Afdelingen aanmaken
Wanneer er gewerkt wordt met een afdelingenstructuur binnen je organisatie kun je dit ook binnen Loket.nl vastleggen.
Het voordeel van het werken met een afdelingenstructuur is dat een eventuele afdelingsmanager in Loket.nl ook zaken van zijn of haar medewerkers kan inzien, verlofaanvragen kan behandelen en declaraties die door de werknemer in Werknemerloket zijn opgevoerd af kan handelen. Meer informatie over afdelingsmanager vind je hier.
Via Werkgever -> Beheer -> Tabellen kun je de afdelingen gaan toevoegen.
Hierbij dienen de volgende velden gevuld te worden:
Nummer:
Een afdeling dient een uniek nummer te bevatten
Omschrijving:
Hier vul je de naam van de afdeling in.
Onderdeel van afdeling:
Is de afdeling die je aan het aanmaken bent onderdeel van een hoofdafdeling, dan selecteer je hier de betreffende hoofdafdeling.
Email verlofaanvraag:
Hier vul je eventueel het mailadres van de manager die genotificeerd moet worden over de verlofaanvragen van deze afdeling. Wordt er niet met afdelingsmanager gewerkt, dan hoeft dit veld niet gevuld te worden. Eventueel is het mogelijk om meerdere emailadressen op te geven. Zorg er dan voor dat tussen de mailadressen een ; staat (zonder spaties).
Functies aanmaken
Indien je organisatie een functiegebouw kent, kun je dit ook binnen Loket.nl gaat vastleggen.
Het veld functie is opgenomen in sommige overzichten, kan gebruikt worden als filter binnen het HR dashboard en kan weergegeven worden op de loonstrook van de medewerker.
Via Werkgever -> Beheer -> Tabellen -> Functie kun je de functies gaan toevoegen.
Let op, indien er sprake is van een CAO functietabel, dan is het uiteraard niet noodzakelijk om zelf functies vast te leggen. Je kunt dan één van deze CAO functies kiezen tijdens het opvoeren van een nieuwe werknemer.
Afdeling en functie koppelen
Wanneer de functies en afdelingen zijn vastgelegd, zijn ze te gebruiken bij het opvoeren van een nieuwe werknemer of via Start -> Organisatorische eenheid werknemer om dit bij een werknemer te wijzigen.
Het is ook mogelijk om een Afw. functie bij een werknemer op te geven, als een functie niet voorkomt in de functietabel. Dit is echter niet aan te bevelen aangezien er dan een wildgroei ontstaat aan verschillende functiebenamingen. Dit heeft een nadelig effect op bijvoorbeeld de overzichten.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.