Introductie
Met preboarding via MijnLoket kun je belangrijke gegevens verzamelen nog voordat de medewerker begint. Dit gebeurt digitaal en veilig, waardoor losse documenten niet meer nodig zijn. We leggen uit hoe je dit proces samen met je kantoor efficiënt inricht, welke gegevens je kunt opvragen en hoe je de voortgang van het proces volgt.
Welke gegevens wil je opvragen?
Voordat je een nieuwe medewerker uitnodigt, bepaal je welke gegevens je nodig hebt. Je kunt flexibel per medewerker kiezen uit de volgende gegevens:
• Persoonsgegevens (adres, telefoonnummer, e-mail)
•BSN
• IBAN-nummer
• ID-bewijs (automatisch uitgelezen)
• Loonheffingskorting en -verklaring
• Diploma’s of certificaten
• Rijbewijs of VOG
Neem dus alleen de benodigde informatie op voor een goede start van de nieuwe medewerker.
Hoe nodig je een medewerker uit?
Stuur eenvoudig een uitnodiging naar een nieuwe medewerker via Loket:
- Ga naar HRM > Concept werknemer in Loket.
- Klik op Werknemer uitnodigen.
- Vul alle benodigde gegevens van de nieuwe medewerker in.
- Selecteer welke velden en documenten je wilt opvragen.
- Klik op Verzenden om de uitnodiging te versturen.
Hoe volg je de voortgang?
Na verzending van de uitnodiging volg je de status als volgt:
• Ga naar HRM > Concept werknemer in Loket.
• Volg welke medewerkers al gegevens hebben ingevuld, welke formulieren compleet zijn, en welke documenten zijn geüpload.
• Verstuur indien nodig een herinnering of trek de uitnodiging in.
Wat ziet de medewerker?
De medewerker ontvangt een e-mail met de uitnodiging. Via MijnLoket vult hij of zij de gegevens in, maakt een foto van het ID-bewijs en kan tussentijds zijn voortgang opslaan. MijnLoket toont welke velden nog openstaan en geeft een melding zodra alles compleet is.
Goed om te weten
• Je bepaalt zelf welke gegevens je per medewerker uitvraagt.
• Het kantoor is verantwoordelijk voor het activeren en inrichten van preboarding in Loket.
• Gegevens worden automatisch gekoppeld aan het digitale dossier van de medewerker.
• Onvolledige formulieren kunnen op elk moment worden aangevuld.