Toelichting inrichten UPA partijen

Handleiding

De UPA pensioenaangifte is ingeregeld voor de volgende partijen:

Voor alle bijzonderheden omtrent het omgaan met bijzondere situaties en UPA aanlevering PFZW verwijzen we je naar de Handleiding UPA en Bijzondere aanleversituaties van het PFZW.

Voor PGB zie  Handleiding UPA-PGB

UPA activeren voor TKP gaat via het Stappenplan UPA activeren

Voorwaarden Loket.nl

Als gebruiker van Loket.nl hoef je geen UPA account aan te vragen. De gegevensuitwisseling via de webservice zal onder het centrale UPA account van Loket.nl worden ingezonden.

Voor het Leveranciersaccount (IdLcr) is het in sommige gevallen wel nodig om een account aan te vragen bij de betreffende pensioenuitvoerder.

• Voor PFZW (UPA) hoef je niets extra’s te doen. PFZW koppelt het LH nummer aan Loket.nl. Mocht je toch een NOK (not ok) response terugkrijgen, omdat het LH nummer niet bekend is via het account van Loket.nl, neem dan contact op met PFZW en laat het LH nummer aan het account van Loket.nl koppelen.
• Bij AGH (UPA) zorgt AGH ervoor dat het LH nummer wordt gekoppeld aan ons inzendaccount. Je moet hiervoor een verzoek indienen bij AGH. Mocht je toch een NOK (not ok) response terugkrijgen, omdat het LH nummer niet bekend is via het account van Loket.nl, neem dan contact op met AGH en laat het LH nummer aan het account van Loket.nl koppelen.
• Bij PGB (UPA) moet er wel wat worden gedaan. In het portaal van PGB moet worden aangegeven dat Loket.nl de inzender is voor de werkgever, het gaat om het zogenaamde ‘Servicekantoor’. Zie ook Stappenplan machtiging UPA-PGB op ons portaal.
• Voor AZL (UPA) wordt er gebruik gemaakt van een eigen IdLcr. Die kun je aanvragen bij AZL. Geef dan aan dat je met Loket.nl werkt. Het gaat namelijk alleen om het IdLcr, niet het UPA account voor de webservice. De IdLcr kun je vastleggen op providerniveau of op werkgeverniveau. Providergegevens à Overig à Externe Applicaties of
  Werkgever à Salarisverwerking à Externe Applicaties
• Bij Achmea (UPA) gebeurt het LH nummer koppelen door Achmea. Mocht je toch een NOK (not ok) response terugkrijgen, omdat het LH nummer niet bekend is via het account van Loket.nl, neem dan contact op met Achmea en laat het LH nummer aan het account van Loket.nl koppelen.
• TKP (UPA), activeer het aanleveren van UPA berichten voor Loket.nl bij TKP. Selecteer Loket.nl als softwarepakket. Je kunt nu UPA aanleveren voor TKP. Zie ook Stappenplan UPA activeren
• Centric (UPA) wordt het account van Loket.nl gebruikt voor de aanlevering. Komt er een NOK (not ok) response terug, omdat het LH nummer niet bekend is via het account van Loket.nl, neem dan contact op met Centric en laat het LH nummer aan het account van Loket.nl koppelen.
• Capgemini (UPA) zorgt zelf voor de koppeling van LH nummer en Loket.nl voor de aanlevering. Komt er een NOK (not ok) response terug, omdat het LH nummer niet bekend is via het account van Loket.nl, neem dan contact op met Capgemini.

Administratie

De inrichting van de werkgever moet aan de volgende voorwaarden voldoen om een UPA aanlevering te kunnen doen:

• De indicatie testjaar (Adm -> Algemeen -> Jaar) moet voor op nee staan.
• De Klantgroep staat standaard op Overige, tenzij het gaat om PFZW, dan staat de klantgroep op PGGM.
• Ook het Klantgroepnummer onder Externe partijen moet gevuld worden met het relatie-/ of aansluitnummer. Is het loonheffingennummer het relatie-/ of aansluitnummer, vul deze dan als Klantgroepnummer zonder de LXX. Gebruik ook het loonheffingennummer als het relatie-/ of aansluitnummer niet gevuld kan worden in Loket.
• Vul als laatste bij Externe partij de juiste UPA partij, PFZW (UPA), AGH (UPA), PGB (UPA), AZL (UPA), Achmea (UPA), TKP (UPA) , Centric (UPA) of Capgemini (UPA). Kies bij Wijze PLO voor Individueel of Collectief. Kies je voor Collectief dan kan de werkgever meegenomen worden in het collectief of automatisch aanmaken van de pensioenaangiften.

Product

Activeer op werkgeverniveau het product UPA Pensioenaangifte (920) om gebruik te maken van de functionaliteit.

Rechten

In Loket.nl zijn drie rechten beschikbaar. Deze rechten kunnen aan de betreffende teams, gebruiker AK of gebruiker WG worden toegekend.

