Documentgeneratie (Qwoater)

Volgen

Qwoater Extended bevat de functionaliteit documentgeneratie waarmee je, met behulp van templates, standaard documenten kunt genereren. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten of beloningsbrieven.

Stap 1: Template opbouwen

Om gebruik te maken van de functionaliteit documentgeneratie dien je eerst te beschikken over één of meerdere templates. Deze templates moeten de extensie .docx hebben.

Let er op dat je geen documentbeveiliging toepast bij het opslaan van de template (bijv. alleen lezen of wachtwoord)

Dit document vormt vervolgens de template van het te genereren document.

Met een tekstverwerker, zoals Word, bouw je het bestand op met een standaardtekst en/of logo.

Door specifieke placeholders te gebruiken, verwerk je bijvoorbeeld de voornaam, achternaam of geboortedatum op de juiste plaats in de template. De placeholders zijn in het document te herkennen aan de tekst die tussen de volgende tekens staat: <Voorbeeld>

Een lijst met beschikbare placeholders is te vinden in de bijlage van dit artikel of via deze link. Onderstaand een voorbeeld van een template.

 

Stap 2: Templates uploaden

Nadat de template in de tekstverwerker is aangemaakt en opgeslagen als .docx bestand, dien je de template te uploaden in Loket.nl. Dit gaat via Werkgever -> Beheer -> Dossiervorming -> Templates. Klik hier op de knop Toevoegen waarna een pop-upvenster verschijnt. In dit pop-upvenster kun je vervolgens de template uploaden. 

Het is mogelijk om templates voor Qwoater op een hoger niveau vast te leggen. Zo kan een groep samenhangende werkgevers gebruik maken van hetzelfde template dat éénmaal is vastgelegd. We gebruiken hiervoor de functionaliteit van consolidatie overzichten. Alles over consolidatie kun je lezen in de Handleiding geconsolideerde overzichten. Wij adviseren om altijd een dummy werkgever (moederbedrijf) aan te maken. Leg daar de templates vast die je in onderliggende werkgevers (dochterbedrijven) wil gebruiken. Koppel de dochterbedrijven aan het moederbedrijf via het veld onderdeel van zoals beschreven in de handleiding geconsolideerde overzichten. Zo is het mogelijk om éénmalig een template te maken en vast te leggen bij het moederbedrijf die je vervolgens bij de onderliggende dochterbedrijven kunt gebruiken.

 

Stap 3: Document genereren

3.1 Document genereren individueel 

Op basis van de beschikbare template(s) kunnen nu gepersonaliseerde documenten voor de werknemers aangemaakt worden. Ga hiervoor naar het dienstverband waarvoor je een document wilt genereren. Documentgeneratie tref je aan onder HRM -> Werknemersdossier -> Documentgeneratie. Een gebruiker kan alleen maar documenten genereren die behoren tot een categorie waarbij in de autorisatiematrix is aangegeven dat het document zichtbaar is voor zijn of haar type gebruiker (zie artikel Inrichting Dossiervorming (Qwoater)).

Vooraf kan een voorbeeld worden opgevraagd van het document.

Met de knop  zorg je ervoor dat het document direct wordt gegenereerd en direct worden opgeslagen in het werknemersdossier.

Wanneer je een document genereert voor een werknemer, dan wordt dat document altijd als PDF-versie aan de werknemer aangeboden. Werknemers kunnen dus niet het Word-bestand dat gegenereerd is openen, maar alleen een PDF-versie hiervan. Zo ben je er dus zeker van dat een werknemer een gegenereerd document niet kan wijzigen.

 

3.2 Document genereren collectief

Wat voor stap 3.1 geldt, geldt ook voor stap 3.2, het collectief genereren van een document. Het collectief genereren van documenten kun je op werkgeverniveau uitvoeren via de optie Werkgever -> HRM ->
Documentgeneratie. Klik op Genereer document(en). In het vervolgscherm kun je de werknemers
selecteren waarvoor je het document wilt genereren, de lijst met werknemers is gebaseerd op het
filter dat is toegepast op werkgeverniveau.

Als je op Volgende klikt, krijg je het genereer scherm waarin de template e.d. gekozen kan worden.
Als laatste kun je de documenten opslaan in het werknemersdossier . Je krijgt de melding dat het
verzoek in behandeling is bij Qwoater, de documenten staan binnen enkele momenten bij de
geselecteerde werknemers.


 

Instructievideo:

 

 
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 2 van 3