Met Clever kunnen medewerkers eenvoudig en foutloos verlof aanvragen. In dit artikel lees je hoe je samen met je kantoor een slimme verlofregeling inricht in Loket.nl, hoe je medewerkers koppelt en hoe je grip houdt op aanvragen en goedkeuringen.
Waar begin je?
Voordat je verlof gaat inrichten, is het slim om samen met je kantoor na te denken over de keuzes die passen bij jouw organisatie. Denk aan:
- Welke soorten verlof wil je gebruiken (zoals wettelijk, ADV of bijzonder verlof)?
- Hoe wil je dat verlof wordt opgebouwd (per maand, jaar of uur)?
- Werk je met meerdere regelingen voor verschillende groepen medewerkers?
- Wie moet aanvragen goedkeuren?
Jij kent jouw organisatie het best – het kantoor zorgt dat alles technisch goed staat.
Wie richt het in?
De verlofregelingen worden ingesteld in Loket.nl. Je kantoor bepaalt of jij dit zelf mag doen of dat zij het voor je uitvoeren. Heb je toegang gekregen om dit zelf te beheren? Dan lees je hieronder hoe je dat aanpakt.
1. Verlofregelingen aanmaken
Je maakt een verlofregeling aan in Loket.nl en bepaalt daarin onder andere:
- Of je werkt met uren of dagen (tip: kies uren voor meer flexibiliteit)
- Hoe het verlof wordt opgebouwd (per maand, jaar, of uur)
- Of het wettelijk, bovenwettelijk of ADV-verlof betreft
- Of verlof op feestdagen moet worden uitgesloten
- Of openstaande saldo’s mogen worden uitbetaald
2. Verlofsoorten beheren
Je bepaalt zelf welke verlofsoorten actief zijn voor je medewerkers, zoals:
- Wettelijk of bovenwettelijk verlof
- Onbetaald verlof
- ADV-uren
- Bijzonder verlof (zoals huwelijk of verhuizing)
Per verlofsoort kun je een herkenbare naam kiezen en instellen of het saldo mag worden meegenomen naar volgend jaar.
3. Medewerkers koppelen aan een regeling
Als je meerdere verlofregelingen gebruikt, kun je per medewerker kiezen welke regeling van toepassing is – bijvoorbeeld op basis van cao, functie of anciënniteit.
Medewerkers kunnen ook in bulk worden gekoppeld aan een regeling, als groepen dezelfde rechten hebben.
4. Wie ontvangt verlofaanvragen?
Je bepaalt in Loket.nl wie verlofaanvragen ontvangt. Clever stuurt de aanvraag automatisch naar het hoogste ingevulde niveau:
- Dienstverbandniveau – hoogste prioriteit
- Afdelingsniveau – midden
- Werkgeverniveau – laagste prioriteit
Je kunt per niveau meerdere e-mailadressen invullen (gescheiden met ;, zonder spaties).
Let op: degene die de aanvraag behandelt, moet hiervoor het gebruikersrecht “Behandelen verlofaanvragen” hebben – dit wordt door het kantoor ingesteld.
Zo werkt verlof voor de medewerker
Medewerkers vragen hun verlof aan via Clever. Ze zien hun actuele saldo, kiezen de gewenste dagen, en zien in de teamkalender wie er al afwezig is. Clever rekent automatisch het juiste aantal uren uit op basis van het arbeidspatroon.
Goed om te weten
- Verlofregelingen stel je in Loket.nl in
- Je kantoor bepaalt of je zelf toegang krijgt tot de instellingen
- Medewerkers zien in Clever altijd hun actuele saldo en aanvragen
- De e-mailmeldingen voor goedkeuring stel je in op werkgeverniveau, afdelingsniveau of dienstverbandniveau