Introductie
Het opvoeren van een nieuwe werknemer in Loket gebeurt via een wizard die je stap voor stap door het proces leidt. Dit artikel beschrijft hoe je deze wizard gebruikt en waar je op moet letten bij het invullen van de gegevens.
Hoe werkt het?
Starten van de wizard
- Ga op werkgeverniveau naar Overzicht.
- Klik op de functie Nieuwe werknemer om de wizard te openen.
- De wizard bestaat uit 6 stappen waarin je de medewerker opvoert.
Concept werknemer
- Als je de wizard tussentijds afsluit, wordt de werknemer automatisch opgeslagen als Concept werknemer. De concept werknemers vind je via HRM > Concept werknemers.
- Je kunt ook een bestaande concept werknemer selecteren om gegevens over te nemen.
Stap-voor-stap invulling
- Algemene gegevens
- Personeelsnummer: Loket stelt automatisch een nummer voor, dat je kunt aanpassen. Maximaal 10 posities.
- Concept werknemer: Selecteer indien van toepassing. (Lees meer over concept werknemers in dit artikel.)
- Contact & Identificatie
- Adres: Loket gebruikt Google Maps om de afstand woon-werk te bepalen.
- Afwijkend postadres: Wordt getoond op de loonstrook.
- Privé mailadres: Nodig voor toegang en e-mailberichten t.b.v. MijnLoket.
- Termijn & Hoedanigheden
- Soort werknemer: Bepaalt standaardwaarden voor sociale verzekeringen.
- Basis dienstverband: Bepaalt o.a. de juiste kleur loonheffingtabel, sociale verzekeringen en loonheffing regels.
- Onbepaalde tijd vanaf: Belangrijk voor toepassing lage premie Awf (WAB).
- Afwijkende CAO aangifte: Alleen invullen indien van toepassing.
-
Nr. inkomstenverhouding: Moet altijd uniek zijn per dienstverband.
Wij adviseren het nummer inkomstenverhouding opvolgend te nummeren. Mocht je een administratie overnemen van een ander kantoor, neem dan de waarde over zoals deze bij het vorige kantoor is gehanteerd. - Beroep: Bij bepaalde cao's dient t.b.v. de gegevensuitwisseling een beroepencode te worden opgegeven.
- Uitzondering: Het veld Uitzondering kan gebruikt worden in de gevallen dat er wél verzekeringsplicht bestaat, maar niet wordt toegepast.
- Periode Salarisperiodiek: De vastgelegde loonperiode zal als signaal verschijnen in het Takencentrum. De loonperiode dient opgegeven te worden als een numerieke waarde. Bijvoorbeeld voor de maand april voer je een 4 in.
- Email verlofaanvraag: Bij gebruik van de verlofmodule kun je hier e-mailadressen invullen. Bij een verlofaanvraag via MijnLoket wordt automatisch een mail gestuurd naar het opgegeven adres.
- Werknemerprofiel: Bij het selecteren van een profiel worden de bijbehorende fondsen, grondslagen en vergoedingen automatisch geactiveerd. Loket activeert of beëindigt deze automatisch bij het bereiken van de leeftijdsgrens. Dit wordt gesignaleerd in het Takencentrum van Loket en vastgelegd in mutatieverslagen.
Werking:
Wanneer een medewerker bij het toepassen van een profiel jonger is dan de ingangsleeftijd van een fonds of grondslag, wordt deze nog niet geactiveerd. Zodra de medewerker de betreffende leeftijd bereikt, activeert Loket automatisch het fonds of de grondslag. Hiervan ontvang je een melding in Loket. Deze automatische activatie is ook terug te vinden in de mutatieverslagen. Op dezelfde manier wordt een fonds of grondslag automatisch beëindigd wanneer de medewerker de eindleeftijd bereikt.
Fondsen en grondslagen kunnen ook handmatig en individueel worden geactiveerd. Houd er dan wel rekening mee dat je zelf verantwoordelijk bent voor het opvolgen van de activatie en beëindiging bij het bereiken van de leeftijdsgrens.
Het meest gebruikte profiel kan worden ingesteld als Standaard profiel in de wizard voor een nieuwe medewerker of dienstverband. Maak je gebruik van Dienstverband sjablonen? Dan kun je hierin ook het juiste werknemerprofiel opnemen.
- Schriftelijke arbeidsovereenkomst: In het kader van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is het vanaf 2020 verplicht om vast te leggen of een medewerker beschikt over een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Dit veld wordt standaard ingevuld met de waarde Ja.
-
Hoedanigheden: Het muteren van diverse velden onder Hoedanigheden heeft gevolgen voor andere velden.
Bijvoorbeeld:- DGA: een DGA is niet verzekerd voor de SV-verzekeringen. Het uitzetten van deze verzekeringen wordt automatisch gegenereerd zodra de indicatie DGA op Ja wordt gezet.
- Oproep-/invalkracht: Bij deze indicatie wordt het veld Berekenen uren automatisch op Nee gezet.
- Arbeidstijd
- Berekenen uren: Wanneer je deze optie op Ja zet, zal Loket bij het berekenen van de gewerkte uren het aantal normuren meenemen in de verloningsperiode. Voor oproepkrachten staat deze optie meestal op Nee.
