Een herstructurering van de rechtsvorm efficiënt verwerken in Loket
Omdat wij merken dat er wel eens vragen over herstructureringen ontstaan hebben wij dit artikel geschreven zodat je eenvoudig overzicht kunt houden op de stappen die je moet nemen.
Aanmaken nieuwe entiteit in Loket
Als eerste zul je moeten kiezen voor het toevoegen van een nieuwe werkgever in Loket of het toevoegen van een nieuwe administratie bij de klant.
Even de grootste voordelen per optie op een rij:
Nieuwe werkgever aanmaken in Loket
- Een duidelijke visuele scheiding in Loket, je kunt dan ook de BV een ander administratienummer toekennen dan de VOF. Ook kun je de VOF met een Groepcode zoals ‘9999’ aanmerken als oud-klant. Vervolgens kan de VOF ook in een ander Team worden geplaatst, bijvoorbeeld ex-klanten.
Nieuwe administratie aanmaken in Loket (zie schermafbeelding).
- Afdelingen, functies, sjablonen en verdelingseenheden hoeven niet opnieuw aangemaakt te worden;
- Werkgeversdossier & Templates hoeven ook niet opnieuw aangemaakt te worden;
- Workflows hoeven ook niet opnieuw aangemaakt te worden;
- Producten hoeven ook niet opnieuw aangemaakt te worden;
- Hetzelfde geldt voor werkgevergebruikers
- Je kunt een 2e dienstverband aanmaken voor de werknemers i.p.v. compleet nieuwe werknemers. Zo kunnen dezelfde personeelsnummers worden gehanteerd.
Nieuwe werkgever of administratie inrichten
Hier adviseren wij om de optie ‘Toon herkomst’ te gebruiken want voor de nieuwe omgeving wil je controleren welke fondsen, grondslagen en looncomponenten op ADM-niveau waren aangemaakt (en dus nagebootst moeten worden). Het zelfde geldt voor profielen, rekenregels, automatisch verwerken.
Ook kun je het journaalprofiel koppelen, controleer ook hier of er afwijkingen op ADM-niveau zijn. Was er een koppeling met een boekhoudpakket? Controleer dan of er opnieuw een koppeling aangemaakt dient te worden.
Was er op werkgeverniveau een Componentenset aangemaakt, bijvoorbeeld om de Browser Variabele Gegevens optimaal te gebruiken. Boots deze na voor de nieuwe entiteit.
Na toekenning van een nieuw loonheffingennummer zal mogelijk ook een nieuwe aanmelding bij pensioenfonds of -verzekeraar en stichting PAWW in orde gemaakt dienen te worden. Een nieuw loonheffingennummer zal sowieso een nieuwe beschikking werkhervattingskas opleveren. Let op: ook beschikkingen m.b.t. de WBSO en 30% regeling zijn gebonden aan een loonheffingennummer dus het is belangrijk om tijdig te controleren of er een nieuwe beschikking aangevraagd dient te worden. Check hierbij of er sprake is van een samenhangende groep inhoudingsplichtigen (SGI).
Tip: via Rapporten - Salarisverwerking kun je het overzicht ‘Inrichting salarisverwerking’ downloaden om een totaaloverzicht in pdf te krijgen van de inrichting in Loket.
Exporteren en importeren dienstverbanden
Via Collectief - Werknemers Exporteren werknemers kun je een csv bestand met dienstverbanden exporteren uit de oude omgeving. Knip de inhoud van de kolom DatumInDienst en kopieer deze onder HistorischeDatumInDienst. Vul in de kolom DatumInDienst de datum per wanneer de werknemers in dienst treden bij de nieuwe entiteit. Controleer ook of de profielnummers kloppen.
Het komt voor dat de reserveringen m.b.t. vakantietoeslag moeten worden overgezet naar de nieuwe entiteit, overleg dit wel met de fiscalist of accountant die het traject begeleidt. Het boeken van dit soort reserveringen kan via de Browser Variabele Gegevens of met behulp van een importbestand.
Tip: Gebruik de filter om oude dienstverbanden buiten beschouwing te laten als je dienstverbanden wil exporteren.
Tip: Gebruik het overzicht ‘Componenten van alle regelingen’ om te controleren welke looncomponentnummers bij welk grondslagnummer horen. Bijvoorbeeld looncomponenten 637 en 641 horen bij grondslag 1.
Tip: Kies ervoor om de personeelsnummers met 100 te verhogen zodat je visueel gelijk ziet welke dienstverbanden onder de oude en nieuwe administratie vallen. Dus Jansen met personeelsnummer 1 in de VOF wordt 101 in de BV.
HRM
- Navigeer via Rapporten à Verlof om overzicht te krijgen in verlofsaldi. Dit overzicht kun je downloaden en daarna omzetten naar een importbestand.
- Via Rapporten à Export gegevens à Verstrekkingen kun je een lijst downloaden met de Verstrekkingen die bij de nieuwe dienstverbanden vastgelegd dienen te worden.
- Zet Werknemerdossiers snel over m.b.v. Qwoater Direct. Op de schermafbeelding hieronder tonen wij dat je via de knop Document Hub snel naar deze omgeving kunt. Neem even contact op met je accountmanager als je nog geen toegang hebt tot Qwoater Direct. *