Declareren / muteren door de werknemer via werknemerloket
Het is mogelijk dat werknemers zelf declaraties kunnen indienen via het Werknemerloket / ESS. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld kilometers woon-werk verkeer maar ook uren. Zo kan een werknemer zelf zijn gewerkte uren opgeven en kunnen deze na controle, verwerkt worden in de variabele gegevens door de salarisadministrateur. Deze declaraties kunnen worden beoordeeld door de werkgever waarna de salarisadministrateurs ze kunnen doorvoeren in de salarisadministratie. Op deze manier kan men ervoor kiezen om de invoer van de mutaties / declaraties waardoor er niet alleen een extra controle ontstaat op de juistheid van de mutaties maar kan er hierdoor ook dubbele invoer van mutaties worden voorkomen.
Producten en Rechten
Om gebruik te kunnen maken van het muteren / declareren door de werknemer dient in loket Classic het product Muteren door werknemer (908) te worden geactiveerd op werkgeversniveau. Daarnaast moet de gebruiker die de mutaties behandeld (bijvoorbeeld goedkeuren aantal uren overwerk of gewerkte uren) het recht Mutaties behandelen hebben en moet gebruiker die de mutaties verwerkt (bijvoorbeeld aantal uren overwerk doorvoeren in de variabele gegevens) beschikking hebben over het recht Mutaties verwerken.
Wanneer er ook bijlages toegevoegd dienen te worden aan de declaraties, dan dien je ook de producten Dossiervorming Qwoater extended (970) en Dossiervorming Qwoater Documentgeneratie (909) te activeren. Let op: de bijlage mag een maximale grootte hebben van 10 mb.
Daarnaast moeten in de dossiervorming autorisatiematrix ook de rechten voor 'declaraties' aangevinkt zijn.
Welke loonvariabelen kun je declareren (Mutatieset ESS)
Niet alle looncomponenten en loonvariabelen zijn standaard te declareren door de werknemer. De werkgever moet zelf eerst bepalen welke componenten hiervoor in aanmerking komen. De gewenste componenten worden opgenomen in een hiervoor door de werkgever speciaal aangemaakte export loonresultaten. Het is aan te bevelen om in de naamstelling van de exportset (bijvoorbeeld mutatieset ESS) te vermelden dat het om een exportset gaat ten behoeve van het declareren van loonvariabelen. Dit om verwarring met andere sets te voorkomen. Alle componenten die in de exportset worden gestopt zijn te selecteren door de werknemer in het Werknemerloket zijn te verwerken in de variabele gegevens van een dienstverband.
Onderstaande schermprint geeft weer hoe een dergelijke set er uit zou kunnen zien.
In Loket Classic kun je op werkgeversniveau op het tabblad Salarisverwerking -> Exportset loonresultaten een exportset ten behoeve van de mutaties worden aangemaakt die vervolgens bij de administratie van een werkgever geactiveerd kan worden als mutatieset ESS (Werkgever -> Arbeidsvoorwaarden -> Administratie), zie onderstaande schermprint.
Zodra er een mutatieset wordt geactiveerd op werkgeverniveau zoals hierboven beschreven zal voor alle dienstverbanden de waarde Standaard gevuld worden bij mutatieset ESS (Dienstverband -> Uitgebreid -> Mutatie set ESS).
Per dienstverband kan worden aangegeven of een dienstverband moet worden uitgesloten van muteren door de werknemer (hiervoor selecteer je de instelling n.v.t.) of kan er worden afgeweken van de geselecteerde set op werkgeverniveau en kan er worden gekozen voor een andere mutatieset op werknemerniveau. In bovenstaand voorbeeld kan de werkgever kiezen om op werknemerniveau af te wijken van de set ‘standaard’ en kiezen voor een andere set.
Stappenplan indienen declaraties /mutaties
Na activatie van het product Muteren door werknemer (908) kan de werknemer zijn mutaties zelf doorgeven. In het werknemerloket verschijnt dan in de menubalk aan de linkerzijde de optie ‘Mutatie/declaratie’. Is bij de werkgever het product Qwoater extended (970) geactiveerd dan kan de werknemer bij de mutatie een bijlage toevoegen. Dit bonnetje is vervolgens bij de mutatie/declaratie in te zien zowel in het Werknemerloket als in Loket.nl.
Zie onderstaande schermafbeelding.
Mutatie / Declaratie -> Indienen
Datum: kies de datum waarop de declaratie betrekking heeft. Wanneer je een declaratie wilt indienen voor een dienstreis op 9 september 2016, is dit ook de ‘mutatiedatum’.
Betreft: Kies de kostensoort van de declaratie
Waarde: Bedrag van de declaratie
Bijlage: Voeg een foto of bestand toe. Alle gangbare bestandextensies zijn toegestaan
Opmerking: toelichting op de gemaakte kosten
Onderstaand voorbeeld laat een declaratie zien van gemaakte kosten voor een lunch onderweg in verband met een bezoek aan Accountantskantoor Pietje Puk op 9 september;
Na het klikken op de knop ‘indienen’ staat krijg je een bevestiging dat de mutatie succesvol is ingediend en is de mutatie ‘open’ voor behandeling door de leidinggevende. Openstaande mutaties worden door de leidinggevende behandeld en krijgen de status ‘goedgekeurd’ of ‘geweigerd’;