- Afwijkend aantal uren per week: Vul dit alleen in als een werknemer structureel meer of minder uren werkt dan de normuren. Als je gebruikmaakt van een arbeidspatroon én de optie Afw. dagen/uren m.b.v. rooster op Ja staat, worden de afwijkende uren per week automatisch berekend.
- Afw SV-dagen per periode: Gebruik dit veld wanneer een werknemer volgens een vast patroon niet op alle werkdagen werkt. Vul het gemiddelde aantal dagen per loonperiode in. Als dit veld een waarde groter dan 0 bevat, beschouwt Loket de werknemer fiscaal als parttimer. Bij gebruik van een arbeidspatroon en de indicatie Afw. dagen/uren m.b.v. rooster op Ja, worden de SV-dagen automatisch berekend.
- Uren gebroken per.rooster (alleen bij gebruik van rooster): Bij een gebroken periode (bijvoorbeeld bij indiensttreding of uitdiensttreding binnen de periode) en beschikbare roostergegevens, worden de normuren, gewerkte uren en SV-dagen automatisch bepaald op basis van het arbeidspatroon tijdens de verloning.
-
Uren periode m.b.v. rooster (alleen bij gebruik van rooster): Als deze optie is aangevinkt, worden de gewerkte uren en SV-dagen per verloningsperiode automatisch berekend via het arbeidspatroon. Dit kan leiden tot een wisselend loon per periode, afhankelijk van het aantal gewerkte uren.
LET OP: Gebruik deze optie alleen voor werknemers met een uurloon die volgens een vast arbeidspatroon werken. -
Dagen dagverg. m.b.v. rooster (alleen bij gebruik van rooster): Deze instelling zorgt ervoor dat het looncomponent Dagen dagvergoeding wordt berekend op basis van het arbeidspatroon. Als de betalingsperiode van een looncomponent is ingesteld op Betaling per gewerkte dag, gebruikt Loket het berekende aantal dagen dagvergoeding.
Dit component verschijnt automatisch in de variabele gegevens na het uitvoeren van Automatische processen activeren > Berekenen uren. Je kunt dit component ook handmatig invoeren of aanpassen. De component is te vinden onder de categorie Uren. - Afwijkende dagen/uren m.b.v. rooster (alleen bij gebruik van rooster): Met deze optie worden de velden Afw. SV-dagen per periode en Afwijkend aantal uren per week automatisch ingevuld op het scherm Arbeidstijd. Staat deze optie op Nee, dan moeten deze velden handmatig worden ingevuld.
- Arbeidstijd: Bij de arbeidstijd kun je per dag de werktijd invullen voor even en oneven weken. Het gebruik van de arbeidstijd is niet verplicht. Als je het wel gebruikt, is het niet nodig om het patroon in te vullen voor werknemers die op alle werkdagen hetzelfde aantal uren werken.
- Org. Eenheid & Basisloon
- Functie: De functie en functiegroep worden opgehaald uit een vooraf ingerichte functietabel. Deze informatie kan automatisch worden weergegeven op de salarisspecificatie van de werknemer.
- Afw. Functie / Afw. Functiegroep: Wanneer op de salarisspecificatie een andere functie of functiegroep moet worden getoond dan de standaard, of wanneer er geen functie is geselecteerd, kan hier handmatig een alternatieve waarde worden ingevoerd.
- Standaardfunctie: Indien functies worden beheerd op basis van de cao, kan hier een functie uit de cao-tabel worden gekozen. In de werkgeversinstellingen kan worden bepaald welke functie standaard op de salarisspecificatie moet verschijnen.
- Basisloon: Hier wordt het fulltime loon van de werknemer ingevoerd.
-
Basisloon eenheid: De eenheid van het basisloon is feitelijk het loontijdvak van de werknemer. Mogelijk is deze waarde al standaard gevuld met het juiste loontijdvak op basis van het dienstverband sjabloon wat voor de nieuwe werknemer is gebruikt.
Als de eenheid niet is gevuld heb je de keuze uit Periodeloon en Uurloon. Bij gebruik van de waarde Periodeloon weet Loket op basis van het Loonmodel automatisch of als loontijdvak Maand of 4-weken toegepast moet worden.
De waarde Uurloon gebruik je als de werknemer een oproep-/invalkracht is. Ook dat kan al vooraf in het betreffende dienstverband sjabloon worden vastgelegd als basisloon eenheid en zal dan ook al standaard gevuld worden in de wizard.
- Fiscale gegevens & verzekeringen
- Jaarloon: Geef hier een fiscaal jaarloon op voor een volledig jaar. Aan de hand hiervan wordt het percentage bijzonder tarief bepaald.
- Afwijkende kleur LB: Dient te worden gebruikt indien deze afwijkt van de standaard kleur loonheffingtabel zoals deze op werkgeverniveau is ingesteld.
Handig om te weten
Gebruik sjablonen om het proces te versnellen en standaardiseren.
Meer weten?
- Zie ook: Concept werknemer
- Zie ook: Dienstverband sjablonen