgroep: Van belang als je binnen de schaal groepen wilt creëren voor salarisvoorstellen. Anders met 0 vullen.
- Kolom I, Ingangsdatum: De ingangsdatum van het loon dat je bij waarde invult.
- Kolom J, Waarde: De hoogte van het fulltime periodieke loon voor de salarisschaalcel per de ingangsdatum. Bij uurschalen vul je het uurloon in.
- Kolom K, Salarisschaalindelingx: Van belang als je binnen de schaal gebruik wilt maken van salarisvoorstellen.
LET OP: als je bij een nieuwe schaal hiervan gebruik wilt maken, moet de schaal al wel aangemaakt zijn in Loket, en moet op zijn minst het volgnummer en het ingangsmoment gevuld zijn.
De mogelijke waarden zijn:- 0: Geen indeling voor salarisvoorstellen van toepassing
- 1: Indeling op basis van Leeftijd is van toepassing
- 2: Indeling op basis van Dienstjaren is van toepassing
- 3: Indeling op basis van Trede is van toepassing
- Kolom L, Salarisschaalcelwaardex: Hiermee creëer je de volgorde tussen de salarisschaalcellen binnen dezelfde salarisschaalcelgroep in kolom H.
- Bij indeling op Leeftijd in kolom K moet hier de echte leeftijd staan die hoort bij de salarisschaalcel.
- Bij indeling op Dienstjaren in kolom K moet hier het echte aantal dienstjaren staan die hoort bij de salarisschaalcel.
- Bij indeling op Trede in kolom K is het aan te bevelen om het nummer van de trede te gebruiken, maar het is in ieder geval van belang dat de invoer de gewenste volgorde voor de salarisvoorstellen weergeeft.
- Kolom M, Salarisschaalindelingy: Van belang als je binnen de schaal gebruik wilt maken van salarisvoorstellen. Als je binnen de schaal slechts één salarisvoorstelmethodiek hanteert, gebruik dan kolom K.
LET OP: als je bij een nieuwe schaal hiervan gebruik wilt maken, moet de schaal al wel aangemaakt zijn in Loket, en moet op zijn minst het volgnummer en het ingangsmoment gevuld zijn.
De mogelijke waarden zijn:- 0: Geen indeling voor salarisvoorstellen van toepassing
- 1: Indeling op basis van Leeftijd is van toepassing
- 2: Indeling op basis van Dienstjaren is van toepassing
- 3: Indeling op basis van Trede is van toepassing
- Kolom L, Salarisschaalcelwaardey: Hiermee creëer je de volgorde tussen de salarisschaalcellen binnen dezelfde salarisschaalcelgroep in kolom H.
- Bij indeling op Leeftijd in kolom M moet hier de echte leeftijd staan die hoort bij de salarisschaalcel.
- Bij indeling op Dienstjaren in kolom M moet hier het echte aantal dienstjaren staan die hoort bij de salarisschaalcel.
- Bij indeling op Trede in kolom M is het aan te bevelen om het nummer van de trede te gebruiken, maar het is in ieder geval van belang dat de invoer de gewenste volgorde voor de salarisvoorstellen weergeeft.
- Zie tabblad 'Toelichting' in bijlage "Basis import salarisschalen via csv-bestand.xlsx" voor een verkorte uitleg en voorwaarden per kolom.
Bestand opslaan
- Open het werkblad 'Importbestand via csv' in "Basis import salarisschalen via csv-bestand.xlsx".
- Sla het op als CSV bestandstype.
Uploaden
- Upload het bestand via Loket:
- Werkgever > Beheer > Salarisschaal
- Loonmodel > Beheer > Salarisschaal
- Klik op het upload-icoon.
Handig om te weten
• Bij het toevoegen van nieuwe regels in de CSV moet elk ID uniek en correct ingevuld zijn om fouten te voorkomen.
• Controleer regelmatig of de juiste peildatum en loonwaardes zijn ingevoerd om tijdrovende correcties te vermijden.