Introductie
In Loket kun je door middel van signaleringen automatisch herinneringen instellen voor diverse gebeurtenissen. Dit helpt gebruikers om acties, werkzaamheden en/of mutaties tijdig uit te voeren. Je kunt zowel bestaande als eigen signalen configureren. Hieronder leggen we uit hoe je signaleringen kunt instellen en beheren.
Hoe werkt het?
Eigen signalen
Naast de standaard signaleringen kun je eigen signalen vastleggen bij een werknemer. Ga naar de werknemer onder HRM > Eigen signalen. Het aantal eigen signalen is onbeperkt en zichtbaar voor alle Loket gebruikers. Instellen doe je eenvoudig door:
• Een vervaldatum op te geven, waarna het signaal automatisch verdwijnt.
• Een herhaling voor signalen in te stellen wanneer de einddatum onbekend is, via Stel patroon in met de optie Ja. Vervolgens kun je via Herhalen over en Periode een frequentie definiëren. Signalen kunnen een oneindige herhaling krijgen of een specifiek aantal.
Eigen signaleringen worden geïntegreerd in de dagelijkse standaard signaleringsprocedure maar kunnen zelfstandig worden geactiveerd. Een signaal blijft actief totdat het in het Takencentrum als gelezen wordt gemarkeerd. Hierna wordt het signaal in het takencentrum verplaatst van Openstaand naar Historisch.
Signaleren en exporteren
Je kunt signalen exporteren naar een overzicht voor het werkgeverniveau, waarna je eenvoudig toegang krijgt tot alle relevante gegevens.
Product en rechten
Om gebruik te maken van signaleringen moet het Signaleringen (290) product op werkgeverniveau geactiveerd zijn via Werkgever > Beheer > Producten > Producten. Rechten moeten eveneens worden geactiveerd, afhankelijk van de bevoegdheid van de gebruiker.
Gebruikers van accountants- of administratiekantoor
Er is onderscheid tussen signalen voor gebruikers van accountants-/administratiekantoren en werkgevers. Gebruikers met het recht Applicatiebeheer provider kunnen onder Providergegevens > Overig > Signaal AK aangeven welke signalen nodig zijn, inclusief het signaleringsmoment.
Werkgevergebruikers
Op werkgeverniveau kun je signalen en bijbehorende momenten aanpassen voor een gebruiker, met de optie om een e-mail te ontvangen bij een ingesteld signaal. Dit doe je via Gebruikers > Gebruikersoverzicht > Selecteer de gebruiker > Signalen > Wijzigen.
Afdelingsmanagers
Indien gebruik gemaakt wordt van afdelingsmanagers is het mogelijk om bij de werkgevergebruiker per signaal aan te geven of de gebruiker van alle werknemers het betreffende signaal wil ontvangen (standaard instelling) of dat alleen de werknemers gesignaleerd moeten worden van de afdeling(en) waartoe de gebruiker WG is geautoriseerd.
Informatie over welke gebruiker een afdelingsmanager is en voor welke afdelingen, vind je terug in Loket bij elke afzonderlijke gebruiker. Ga bij de werkgever naar Gebruikers -> Gebruikersoverzicht en kies de gewenste gebruiker. Als de gebruiker een afdelingsmanager is, staat dit direct achter de naam van de gebruiker vermeld.