Collectieve afsluiting Administraties
Vanaf 17 december 2024 bestaat de mogelijkheid om Administraties af te sluiten. De loonmodellen van 2024 zijn dan al aangemaakt. Let op, het verlonen van jaar 2025 kun je pas op 18 december.
Uiteraard kun je wel alvast muteren/nieuwe werknemers invoeren e.d.
In Loket.nl Classic kun je bij Collectief-Overig de optie Jaar afsluiten. Op basis van onderstaande criteria kan een selectie opgegeven worden waaraan de werkgevers moeten voldoen om een jaarafsluiting aan te vragen. Bij Datum beschikbaar WNL kan de datum worden opgegeven waarop de jaaropgave beschikbaar moet zijn in WerknemerLoket en Clever. Indien er geen datum vermeld is, zal hiervoor de datum van afsluiting worden gebruikt.
LET OP! Wil je een datum beschikbaar WNL vullen dien je dit te doen voordat je op het overzicht klikt, anders wordt de datum niet vast gelegd als je dit vult na het klikken op het overzicht. Ben je deze vergeten te vullen, vul dan de datum en klik vervolgens opnieuw op overzicht om de datum vast te leggen.
Na de selectie worden de administraties gepresenteerd die voldoen aan de opgegeven criteria.
Op het Overzicht kun je ook aangeven of er wel of geen e-mail verstuurd dient te worden aan de werknemers met het bericht dat de jaaropgave klaar staat.
Individuele afsluiting administratie
Het is ook mogelijk om de werkgever individueel af te sluiten. Deze optie is opgenomen onder Administratie -> Inrichting ->selecteer het jaar 2024. Het veld Verzoek tot afsluiting kan vervolgens op Ja worden gezet.
Na afsluiting is het mogelijk om in het Werknemerloket de jaaropgave te raadplegen.
Door het veld WNL mail versturen op Ja te zetten zal een mailtje worden verstuurd dat de jaaropgave voor hen beschikbaar is. Bij Datum beschikbaar WNL kan eventueel nog een datum worden ingevuld waarop de jaaropgave beschikbaar moet zijn in het Werknemerloket. Als hier geen datum vermeld is, zal de datum van afsluiting gebruikt worden. (Let op, in dit laatste geval zal de e-mail een dag later verstuurd worden).
In het veld Datum WNL mail wordt de datum geregistreerd waarop het e-mailbericht t.b.v. de jaaropgave is verstuurd.
Er mag voor de af te sluiten werkgever, op het moment van verzoek tot afsluiting, geen loonrun meer openstaan. Mocht dat wel het geval zijn dan verschijnt onderstaande foutmelding.
Nadat het verzoek tot afsluiting is vastgelegd zal 's-nachts de jaarafsluiting plaatsvinden
waarbij onderstaande acties worden uitgevoerd:
- Aanmaken jaar 2025 voor de betreffende werkgever.
- Voor de in 2024 operationele werkgevers (veld Testjaar=Nee) zullen de cum-standen van de grondslagen en de cum-standen van verlof-, TVT- en ATV-saldo worden bepaald.
- Voor werkgevers waarvan het jaar 2024 op Testjaar=Ja heeft gestaan worden geen cumulaties vastgesteld. Deze gegevens dienen in 2025 te worden gemuteerd.
- De fiscale jaarlonen worden automatisch overgehaald. (m.u.v. de werkgevers waarvan het jaar 2024 op Testjaar = Ja heeft gestaan)
Nadat de jaarwerkprocedure is afgerond zal het veld Afgesloten op Ja worden gezet en wordt de datum afgesloten gevuld. U kunt vanaf dat moment 2024 alleen nog verlonen via de optie Salarisverwerking -> Algemeen -> Verlonen voorgaande jaren.
Aandachtspunten jaarafsluiting administratie
- Als op administratieniveau een periode Laatste verloning is gevuld zal, voor die administratie voor het jaar volgend op de laatste verloningsperiode, nog eenmaal een nieuw jaar worden aangemaakt. (Dit is noodzakelijk voor het aanmaken van de jaaropgaven).
- Er mag geen loonrun openstaan op het moment van Verzoek tot afsluiting=ja.
- Indien de indicatie Testjaar voor het jaar 2024 op Ja staat, zal deze indicatie ook naar 2025 worden overgenomen.
- Zodra een werkgever in 2025 operationeel moet worden verloond, moet de indicatie Testjaar voor het jaar 2025 op Nee gezet worden.
- CAO wijzigingen zijn automatisch van toepassing voor de werkgevers die aan betreffende CAO gekoppeld zijn. Als op loonmodel- of werkgeverniveau is afgeweken, dan worden deze afwijkende gegevens overgenomen naar het nieuwe jaar. Je bent zelf verantwoordelijk voor het muteren van deze gegevens. Deze gegevens worden niet meer in de CAO-laag onderhouden.
- In Loket.nl is een overzicht opgenomen waarin de afwijkende gegevens t.o.v. CAO e/o loonmodel zijn opgenomen. Administratie -> Diversen -> Overzichten -> Overzicht inrichting -> Inrichting afwijking