1. Waarom zie ik geen workflows bij de werkgever?
Controleer of het product Workflow Editor actief is en of je beschikt over het recht Raadplegen Workflow Editor of Beheer Workflow Editor.
2. Waarom ontvangt een gebruiker geen taak?
Mogelijke oorzaken:
- De gebruiker is niet gekoppeld aan de juiste rol.
- De stap is toegewezen aan een andere rol of uitvoerder.
- De workflowwijziging is gedaan nadat de aanvraag al was ingediend.
3. Waarom komt een aanvraag niet verder in de workflow?
De workflow wacht op afronding van de huidige stap. Controleer via Rapporten - Workflows welke gebruiker of rol de actie moet uitvoeren. Lees alles hierover in Procesbeheer - Inzicht in alle workflows – Loket helpdesk
Of wellicht staat de declaratie bij een Type gebruiker die niet bestaat bij de werkgever. Je dient dan een tijdelijke gebruiker aan te maken om de verlofaanvraag goed te keuren. Pas uiteraard ook de workflow aan.
4. Wat gebeurt er als een gebruiker uit dienst gaat?
Wanneer de workflow gebruikmaakt van rollen, hoef je alleen de rol aan een andere gebruiker te koppelen. De workflow zelf hoeft niet aangepast te worden.
5. Waar kan ik zien welke rollen aan een gebruiker gekoppeld zijn?
Via Werkgever → Gebruikers → Gebruikersoverzicht. Open de gebruiker en bekijk het onderdeel Rollen.
6. Wanneer gebruik ik rollen en wanneer gebruikerstypes?
Gebruik gebruikerstypes voor eenvoudige situaties. Gebruik rollen wanneer verantwoordelijkheden verdeeld zijn over meerdere personen of wanneer de inrichting toekomstbestendig moet zijn.
7. Kan ik het veld E-mailadres verlofaanvraag nog gebruiken?
Het veld E-mailadres verlofaanvraag gebruik je wanneer personen een melding moeten ontvangen over een verlofaanvraag, maar geen gebruiker zijn in de workflow of geen toegang hebben tot Loket.
Voorbeelden:
- Een algemeen HR-mailadres zoals hr@organisatie.nl
- Een gedeelde mailbox van een afdeling
- Een leidinggevende die alleen geïnformeerd hoeft te worden
Je kunt meerdere e-mailadressen invullen.
Let op: zodra je afwijkt van de standaardworkflow en gebruikmaakt van workflowstappen voor notificaties, taken of goedkeuringen, wordt niet meer gekeken naar de instellingen van:
- Beheer → Afdeling → E-mailadres verlofaanvraag
- Dienstverband → Uitgebreid → E-mailadres verlofaanvraag
In dat geval worden meldingen verstuurd op basis van de inrichting van de workflow.
Gebruik het veld E-mailadres verlofaanvraag vooral wanneer meldingen naar een e-mailadres moeten worden gestuurd dat niet gekoppeld is aan een Loket-gebruiker of wanneer je een gedeelde mailbox wilt informeren.
8. Waarom krijgt een gebruiker geen e-mail?
Er kunnen verschillende oorzaken zijn:
- Bij een taak- of goedkeuringsstap staat de optie voor het versturen van e-mails uit.
- De gebruiker is niet geselecteerd als uitvoerder in de workflowstap.
- De gebruiker is niet gekoppeld aan de juiste rol.
- Het e-mailadres ontbreekt of is onjuist op het gebruikersaccount.
- De workflow is aangepast nadat de aanvraag al was ingediend. Lopende aanvragen volgen namelijk de oude inrichting.
- Er wordt gewerkt met een rol, maar deze is niet gekoppeld aan een gebruiker.
- Er is gebruikgemaakt van het veld E-mailadres verlofaanvraag, terwijl de workflow meldingen juist via de ingestelde workflowstappen verstuurt.
Tip: Controleer via Werkgever → Rapporten → Workflows bij welke gebruiker of rol de aanvraag momenteel staat en controleer vervolgens de inrichting van de betreffende workflowstap.
9. Ik heb een afwijkende goedkeurder ingesteld. De afdelingsmanager (goedkeurder) ziet de verlofaanvragen van de andere afdelingsmanager (aanvrager) niet.
Wanneer je bij afdelingsmanagers Afwijkende goedkeurders inricht, is het belangrijk dat de afwijkende goedkeurder ook daadwerkelijk toegang heeft tot de afdeling.
Voorbeeld:
P. Joosten is gekoppeld aan de afdeling Support C als werknemer en P. Pots is ingesteld als afwijkende goedkeurder.
Deze koppeling werkt echter alleen als P. Pots ook daadwerkelijk afdelingsmanager is van Support C. Is dit niet het geval, dan worden de verlofaanvragen van P. Joosten niet naar P. Pots gestuurd.
Meer over het instellen van rollen lees je in dit artikel