Met workflows zorg je dat aanvragen van medewerkers automatisch op de juiste plek terechtkomen. Een adreswijziging, declaratie of IBAN-wijziging? MijnLoket start het proces, en Loket regelt wie wat moet doen. Zo voorkom je losse e-mails, onduidelijkheid en vertraging.
Wat is een workflow?
Een workflow is een reeks stappen die automatisch wordt gestart zodra een medewerker iets indient via MijnLoket. Per stap bepaal je wat er moet gebeuren:
- Notificatie: iemand ontvangt een melding
- Taak: iemand krijgt een actie toegewezen in het takencentrum
- Goedkeuren: iemand moet de aanvraag eerst beoordelen
Hiermee automatiseer je het proces, voorkom je fouten en krijg je grip op alle openstaande taken.
Wie richt de workflows in?
Workflows worden ingericht in Loket. Afhankelijk van de afspraken met je kantoor bepaal je wie verantwoordelijk wordt voor het inrichten van de workflows.
Soms richt het kantoor alles voor je in. In andere gevallen kun je zelf workflows inrichten of aanpassen – maar alleen als je daar rechten voor hebt gekregen.
Wil je workflows zelf instellen?
Als je van je kantoor rechten hebt gekregen om workflows zelf in te richten, dan kun je dat doen in Loket.nl:
Ga naar: Werkgever ➔ Beheer ➔ Workflows
Klik op een bestaande workflow (bijvoorbeeld ‘Declaratie medewerker’) of activeer een nieuwe. Elke workflow bestaat uit maximaal zes stappen. Per stap kies je:
- Wat er moet gebeuren (notificatie, taak of goedkeuring)
- Aan wie je de stap toewijst (gebruikers of rollen)
Gebruik bij voorkeur rollen voor maximale flexibiliteit. Heb je geen goedkeuring ingesteld? Dan wordt de wijziging automatisch verwerkt zodra de medewerker deze indient.
Emailinstellingen per uitvoerder
Je kunt in de workflow editor per uitvoerder instellen of er een e-mail verstuurd moet worden. Dit geeft je meer controle over de communicatie binnen workflows. In plaats van één algemene instelling voor alle uitvoerders, kun je nu per rol of type uitvoerder de schakelaar ‘E-mail sturen’ aan- of uitzetten.
Daarmee kun je er nu dus voor kiezen om de afdelingsmanager wél een e-mail te laten ontvangen terwijl dit voor de werkgevergebruiker of specifieke rollen niet nodig is.
Ga naar de betreffende stap in de workflow, selecteer de uitvoerders en gebruik de schakelaar naast elke uitvoerder om te bepalen of deze een e-mail ontvangt.
Handig om te weten:
- Bij een 'Notificatie-stap' verdwijnt de schakelaar omdat er bij een notificatie een e-mail wordt verstuurt. Hierbij kun je dus uitsluitend kiezen wie deze e-mail ontvangt.
- Onder in het scherm zie je tot hoeveel e-mails er totaal verstuurd gaan worden met de inrichting.
Welke workflows zijn beschikbaar?
De volgende workflows zijn beschikbaar in Loket en kun je combineren met MijnLoket:
- Declaratie medewerker
- Adreswijziging
- Burgerlijke staat wijzigen
- Contactgegevens bijwerken
- Contactpersonen wijzigen
- Rekeningnummer (IBAN) wijzigen
Wat levert het op?
- Snelle, automatische verwerking van aanvragen
- Minder handmatig werk voor jou én je kantoor
- Overzicht en grip – wie moet wat doen?
- Betere beveiliging en foutloos verwerken van wijzigingen
Zo ziet het eruit
Bekijk hieronder een demo van hoe workflows eruitzien in MijnLoket:
Goed om te weten
- De inrichting van workflows gebeurt in Loket.nl
- Alleen als je kantoor je rechten geeft, kun je zelf workflows beheren
Wil je eerst weten hoe rollen werken? ➔ Lees meer over rollen