Met workflows automatiseer je HR-processen en zorg je dat elke aanvraag direct bij de juiste persoon terechtkomt. In dit artikel lees je hoe workflows in Loket.nl werken en hoe je ze slim inricht voor jouw klant.
Wat is een workflow?
Een workflow is een reeks stappen die automatisch start zodra een medewerker iets indient in Clever, bijvoorbeeld een adreswijziging of declaratie. Je bepaalt zelf wie een taak krijgt, wie iets moet goedkeuren of wie alleen een notificatie ontvangt.
Zo automatiseer je het proces, voorkom je fouten en hoeven HR of het kantoor niet steeds handmatig in te grijpen.
Waar stel je workflows in?
Ga in Loket.nl naar: Werkgever ➔ Beheer ➔ Workflows
Klik op een workflow die je wilt activeren, zoals ‘Declaratie medewerker’ of ‘Update adres medewerker’.
Hoe werkt het instellen?
Elke workflow bestaat uit maximaal zes stappen. Per stap kies je wat er moet gebeuren:
- Notificatie: iemand ontvangt een e-mail met een melding
- Taak: er komt een taak in het takencentrum (optioneel met e-mailmelding)
- Goedkeuren: de verantwoordelijke moet iets goedkeuren in het takencentrum
Wijs de actie toe aan een rol of een specifieke gebruiker. Een rol is flexibeler, omdat je die voor meerdere klanten kunt gebruiken.
Heb je geen goedkeuringsstap ingesteld? Dan wordt de wijziging automatisch verwerkt zodra de medewerker het indient.
Welke workflows kun je activeren?
De volgende workflows zijn beschikbaar in Loket.nl en kun je gebruiken met Clever:
- Declaratie medewerker
- Update adres medewerker
- Update burgerlijke staat medewerker
- Update contactgegevens medewerker
- Update contactpersonen medewerker
- Update rekeningnummer (IBAN)
Wat levert het op?
- Snellere verwerking van wijzigingen
- Minder handmatig werk voor jou en je klant
- Overzicht in het proces – wie moet wat doen?
- Grotere foutbestendigheid door heldere stappen
Wat levert het op?
- Snellere verwerking van wijzigingen
- Minder handmatig werk voor jou en je klant
- Overzicht in het proces – wie moet wat doen?
- Grotere foutbestendigheid door heldere stappen
Wil je eerst weten hoe je rollen aanmaakt om in workflows te gebruiken? Bekijk dan ➔ Rollen aanmaken en koppelen.
Veelgestelde vraag over workflows
Gaat een taak of goedkeuring in de workflow naar alle werkgevergebruikers?
Ja, standaard gaat een taak naar alle werkgevergebruikers. Wil je dit beperken? Maak dan een rol aan op providerniveau in Provider ➔ Beheer ➔ Rollen en koppel deze aan specifieke gebruikers. In de workflow wijs je de taak vervolgens toe aan die rol.