Introductie
Qwoater is een module waarin per werkgever en per dienstverband een digitaal dossier kan worden opgebouwd. Gebruikers kunnen allerlei documenten opslaan in verschillende formaten zoals docx, jpg, pdf en xml. Dit systeem legt belangrijke details van de documenten vast, zoals de datum van uploaden, categorie, kenmerken en een korte beschrijving. Ook worden de naam van de gebruiker en de originele bestandsnaam geregistreerd.
Voorbeelden van op te nemen documenten
• Kopie van identiteitsbewijs
• Arbeidsovereenkomst
• Pasfoto’s
• Cao-teksten
• Arbeidsvoorwaardenregelingen
• Pensioenregelingen
Hoe werkt het?
Product en autorisatie
Voordat je gebruik kunt maken van Qwoater, moet minimaal het product Dossiervorming Qwoater Lite (904) worden geactiveerd.
Werkgever -> Beheer -> Producten -> Dossiervorming Qwoater Lite (904)
Voor meer functionaliteiten kan je de volgende producten ook toevoegen. Hieronder vind je welke producten dat zijn en een beknopte omschrijving:
Documentgeneratie
Voor documentgeneratie (zie artikel Documentgeneratie (Qwoater)), moet het product Dossiervorming Qwoater Documentgeneratie (909) worden geactiveerd.
Dossiervorming Qwoater Extended
Met Dossiervorming Qwoater Extended (970) kun je op werkgeverniveau een overzicht opvragen van documenten in zowel het werkgeverdossier als het werknemersdossier. Nieuwe functionaliteiten voor Qwoater zullen aan dit product worden gekoppeld.
Rechtentoewijzing
Om Qwoater Lite en Extended te gebruiken, moeten rechten worden geactiveerd op basis van de bevoegdheid van de gebruiker. Op gebruikers- of teamniveau kunnen de volgende rechten worden ingesteld:
•Beheer WG dossier
• Raadplegen WG dossier
•Beheer WN dossier
• Raadplegen WN dossier
• Dossiervorming Qwoater templatebeheer
• Genereer document Qwoater
• Ondertekenen documenten
Om mutaties aan de autorisatiematrix te maken, moet het recht Beheren Qwoater Autorisatiematrix aanstaan.
Autorisatiematrix
Op werkgeverniveau kunnen autorisaties voor verschillende categorieën worden gedefinieerd. De autorisatiematrix vind je in Loket:
Werkgever -> HRM -> Dossiervorming.
Definieer per categorie welke gebruikers toegang hebben tot de documenten.
Categorie-indicaties:
| Iedereen | Iedere gebruiker kan de betreffende categorie inzien |
| Providergebruiker | De categorie is zichtbaar voor een gebruiker AK |
| Werkgevergebruiker | De categorie is zichtbaar voor een gebruiker WG |
| Afdelingsmanager | De categorie is zichtbaar voor een afdelingsmanager (MSS gebruiker) |
| Werknemer | De categorie is zichtbaar voor de werknemer |
Let op: Sommige categorieën zijn niet te beheren in de autorisatiematrix, zoals:
• Categorieën met een asterisk (*): Beschikbaar voor alleen de Providergebruiker.
• Categorieën beginnend met “Extra”: Beschikbaar voor werkgevers voor intern gebruik.
Werknemerloket
Documenttypes met de indicatie “zichtbaar voor werknemer” zijn toegankelijk voor werknemers in MijnLoket. Alleen documenten gekoppeld aan de werknemer zijn zichtbaar.
Voorbeeld: In de autorisatiematrix is vastgesteld dat de categorie Algemene overeenkomst / -reglement toegankelijk is voor werknemers.