Overstappen van Werknemerloket naar MijnLoket

Introductie

Een overstap van Werknemerloket naar MijnLoket lijkt misschien ingrijpend, maar kan eenvoudig en stapsgewijs geregeld worden.

MijnLoket is meer dan een vervanging voor Werknemerloket. MijnLoket is een upgrade naar een toekomstbestendige oplossing voor digitale HR services met de focus op gebruikersgemak voor werknemers, werkgevers en providers. 

In dit artikel nemen we je stapsgewijs mee in een overstap van WerknemerLoket naar MijnLoket.
Lees eerst dit artikel voor het activeren van MijnLoket.

1. Productsets configureren voor een efficiënte inrichting

Met productsets kun je vooraf samengestelde pakketten van functionaliteiten en rechten toewijzen aan een werkgever, team of gebruiker. Dit versnelt de inrichting en zorgt voor consistentie.

Hoe kunnen productsets mij helpen?

Om beter aan te sluiten bij de verschillende MijnLoket varianten, kun je nieuwe productsets maken of de huidige aanpassen.
Deze sets richt je in op basis van de variant die een klant gebruikt, bijvoorbeeld Start of Pro.
Voor MijnLoket Pro voeg je dan extra functionaliteiten toe, zoals MijnLoket Assistent, terwijl deze in de Start-variant achterwege blijven. 

Hoe stel je een productset in?

• Ga in Loket op Providerniveau naar Beheer ➔ Sets ➔ Productsets om sets te definiëren.
• Voor het toevoegen van sets aan werkgevers: ga naar Werkgever ➔ Beheer ➔ Producten ➔ Productset en kies de gewenste set.
• De producten worden automatisch toegevoegd, je kunt ze daarna altijd handmatig aanvullen of aanpassen.

Meer uitleg over het inrichten van productsets ➔ Definiëren Autorisatieset - Productset - Signaalset

2. Richt MijnLoket in

Voordat je medewerkers uitnodigt of Werknemerloket blokkeert, is het essentieel dat MijnLoket is ingericht. Denk hierbij aan:

• Workflow editor: Stel goedkeuringsstromen in voor bijvoorbeeld declaraties of verlofaanvragen. Zie Workflows inrichten. 
• Declaraties: Activeer en configureer de declaratiemodule. Zie Declareren instellen in MijnLoket.
• Verlof: Zorg dat verlofregelingen correct zijn ingericht. Zie Verlof instellen.
• Rechten: Zorg ervoor dat gebruikers wie bijvoorbeeld mutaties moeten goedkeuren de juiste rechtenset krijgen. Zie Activeren rechten.

3. Blokkeer de toegang tot Werknemerloket

Voordat je medewerkers uitnodigt voor MijnLoket, blokkeer je eerst de toegang tot Werknemerloket. Zo voorkom je verwarring over welk portaal ze moeten gebruiken.

Let op: sommige medewerkers die eerder dit jaar uit dienst zijn gegaan, willen mogelijk hun jaaropgave nog kunnen downloaden via Werknemerloket. Houd hier rekening mee en blokkeer eventueel alleen de toegang voor actieve medewerkers.

Je blokkeert de toegang collectief via Werkgever ➔ Collectief ➔ Werknemerloket. Klik op Toegang blokkeren en vink de juiste medewerkers aan. Medewerkers die al uit dienst zijn, zie je terug in het opmerkingenveld. Je kunt deze eventueel deselecteren.

5. MijnLoket is een persoonlijk account

Elke medewerker heeft één persoonlijk MijnLoket-account. Werkgevers koppelen dienstverbanden aan dit bestaande account. Dit betekent dat medewerkers hun MijnLoket-account behouden, ook als zij van werkgever wisselen of als het bedrijf van rechtsvorm verandert.

Bij een nieuwe koppeling (met bijvoorbeeld een nieuwe werkgever) bevestigt de medewerker opnieuw zijn of haar geboortedatum. Vervolgens kan de medewerker binnen het MijnLoket-account eenvoudig wisselen tussen werkgevers via het dropdown-menu.

Checklist voor een soepele overstap

• Communicatie naar medewerkers: Informeer medewerkers tijdig over de overstap en wat er van hen verwacht wordt. Overweeg een korte handleiding of FAQ mee te sturen.
• Controle op e-mailadressen: MijnLoket werkt met privé e-mailadressen. Zorg dat deze correct en actueel zijn in het dienstverband.
• Pilotgroep of testomgeving: Voer de overstap eerst uit voor een kleine groep medewerkers om eventuele knelpunten in jouw proces vroegtijdig te signaleren.
• Controleer rechten en zichtbaarheid: Check of medewerkers de juiste modules zien in MijnLoket.
• Monitoring na livegang: Houd feedback van medewerkers in de gaten en zorg voor een aanspreekpunt bij vragen.