Met behulp van signaleringen kun je in Loket.nl op een of meerdere vaste momenten vooraf (maar ook achteraf) een geautomatiseerde herinnering laten genereren. Het signaal herinnert jou als gebruiker op een door jou zelf bepaald moment aan de betreffende gebeurtenis, zodat je de bijbehorende acties, werkzaamheden en/of mutaties kunt uitvoeren.
Eigen signalen
Naast de standaard signaleringen kun je in Loket.nl ook eigen signalen vastleggen bij een werknemer. Ga bij de werknemer naar HRM -> Eigen signalen. Het aantal eigen signalen is onbeperkt. Een eigen signaal is zichtbaar voor alle Loket gebruikers.
Je kunt een eigen signaal beperken tot één keer signaleren door een vervaldatum in te geven. Het signaal zal dan automatisch op / vanaf die datum vervallen.
Als niet bekend is wanneer het eigen signaal eindigt, kun je een patroon van herhaling instellen. Door het veld Stel patroon in de waarde Ja te geven, kun je de frequentie van het eigen signaal opgeven via de velden Herhalen over en Periode. Vervolgens kun je zelf een aantal herhalingen opgeven, of het eigen signaal als oneindig definiëren.
De eigen signaleringen worden opgenomen in de dagelijkse procedure van de standaard signalen. Het signaleringsmoment van de eigen signaleringen kan uiteraard ook zelf bepaald worden. De signalering blijft actief totdat de behandelaar van de signalen het signaal in het Takencentrum met de button Markeren als gelezen kwalificeert.
Het eigen signaal wordt dan in het Takencentrum verplaatst van Openstaand naar Historisch.
Product en rechten
Voordat je gebruik kunt maken van signaleringen, zal het product Signaleringen (290) op werkgeverniveau geactiveerd moeten worden. Je kunt een product activeren in Loket.nl via Werkgever -> Beheer -> Producten -> Producten.
Om gebruik te maken van de module Signaleringen moeten tevens rechten geactiveerd worden (afhankelijk van de bevoegdheid van de gebruiker).
Gebruikers van accountants- of administratiekantoor
Voor de signalen wordt er onderscheid gemaakt tussen signalen voor de gebruikers van het accountants- of administratiekantoor en signalen voor gebruikers van werkgevers.
Een gebruiker met het recht Applicatiebeheer provider kan in Loket Classic op providersniveau onder Providergegevens -> Overig -> Signaal AK aangeven welke signalen gewenst zijn voor de gebruikers van het accountants- of administratiekantoor en hierbij het gewenste signaleringsmoment muteren.
Werkgevergebruikers
Op werkgeverniveau kan bij een werkgevergebruiker hierop worden afgeweken en de gewenste signalen en het bijbehorende signaleringsmoment worden aangegeven. Tevens kan worden aangegeven of de gebruiker een e-mail moet ontvangen van de ingestelde signalering.
Ga hiervoor naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht en kies de gewenste gebruiker. Ga bij die gebruiker naar Signalen en kies voor kies voor Wijzigen. De aanwezige signalen worden getoond.
Het toevoegen of verwijderen van een signalering kan eenvoudig door de betreffende signalering aan te vinken of juist uit te vinken. Met behulp van het zoek veld kun je zoeken naar een bepaalde signalering.
Afdelingsmanagers
Indien gebruik gemaakt wordt van afdelingsmanagers (ook wel Management Self Service of MSS genoemd) is het mogelijk om bij de werkgevergebruiker per signaal aan te geven of de gebruiker van alle werknemers het betreffende signaal wil ontvangen (standaard instelling) of dat alleen de werknemers gesignaleerd moeten worden van de afdeling(en) waartoe de gebruiker WG is geautoriseerd.
Informatie over welke gebruiker een afdelingsmanager is en voor welke afdelingen, vind je terug in Loket.nl bij elke afzonderlijke gebruiker. Ga bij de werkgever naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht en kies de gewenste gebruiker. Als de gebruiker een afdelingsmanager is, staat dit direct achter de naam van de gebruiker vermeld.
Informatie over de afdelingen waar de gebruiker afdelingsmanager van is, vindt je bij deze gebruiker bij Afdelingen.
Aanpassen signalen
Het is uiteraard ook mogelijk om de instellingen van een signaal aan te passen. Ga hiervoor naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht en kies de gewenste gebruiker. Ga bij die gebruiker naar Signalen en kies voor kies voor Wijzigen. De aanwezige signalen worden getoond.
Hieronder een korte toelichting over de instellingen die je per signaal kunt aanpassen.
Soort:
Hier selecteer je het het betreffende signaal wat je wilt gaan activeren.
Signaleringsperiode:
Hier kun je aangeven wanneer je het signaal wenst te ontvangen. Je geeft het aantal kalenderdagen op voorafgaand aan de gebeurtenis (of in sommige gevallen na de gebeurtenis) waarop je het signaal wenst te ontvangen.
Mail versturen:
Standaard worden de signalen uitsluitend in Loket.nl getoond. Wil je hier ook actief per mail over worden geïnformeerd, dan kun je dit veld op Ja zetten.
Alleen afdeling signalen:
Dit veld is specifiek voor de afdelingsmanager. Wanneer je dit veld op Ja zet, zorgt dit er voor dat de gebruiker uitsluitend signalen krijgt van zijn of haar afdeling.
Door het aanpassen van de standaard instellingen, kun je de werking van het signaal zo instellen dat het voldoet aan jouw wensen.
Signaal set
Vaak heeft je accountants- of administratiekantoor op providerniveau al één of meerdere signaal sets aangemaakt voor jou als werkgever. In een signaal set zitten een aantal voor gedefinieerde signalen, die al volledig zijn ingericht. Voor meer efficiency kun je bij de werkgevergebruiker kiezen voor één van deze signaal sets.
Klik op de button Toepassen en de signalen uit de signaal set worden geactiveerd. Sla hierna de mutaties bij de werkgevergebruiker op.
N.B.: Als er bij een werkgevergebruiker geen signalen zijn gedefinieerd, wordt de standaard instelling die op providerniveau is ingesteld toegepast. Als je geen signalen beschikbaar wilt stellen voor de werkgevergebruiker, dan kun je bij die werkgever één signaal definiëren dat nooit zal voorkomen bij de betreffende werkgever.
E-mailtekst signalen
Voor de signalen is een standaard e-mailtekst opgenomen in Loket.nl. Het is mogelijk de standaard e-mailtekst inclusief het adres van de afzender te wijzigen op provider- of werkgeverniveau. Zie het artikel E-mailteksten voor meer informatie.