Qwoater Extended bevat de functionaliteit documentgeneratie waarmee je, met behulp van templates, standaard documenten kunt genereren. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten of beloningsbrieven.
Stap 1: Template opbouwen
Om gebruik te maken van de functionaliteit documentgeneratie dien je eerst te beschikken over één of meerdere templates. Deze templates moeten de extensie .docx hebben. Dit document vormt vervolgens de template van het te genereren document.
Let er op dat je geen documentbeveiliging toepast bij het opslaan van de template (bijv. alleen lezen of wachtwoord)
Met een tekstverwerker, zoals Word, bouw je het bestand op met een standaardtekst en/of logo.
Door specifieke placeholders te gebruiken, verwerk je bijvoorbeeld de voornaam, achternaam of geboortedatum op de juiste plaats in de template. De placeholders zijn in het document te herkennen aan de tekst die tussen de volgende tekens staat: <Voorbeeld>.
In Loket.nl is het mogelijk om het logo van een werkgever op te nemen. Het in Loket.nl opgenomen logo kan tevens worden opgenomen in templates tbv documentgeneratie dossiervorming ( niet mogelijk in Loket.nl Classic)/ Een lijst met beschikbare placeholders is te vinden via deze link.
Onderstaand een voorbeeld van een template.
Stap 2: Templates uploaden
Nadat de template in de tekstverwerker is aangemaakt en opgeslagen als .docx bestand, dien je de template te uploaden in Loket.nl. Dit gaat via Werkgever -> Beheer -> Dossiervorming -> Templates. Klik hier op de knop Toevoegen waarna een pop-upvenster verschijnt. In dit pop-upvenster kun je vervolgens de template uploaden.
Het is mogelijk om templates voor Qwoater op een hoger niveau vast te leggen. Zo kan een groep samenhangende werkgevers gebruik maken van hetzelfde template dat éénmaal is vastgelegd.
Let op, doe dit alleen wanneer de werkgevers bij elkaar horen. Consolidatie is in de eerste instantie ontworpen om overzichten (waar bijvoorbeeld persoonsgegevens in staan) van meerdere bedrijven in 1 overzicht te presenteren.
We gebruiken hiervoor de functionaliteit van consolidatie overzichten. Alles over consolidatie kun je lezen in de Handleiding geconsolideerde overzichten. Wij adviseren om altijd een dummy werkgever (moederbedrijf) aan te maken. Leg daar de templates vast die je in onderliggende werkgevers (dochterbedrijven) wil gebruiken. Koppel de dochterbedrijven aan het moederbedrijf via het veld onderdeel van zoals beschreven in de handleiding geconsolideerde overzichten. Zo is het mogelijk om éénmalig een template te maken en vast te leggen bij het moederbedrijf die je vervolgens bij de onderliggende dochterbedrijven kunt gebruiken.
Stap 3: Document genereren
3.1 Document genereren individueel
Op basis van de beschikbare template(s) kunnen nu gepersonaliseerde documenten voor de werknemers aangemaakt worden. Ga hiervoor naar het dienstverband waarvoor je een document wilt genereren. Documentgeneratie tref je aan onder HRM -> Werknemersdossier -> Documentgeneratie. Een gebruiker kan alleen maar documenten genereren die behoren tot een categorie waarbij in de autorisatiematrix is aangegeven dat het document zichtbaar is voor zijn of haar type gebruiker (zie artikel Inrichting Dossiervorming (Qwoater)).
Met het veldje E-mail versturen regel je dat de betreffende werknemer een e-mailtje ontvangt met daarin de melding dat er een document is toegevoegd aan zijn of haar dossier.
Vooraf kan een voorbeeld worden opgevraagd van het document. Dit voorbeeld wordt vervolgens opgeslagen in het digitaal dossier van de werknemer onder het documenttype: ”Voorbeeld documentgeneratie*”. De werknemer heeft zelf geen toegang tot deze documenten. Indien het voorbeeld document definitief is kan deze eenvoudig aan de werknemer beschikbaar gesteld worden door het aanpassen van het documenttype naar bijvoorbeeld, Arbeidsovereenkomst.
Let op: Wanneer je een document genereerd voor een werknemer die in de toekomst in dienst treed dien je de peildatum te vullen met de in dienst datum. Een datum voor de datum dat de werknemer in dienst treed zorgt er voor dat bepaalde velden niet gevuld worden.
Wanneer je een document genereert voor een werknemer, dan wordt dat document altijd als PDF-versie aan de werknemer aangeboden. Werknemers kunnen dus niet het Word-bestand dat gegenereerd is openen, maar alleen een PDF-versie hiervan. Zo ben je er dus zeker van dat een werknemer een gegenereerd document niet kan wijzigen.
3.2 Document genereren collectief
Wat voor stap 3.1 geldt, geldt ook voor stap 3.2, het collectief genereren van een document. Het collectief genereren van documenten kun je op werkgeverniveau uitvoeren via de optie Werkgever -> HRM ->
Documentgeneratie. Klik op Genereer document(en). In het vervolgscherm kun je vervolgens de template kiezen en in het vervolgscherm de dienstverbanden.