Met rollen zorg je dat acties die je medewerkers in Clever doen altijd bij de juiste persoon terechtkomen. Denk aan een declaratie die goedgekeurd moet worden of een adreswijziging die iemand moet opvolgen. Rollen maken je processen slimmer, overzichtelijker en veiliger.
Wat is een rol in een workflow?
Een rol bepaalt wie een actie krijgt toegewezen binnen een workflow. Er zijn drie soorten acties:
- Notificatie: de gebruiker ontvangt een melding over een wijziging
- Taak: de gebruiker krijgt een actie toegewezen in het takencentrum
- Goedkeuren: de gebruiker beoordeelt de aanvraag voordat deze wordt verwerkt
Rollen worden gebruikt in de workflow editor in Loket.nl. Zo koppel je bijvoorbeeld een goedkeuring aan de rol ‘HR-medewerker’ of een taak aan de rol ‘Financiën’.
Wie maakt de rollen aan?
Rollen worden aangemaakt op providerniveau door je accountants- of administratiekantoor. Dat betekent: één centrale set van rollen voor álle klanten. Je kunt als werkgever dus niet zelf rollen aanmaken of aanpassen.
Om te voorkomen dat er een wildgroei aan klant-specifieke rollen ontstaat, werkt je kantoor meestal met een standaardset van generieke rollen. Denk aan:
- HR-medewerker
- Salarisprofessional
- Afdelingsmanager
- Directie
- Behandelaar declaratie
- Financiën
Heb je toch een aanvullende rol nodig die nog niet bestaat? Dan kun je dit bespreken met je kantoor. Zij beoordelen of de rol generiek genoeg is om toe te voegen aan de centrale set.
Wat kun je als werkgever zelf doen?
- Je kunt zelf rollen koppelen aan gebruikers binnen jouw organisatie
- Je kunt bij het inrichten van een workflow een beschikbare rol toewijzen aan een stap (zoals taak of goedkeuring)
- Je kunt in overleg met je kantoor aangeven welke rol je mist
Waarom is werken met rollen slim?
- Efficiënt: medewerkers zien alleen wat voor hen relevant is
- Betrouwbaar: je voorkomt dat aanvragen verkeerd terechtkomen
- Veilig: toegang tot gevoelige info blijft beperkt
- Controleerbaar: je ziet wie welke stap heeft uitgevoerd
Goed om te weten
- Rollen worden centraal beheerd door je kantoor
- Elke rol is beschikbaar voor alle werkgevers die onder die provider vallen
- Door te kiezen voor generieke rollen blijft de inrichting beheersbaar en overzichtelijk
- Nieuwe rollen worden alleen toegevoegd als ze breed toepasbaar zijn