Declareren / muteren door de werknemer via het Werknemerloket
Het is mogelijk dat werknemers zelf declaraties kunnen indienen via het Werknemerloket / ESS. Voorbeelden hiervan zijn bijvoorbeeld kilometers woon-werk verkeer. maar ook overuren of tijd-voor-tijduren. Zo kan een werknemer zelf zijn declaraties en/of gewerkte uren opgeven en kunnen deze na controle verwerkt worden in de variabele gegevens door de salarisadministrateur.
Deze declaraties kunnen worden beoordeeld door de werkgever waarna de salarisadministrateurs ze kunnen doorvoeren in de salarisadministratie. Op deze manier kan men ervoor kiezen voor "mutaties bij de bron". Door de werknemer zelf de mutaties / declaraties te laten invoeren, voorkom je dubbele invoer van mutaties met dubbel kans op fouten, maar hoeft er ook geen extra controle per invoer meer uitgevoerd te worden.
Producten en Rechten
Producten
Om gebruik te kunnen maken van het muteren / declareren door de werknemer dient in Loket.nl het product Muteren door werknemer (908) te worden geactiveerd op werkgeversniveau.
Wanneer er ook bijlages toegevoegd dienen te worden aan de declaraties, dan dien je ook de producten Dossiervorming Qwoater extended (970) en Dossiervorming Qwoater Documentgeneratie (909) te activeren. Let op: de bijlage mag een maximale grootte hebben van 10 mb.
Rechten
De gebruiker die de mutaties behandelt (bijvoorbeeld het behandelen van de declaratie of het aantal uren overwerk of gewerkte uren) het recht Mutaties behandelen hebben. De gebruiker die de mutaties verwerkt (bijvoorbeeld aantal uren overwerk doorvoeren in de variabele gegevens) moet beschikking hebben over het recht Mutaties verwerken.
Autorisatiematrix
In de dossiervorming autorisatiematrix ook de rechten voor 'Declaraties' aangevinkt zijn. Je vindt de autorisatiematrix in Loket.nl via HRM -> Dossiervorming -> Autorisatiemix.
Welke loonvariabelen kun je declareren / Mutatieset ESS aanmaken
Algemeen
Niet alle looncomponenten en loonvariabelen zijn standaard te declareren door de werknemer. De werkgever moet zelf eerst bepalen welke componenten hiervoor in aanmerking komen. De gewenste componenten worden opgenomen in een hiervoor door de werkgever speciaal aangemaakte componenten set.
Het is aan te bevelen om in de naam van de componenten set te vermelden dat het om een componenten set gaat ten behoeve van het declareren van loonvariabelen. De naam zou bijvoorbeeld "Mutatieset ESS" of "Mutaties Werknemerloket" kunnen zijn. Dit om verwarring met andere componenten sets te voorkomen.
Alle componenten in deze componenten set zijn te selecteren door de werknemer in het Werknemerloket en zijn ook te verwerken in de variabele gegevens van een dienstverband.
Aanmaken componenten set t.b.v. ESS / Werknemerloket
Je kunt de componenten set aanmaken in Loket.nl via Beheer -> Componenten sets. Voeg een nieuwe componenten set toe, waarbij Omschrijving en Soort verplicht zijn te vullen. Via de button Opslaan kun je de componenten set aanmaken.
De aangemaakte componenten set bevat nu nog geen looncomponenten.
De gewenste looncomponenten kun je nu toevoegen aan de aangemaakte componenten set. Na het toevoegen verschijnt een scherm waarin je looncomponenten kunt selecteren en kunt zoeken op zowel het nummer of de naam van het looncomponent als ook op de categorie van het looncomponent.
Je hoeft niet per sé telkens één looncomponent te zoeken, te selecteren en op te slaan. Je kunt meerdere looncomponenten achter elkaar zoeken en selecteren en pas als je alle gewenste looncomponenten hebt geselecteerd deze in één keer opslaan.
