Declaraties / mutaties

Volgen

Declareren / muteren door de werknemer via werknemerloket

Het is mogelijk dat werknemers zelf declaraties kunnen indienen via het Werknemerloket / ESS. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld kilometers woon-werk verkeer maar ook uren. Zo kan een werknemer zelf zijn gewerkte uren opgeven en kunnen deze na controle, verwerkt worden in de variabele gegevens door de salarisadministrateur. Deze declaraties kunnen worden beoordeeld door de werkgever waarna de salarisadministrateurs ze kunnen doorvoeren in de salarisadministratie. Op deze manier kan men ervoor kiezen om de invoer van de mutaties / declaraties waardoor er niet alleen een extra controle ontstaat op de juistheid van de mutaties maar kan er hierdoor ook dubbele invoer van mutaties worden voorkomen. 

Producten en Rechten

Om gebruik te kunnen maken van het muteren / declareren door de werknemer dient het product Muteren door werknemer (908) te worden geactiveerd op werkgeversniveau. Daarnaast moet de gebruiker die de mutaties behandeld (bijvoorbeeld goedkeuren aantal uren overwerk of gewerkte uren) het recht Mutaties behandelen hebben en moet gebruiker die de mutaties verwerkt (bijvoorbeeld aantal uren overwerk doorvoeren in de variabele gegevens) beschikking hebben over het recht Mutaties verwerken.
Wanneer er ook bijlages toegevoegd dienen te worden aan de declaraties, dan dien je ook de producten Dossiervorming Qwoater extended (970) en Dossiervorming Qwoater Documentgeneratie (909) te activeren. 

Daarnaast moeten in de dossiervorming autorisatiematrix ook de rechten voor 'declaraties' aangevinkt zijn.

Welke loonvariabelen kun je declareren (Mutatieset ESS)

Niet alle looncomponenten en loonvariabelen zijn  standaard te declareren door de werknemer. De werkgever moet zelf eerst bepalen welke componenten hiervoor in aanmerking komen. De gewenste componenten worden opgenomen in een hiervoor door de werkgever speciaal aangemaakte export loonresultaten. Het is aan te bevelen om in de naamstelling van de exportset (bijvoorbeeld mutatieset ESS) te vermelden dat het om een exportset gaat ten behoeve van het declareren van loonvariabelen. Dit om verwarring met andere sets te voorkomen. Alle componenten die in de exportset worden gestopt zijn te selecteren door de werknemer in het Werknemerloket zijn te verwerken in de variabele gegevens van een dienstverband.

Onderstaande schermprint geeft weer hoe een dergelijke set er uit zou kunnen zien.

 schermafbeelding_mutatie_werknemer_2.png

Op werkgeversniveau kan via het tabblad Salarisverwerking -> Exportset loonresultaten  een exportset ten behoeve van de mutaties worden aangemaakt die vervolgens bij de administratie van een werkgever geactiveerd kan worden als mutatieset ESS (Werkgever -> Arbeidsvoorwaarden -> Administratie), zie onderstaande schermprint.

schermafbeelding_mutatie_werknemer_4.png

Zodra er een mutatieset wordt geactiveerd op werkgeverniveau zoals hierboven beschreven zal  voor alle dienstverbanden de waarde Standaard gevuld worden bij mutatieset ESS ( selecteer dienstverband -> Start -> Mutatie set ESS).

 schermafbeelding_mutatie_werknemer_3.png

Per dienstverband kan worden aangegeven of een dienstverband moet worden uitgesloten van muteren door de werknemer (hiervoor selecteer je de instelling n.v.t.) of kan er worden afgeweken van de geselecteerde set op werkgeverniveau en kan er worden gekozen voor een andere mutatieset op werknemerniveau. In bovenstaand voorbeeld kan de werkgever kiezen om op werknemerniveau af te wijken van de set ‘standaard’ en kiezen voor een andere set. Bijvoorbeeld voor de instelling ESS(2).

STAPPENPLAN indienen declaraties /mutaties

Na activatie van het product Muteren door werknemer (908) kan de werknemer zijn mutaties zelf doorgeven. In het werknemerloket verschijnt dan in de menubalk aan de linkerzijde de optie ‘Mutatie/declaratie’. Is bij de werkgever het product Qwoater extended (970) geactiveerd dan kan de werknemer bij de mutatie een bijlage toevoegen. Dit bonnetje is vervolgens bij de mutatie/declaratie in te zien zowel in het Werknemerloket als in Loket.nl.

Zie onderstaande schermafbeelding.

 Mutatie / Declaratie ->  Indienen

Datum:             kies de datum waarop de declaratie betrekking heeft. Wanneer je een declaratie wilt                                    indienen voor een dienstreis op 9 september 2016, is dit ook de ‘mutatiedatum’.

Betreft:             Kies de kostensoort van de declaratie

Waarde:            Bedrag van de declaratie

Bijlage:             Voeg een foto of bestand toe. Alle gangbare bestandextensies zijn toegestaan

Opmerking:       toelichting op de gemaakte kosten

Onderstaand voorbeeld laat een declaratie zien van gemaakte kosten voor een lunch onderweg in verband met een bezoek aan Accountantskantoor Pietje Puk op 9 september;

 schermafbeelding_mutatie_werknemer_indienen.PNG

Na  het klikken op de knop ‘indienen’ staat krijg je een bevestiging dat de mutatie succesvol is ingediend en is de mutatie ‘open’ voor behandeling door de leidinggevende.

 Openstaande mutaties worden door de leidinggevende behandeld en krijgen de status ‘goedgekeurd’ of ‘geweigerd’;

 schermafbeelding_mutatie_werknemer_1.png

Bij de optie Laatst bijgewerkt wordt de datum en het  tijdstip van de laatste aanpassing getoond.

 

In onderstaande video wordt het indienen van een mutatie/declaratie door de werknemer nader toegelicht: 

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 6 van 6