De rechten betreffen:

• Aanmaken Pensioenaangifte
• Bevestigen Pensioenaangifte
• Raadplegen Pensioenaangifte

Pensioenaangifte proces

Via Werkgever à Salarisverwerking komt na activatie van het product UPA Pensioenaangifte, een extra optie Pensioenaangifte beschikbaar.

De UPA Pensioenaangifte heeft grote gelijkenis met de loonaangifte. Zodra een salarisrun is goedgekeurd, bestaat de mogelijkheid om de pensioenaangifte aan te maken.

Aanmaken Pensioenaangifte

Kies voor de optie Aanmaken om de UPA Pensioenaangifte aan te maken. Vervolgens wordt de eerste periode gepresenteerd waarvoor pensioenaangifte kan worden gedaan. Bij Externe partij wordt de partij getoond die op administratieniveau is vastgelegd.

Bevestigen / Annuleren

Nadat de UPA Pensioenaangifte is aangemaakt, kun je deze bij de optie Openstaande Pensioenaangifte bevestigen of annuleren. Achter de Externe partij zie je nu ook de IdLcr, het leveranciersnummer, staan. Dit nummer moet gemachtigd zijn voor het aan te leveren LH nummer bij de ontvangende partij.

Zodra de Pensioenaangifte is goedgekeurd, zal deze via een webservice koppeling aan de Externe partij worden aangeboden. Na ontvangst zal de ontvangende partij een responsebericht zenden. Dit bericht wordt vastgelegd bij de bevestigde pensioenaangiften in Loket.nl. Er is op dit moment nog geen standaard overzicht van de pensioenaangifte beschikbaar. Wel bestaat de mogelijkheid om het XML-bericht te downloaden.

Overzicht Bevestigde Pensioenaangiften

Bij de optie Bevestigde Pensioenaangifte kun je alle aangemaakte en verzonden aangiftes raadplegen.

Nadat een pensioenaangifte is geselecteerd kun je de details van verzending bekijken. Bij de optie Pensioenaangifte responsemessage kun je de responseberichten raadplegen.

Meldingen UPA pensioenaangifte

Eventuele technische en inhoudelijke bevindingen koppelen de externe partijen terug aan Loket.nl. Foutmeldingen en signalen dienen uiteraard beoordeeld te worden door de uitvoerder van de salarisadministratie. De vanuit de pensioenuitvoerder teruggekoppelde meldingen worden inzichtelijk gemaakt in de vorm van e-mail berichten. Tevens zijn deze te zien bij het bericht zelf in Loket.

In onderstaande schermafdruk tref je alle mogelijke berichten aan. Het is in ieder geval noodzakelijk om voor de foutmeldingen en signalen op providerniveau een e-mailadres vast te leggen (Providerniveau à Providergegevens à Overig). Dit is het mailadres dat voor alle UPA berichten wordt gebruikt!

Ook is het mogelijk om de e-mail meldingen rechtstreeks naar de werkgever te sturen (Salarisverwerking à Emailadressen). We adviseren in het laatste geval om naast het e-mail adres van de werkgever het e-mail adres van de provider vast te leggen, zie onderstaande schermafdruk.

Voor meer informatie omtrent de meldingen kan de uitvoerder van de salarisadministratie het portaal van de externe partijen raadplegen of direct contact opnemen.

Wil je meer weten over het invoeren en aanpassen van de e-mailteksten? Raadpleeg het artikel E-mailteksten op het helpdeskportaal.

Zijn er foutmeldingen? Los dit op in de salarisadministratie. Zorg dat de mutaties in een goedgekeurde loonrun worden verwerkt. Maak wel onderscheid tussen de fouten die met terugwerkende kracht nog gecorrigeerd kunnen worden of fouten die initieel in de betreffende periode gecorrigeerd moeten worden. In dat laatste geval zal de correctie echt initieel in de betreffende verloond moeten worden.

Let op: De soorten worden voor zowel UPA als APG berichten gebruikt. Je legt dus eenmalig een e-mailadres vast per soort, deze geldt dan voor beide pensioenaangiftesoorten.

Verwijderen pensioenaangifte

Het is mogelijk om reeds aangemaakte pensioenaangifteberichten te verwijderen. Zie Loket.nl à Salarisverwerking à Pensioenaangifte à Acties à Deactiveren.

Let op! Door het deactiveren van de pensioenaangifte wordt de pensioenaangifte van deze periode niet automatisch bij de betreffende partij verwijderd. Na het deactiveren van de pensioenaangifte moet de pensioenaangifte voor deze periode opnieuw worden aangemaakt en worden bevestigd. Vervolgens zal de eerder ontvangen pensioenaangifte door deze nieuwe pensioenaangifte worden overschreven.

Collectieve pensioenaangifte

Het is mogelijk om de pensioenaangifte collectief aan te maken en te bevestigen. Op werkgeverniveau moet het veld Externe partij gevuld zijn en de Wijze PLO moet Collectief zijn. Een vereiste voor de gebruiker is het recht Collectieve pensioenaangifte. De pensioenaangifte kan vervolgens op providerniveau onder de menuoptie Collectief aangemaakt worden voor meerdere werkgevers. Bepaal hierbij de externe partij waarvoor je wilt aanleveren.