De uiteindelijke componenten set zou er dan bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:
Koppelen componenten set als standaard bij de Administratie
Als de componenten set voor ESS / Werknemerloket is aangemaakt, kun je die als standaard te gebruiken koppelen bij de betreffende Administratie via Arbeidsvoorwaarden -> Administraties -> Administratie voor salarisverwerking.
Standaard componenten set bij de Dienstverbanden
Zodra er een componenten set wordt geactiveerd op werkgeverniveau zoals hierboven beschreven, zal voor alle dienstverbanden de waarde Standaard gevuld worden bij het veld : Mutatie set ESS". Deze vind je bij de werknemer via Dienstverband -> Kenmerken/Uitgebreid -> Mutatie set ESS.
Per dienstverband kun je aangeven of dat dienstverband moet worden uitgesloten van het door de werknemer kunnen muteren via de componenten zet. Wijzig dan de waarde in N.v.t. bij het veld Mutatie set ESS. Het is ook mogelijk om bij dat dienstverband af te wijken van de standaard componenten set en te kiezen voor een andere componenten set. Bijvoorbeeld als je onderscheid wilt maken tussen werknemers die Oproepkracht zijn (en een componenten set moeten gebruiken waarbij o.a. ook de gewerkte uren kunnen worden gemuteerd) en werknemers met een vast dienstverband (die een componenten set moeten gebruiken zonder dat gewerkte uren gemuteerd kunnen worden).
Indienen declaraties / mutaties
Optie Mutatie/declaratie beschikbaar stellen
Na het activeren van het product Muteren door werknemer (908) kan de werknemer zijn mutaties zelf doorgeven. In het Werknemerloket verschijnt dan in de menubalk aan de linkerzijde de optie ‘Mutatie/declaratie’.
Bijlage kunnen toevoegen
Is bij de werkgever het product Qwoater extended (970) geactiveerd dan kan de werknemer bij de mutatie een bijlage toevoegen. Deze bijlage (bijvoorbeeld een bonnetje of een parkeerticket) is vervolgens bij de mutatie / declaratie in te zien zowel in het Werknemerloket als in Loket.nl.
Declaratie indienen
Als de werknemer bijvoorbeeld een declaratie wil indienen voor gemaakte onkosten, kan hij onder het kopje Indienen de declaratie toevoegen. In het veld Betreft kan gekozen worden uit de looncomponenten uit de eerder aangemaakte componenten set "Mutaties Werknemerloket". Heb je bij de betreffende werknemer een afwijkende componenten set gekozen, kan gekozen worden uit die looncomponenten.
| Veld | Toelichting |
| Datum | Kies de datum waarop de declaratie betrekking heeft. Dit kan de datum zijn van een dienstreis, maar ook de datum van een factuur of een parkeerticket. De ingevoerde datum is/wordt ook de mutatiedatum in Loket.nl. |
| Betreft | Kies de kostensoort van de declaratie of de urensoort van de gewerkte uren. |
| Waarde | Geef het bedrag van de declaratie of het aantal uren op. |
| Bijlage | Voeg een foto van de factuur of de factuur zelf als bijlage toe. De bijlage kan ook een afgetekende urenstaat zijn, waaruit de gewerkte (over)uren blijken. |
| Opmerking | Voeg desgewenst nog een toelichting toe op de gemaakte kosten of uren. |
De uiteindelijke declaratie zou er dan als volgt uit kunnen zien.
Als de gegevens correct zijn vastgelegd, kan de werknemer de declaratie indienen door op de knop Indienen te klikken. De werknemer krijgt een melding dat de declaratie succesvol is ingediend. De declaratie wordt nu onder het kopje Overzicht getoond met de status Open.
Declaratie bewerken / intrekken
Zolang de declaratie nog niet is verwerkt - de status is dan Open - kan de declaratie door de werknemer nog worden bewerkt en/of ingetrokken. Door op het pijltje achter de declaratie te klikken, verschijnt de inhoud van de declaratie en de opties Bewerken en Intrekken.
