Automatisch verwerken

Het is mogelijk om, naast individueel en collectief, automatisch te verlonen, de loonaangifte te verwerken en pensioenaangiftes af te handelen. Dit betekent dat per administratie instelbaar is dat in het nachtelijke proces een administratie automatisch wordt verwerkt en wordt goedgekeurd op een door jou ingestelde datum voor de door jou ingestelde acties. Deze functionaliteit is uitermate geschikt voor mutatie ongevoelige verwerkingen, zoals veel DGA verloningen of verwerkingen van met name kleine werkgevers. Voor pensioenaangiftes zijn alle APG, UPA en pensioenaangiftes geschikt voor dit proces.

Inrichting Automatisch verwerken

Met de rechten Raadplegen administratie en/of Beheer administratie is het mogelijk om in Loket Classic op administratieniveau (tab Adm --> Algemeen --> Inrichting) per administratie de inrichting te verzorgen voor de Automatische verwerkingen. Je kunt hier aangeven op welk dagnummer van de periode (maand of 4-weken) de processen verlonen, loonaangifte en pensioenaangifte automatisch uitgevoerd moeten worden.

LET OP: je dient per proces 2 acties vast te leggen, 1x voor de aanmaak en 1x voor het bevestigen/goedkeuren.

Daarnaast kun je bij Volgende periode aangeven of het dagnummer betrekking heeft op de huidige of volgende periode.
Let op: Het betreft hier geen datum!

Automatisch verwerken betekent het activeren van de automatische processen en het starten of goedkeuren van de loonrun, loonaangifte of pensioenaangifte.
Daarnaast kun je rekening houden met weekend- en feestdagen. Valt een bepaalde dag in het weekend of op een feestdag en wil je niet dat er op deze dag een automatisch proces draait? Geef dan aan of de datum verplaatst moeten worden naar voor of na de weekend- of feestdag. Default staan beide instellingen op nee. In uitzonderlijke situaties kan het voorkomen dat, bij een combinatie van een instelling na het weekend en voor de feestdag of andersom, de datum die bepaald wordt toch in het weekend valt. Het systeem bepaald dan dat de bepaalde datum altijd ligt voor het weekend. Is deze vrije dag een feestdag dan wordt de datum voor deze feestdag geselecteerd.

Resultaat van de inrichting

Op basis van de inrichting wordt per periode een datum bepaald en weergegeven in een kalender. Ga in Loket Classic naar Adm --> Regelingen --> Automatisch verwerken om de kalender te bekijken. De data worden bepaald direct nadat op het scherm Automatisch verwerken gekozen is voor de optie Opslaan. Ook is het mogelijk om handmatig data aan te passen voor de huidige en toekomstige perioden. Deze data worden in rood en dikgedrukt weergegeven.

Theoretisch is het mogelijk om in januari de hele kalender handmatig in te vullen. Wordt er gekozen voor een dagnummer dat niet bestaat in de betreffende maand bijvoorbeeld 29, 30 of 31 in februari dan telt het systeem als het ware door. 29 wordt 1 maart, 30 wordt 2 maart en 31 wordt 3 maart.

Inrichting automatisch verwerken voor meerdere werkgevers

We krijgen regelmatig verzoeken om voor grote groepen werkgevers de data voor automatisch verwerken verlonen en/of loonaangifte collectief te muteren. Collectief muteren betekent dat de inrichting voor automatisch verlonen (eventueel inclusief goedkeuren) en/of automatische loonaangifte (eventueel inclusief goedkeuren) van een vooraf ingerichte werkgever gekopieerd wordt. Om dit soepel te laten verlopen moeten de bestanden aan de volgende voorwaarden voldoen:

• Maak aparte bestanden voor het verlonen, loonaangifte en/of pensioenaangifte.
• Lever Excel bestanden aan met daarin enkel cliëntnummer en naam van de werkgevers.
• Richt bij 1 werkgever zelf de velden voor automatisch verwerken in (2 werkgevers indien er sprake is van zowel maand en 4-weken verloning), dat wil zeggen de indicaties voor weekend- en feestdagen en de dagen waarop het proces uitgevoerd moet worden. Zet deze werkgever(s) niet in het Excel bestand maar geef dit in het ticket aan.
• Welke werkgevers mogen niet in de Excelsheet zijn opgenomen:

• Werkgevers die als basis dienen voor de inrichting.
• Werkgevers waarvoor het jaar van automatische verwerking niet bestaat in de inrichting van de salarisverwerking.
• Werkgevers waarvoor de laatste perioden verloning / loonaangifte is gevuld.
• Werkgevers die geen loonheffingennummer hebben (alleen ingeval van automatisch loonaangifte).
• Werkgevers waarvoor reeds een inrichting voor de betreffende automatisch verwerking is ingericht.

Het nachtelijke proces

Elke nacht loopt er een proces die per administratie gaat kijken of er een datum gevuld staat die matcht met de datum van vandaag. Verlonen is niets anders dan het automatisch uitvoeren van de processen Automatische processen activeren en Verlonen. Automatisch goedkeuren vervangt de druk op de knop bij een openstaande loonrun. Loonaangifte en Pensioenaangifte betekent het automatisch aanmaken van loon- en pensioenaangifte, bevestigen loonaangifte en pensioenaangifte spreekt voor zich.  In bovenstaand voorbeeld zal op 15 oktober 's morgens de loonrun voor periode 10 automatisch zijn gedraaid en goedgekeurd.

Let op: als je handmatig ingrijpt op het proces wordt het automatische proces overschreven c.q. stopgezet!

Voorbeeld: 

Er is op de 10e van de maand automatisch een openstaande loonrun gecreëerd en de datum van goedkeuren staat op de 13e. Nu wordt op de 11e de loonrun geannuleerd, een mutatie doorgevoerd en handmatig opnieuw verloond. In dit geval zal de openstaande loonrun op de 13e niet meer automatisch worden goedgekeurd. Het automatische proces m.b.t. de loonaangifte en de pensioenaangifte is een separaat proces; dus als bijvoorbeeld de loonaangifte in dit voorbeeld op de 15e zou moeten worden aangemaakt, loopt dat automatische proces wel gewoon door en vice versa. Het is mogelijk om los van elkaar automatisch te verlonen, automatisch de loonaangiftes af te wikkelen of automatisch de pensioenaangiftes te verwerken.

Mutatieverslag

Alle mutaties worden vastgelegd in het Mutatieverslag ulsa dat te vinden is in Loket Classic op administratieniveau (Adm --> Overzichten --> Mutatieverslag ulsa). De "gebruiker" die de automatische processen uitvoert is Loket.nl.

Overzicht inrichting salarisverwerking

De instellingen zijn terug te vinden op het overzicht Overzicht inrichting salarisverwerking (Salarisverwerking --> Overzichten --> Overzicht inrichting salarisverwerking).

Jaarovergang

Bij jaarovergang worden aan de hand van de inrichting automatisch de nieuwe data bepaald voor het automatisch verlonen en/of goedkeuren. De kalender die je vind onder Adm --> Regelingen --> Automatisch verwerken wordt automatisch gevuld. Let op: eventuele handmatige aanpassingen in een voorgaand jaar worden overschreven!

Stoppen van het automatisch proces

Als, om wat voor reden dan ook, een fout optreedt bij het automatisch verlonen of het goedkeuren daarvan, worden de loonaangifte- en pensioenaangifteprocessen voor die administratie die op dezelfde dag uitgevoerd zouden moet worden stilgezet. Dit om te voorkomen dat er ten onrechte nihilaangiftes worden aangemaakt en worden verstuurd.