Met Clever dienen medewerkers hun declaraties snel en foutloos in – digitaal en zonder tussenkomst van HR. In dit artikel lees je hoe je declareren slim inricht, welke keuzes je maakt als organisatie en wat je zelf kunt doen (als je daar rechten voor hebt).
Waar begin je?
Voordat je declareren inricht, is het slim om eerst intern afspraken te maken:
- Wat mogen medewerkers precies declareren (zoals lunch, thuiswerkvergoeding, kilometers)?
- Willen we woon-werkverkeer vastleggen op basis van kilometers of dagen?
- Willen we onderscheid maken tussen groepen medewerkers (bijvoorbeeld buitendienst, leaseauto)?
Door dit vooraf helder te hebben, voorkom je verwarring en maak je het voor medewerkers makkelijker om de juiste keuze te maken.
Wie richt het in?
Declaraties worden ingesteld in Loket.nl. Jullie kantoor bepaalt of jij als werkgever dit (deels) zelf mag doen, of dat zij het voor je inrichten. Heb je zelf toegang? Dan kun je de inrichting deels of volledig zelf uitvoeren.
Wat kun je inrichten of afstemmen?
- Declaratiesoorten kiezen: zoals ‘kilometervergoeding’, ‘lunch onderweg’ of ‘thuiswerkvergoeding per dag’
- Benamingen afstemmen: zodat het voor medewerkers duidelijk is wat ze mogen kiezen
- Verschillende sets per groep: bijvoorbeeld aparte declaraties voor bepaalde functies
- Goedkeuring via workflows: bepaal samen met je kantoor wie iets goedkeurt en hoe dat proces eruitziet
Wil je declaraties zelf instellen?
Heb je van je kantoor toegang gekregen tot Loket.nl om componentensets te beheren? Dan kun je de declaratiesoorten en mutatiesets zelf inrichten. Zo werkt het:
1. Declaratiesoorten instellen
- Ga in Loket.nl naar Beheer ➔ Componentensets
- Klik op + Nieuwe componentenset
- Kies als type: Loonresultaten
- Geef de set een herkenbare naam, zoals Declaratieset medewerkers
- Voeg de gewenste componenten toe (zoals 101 - kilometervergoeding)
2. Componentenset koppelen aan de administratie
- Ga naar Arbeidsvoorwaarden ➔ Administraties
- Scroll naar beneden en kies bij Mutatieset ESS de juiste componentenset
3. Afwijkende set per medewerker
Wil je een medewerker een andere declaratieset geven (bijvoorbeeld als ze geen reiskosten mogen indienen)? Dat werkt zo:
- Ga naar het dienstverband van de medewerker
- Klik op Toon meer bij het blok Kenmerken
- Selecteer bij Mutatieset ESS de juiste, afwijkende componentenset
Zo ziet het eruit voor de medewerker
In Clever selecteert de medewerker een declaratiesoort, vult de datum en het bedrag in, uploadt eventueel een bonnetje en dient de aanvraag in. Alles wordt direct gekoppeld aan de juiste administratie en workflow.
Bekijk hieronder de demo:
Goed om te weten
- Je kantoor bepaalt of je componentensets zelf mag beheren
- De inhoud van declaraties verschijnt automatisch in Loket.nl
- Benamingen zijn 1-op-1 zichtbaar voor medewerkers – zorg dat ze duidelijk zijn