Bewerken
Via de optie Bewerken is het mogelijk om de declaratie na het indienen alsnog te bewerken. Bijvoorbeeld door de tekst bij de opmerking uit te breiden. Na het aanpassen kan de werknemer op de button Bijwerken klikken om de gewijzigde declaratie op te slaan.
Intrekken
Via de optie Intrekken is het mogelijk om de declaratie na het indienen alsnog in te trekken. Na bevestiging van het intrekken wordt de gehele declaratie verwijderd.
LET OP: Als de declaratie eenmaal in behandeling is genomen door degene die de declaraties goedkeurt en/of verwerkt, is het voor de werknemer niet meer mogelijk om de declaratie nog te bewerken of in te trekken!
Declaraties behandelen en verwerken
Degene die de declaraties moet behandelen en/of verwerken ziet de declaraties die in behandeling moeten worden genomen in het eigen Takencentrum staan. Het Takencentrum vind je op twee manieren:
- Via het icoontje naast je profiel:
- Via Takencentrum.
In het Takencentrum staan de te verwerken declaraties verzameld onder het gelijknamige onderdeel.
Behandelen
Degene die de declaraties moet behandelen kan op het onderdeel Declaraties klikken in het Takencentrum. De te behandelen declaraties worden getoond in het onderdeel Behandelen.
De declaratie kan voor het goed- of afkeuren eerst nog in zijn geheel worden bekeken door op het pijltje rechts te klikken. Alleen de bijlage bekijken kan ook door op het download icoontje naast het pijltje te klikken.
Als de declaratie in behandeling kan worden genomen, kan deze zowel individueel geselecteerd worden als ook alle declaraties tegelijk. De buttons Afkeuren en Goedkeuren kunnen worden gebruikt.
Afkeuren
Keur je een declaratie af, dan verdwijnt de declaratie uit de lijst met te behandelen declaraties. De werknemer ziet de afgekeurde declaratie in het Werknemerloket staan met de status Geweigerd.
Goedkeuren
Keur je een of meerdere declaraties goed, verdwijnen de goedgekeurde declaraties uit het onderdeel Behandelen. De werknemer ziet de goedgekeurde declaratie in het Werknemerloket staan met de status Goedgekeurd.
Verwerken
De goedkeurde declaratie(s) zijn verplaatst naar het onderdeel Verwerken. De verwerker van de declaratie kan de declaratie niet meer afkeuren, alleen nog op dezelfde manier bekijken zoals toegelicht hierboven bij het onderdeel Behandelen. Daarnaast kan de verwerker de declaratie toewijzen aan de juiste loonperiode van salarisverwerking.
Standaard staat de actuele loonperiode van salarisverwerking getoond. Het is mogelijk om daar vanaf te wijken en bijvoorbeeld een loonperiode in de toekomst te kiezen. De declaratie wordt dan pas in de volgende periode verwerkt. Dit zou wenselijk kunnen zijn als een oproepkracht al gewerkte uren heeft gedeclareerd van de huidige maand, maar standaard pas in de volgende maand worden uitbetaald.
Het is ook mogelijk om een loonperiode in het verleden te kiezen. In dat geval wordt de declaratie als een TWK-mutatie (terugwerkende kracht mutatie) verwerkt in de gekozen loonperiode van salarisverwerking.
Na het kiezen van de juiste loonperiode van salarisverwerking kan de declaratie worden verwerkt door op de button Verwerken te klikken.
Raadplegen
De verwerkte declaratie is uiteraard bij de werknemer zelf terug te vinden via Werknemer -> Salarisverwerking in de betreffende loonperiode van salarisverwerking.
Daarnaast is de verwerkte declaratie ook terug te vinden in de Browser Variabele Gegevens. Hier kun je ter controle de eerder aangemaakte componenten set "Mutaties Werknemerloket" selecteren. De verwerkte declaratie(s) worden dan bij de betreffende werknemer(s) getoond.
Tot slot zijn alle verwerkte declaraties uiteraard ook terug te vinden op de verschillende mutatie rapporten. Deze worden als bekend veronderstelt.