1. Waarom zie ik geen workflows bij de werkgever?
2. Waarom ontvangt een gebruiker geen taak?
3. Waarom komt een aanvraag niet verder in de workflow?
4. Wat gebeurt er als een gebruiker uit dienst gaat?
5. Waar kan ik zien welke rollen aan een gebruiker gekoppeld zijn?
6. Wanneer gebruik ik rollen en wanneer gebruikerstypes?
7. Kan ik het veld E-mailadres verlofaanvraag nog gebruiken?
8. Waarom krijgt een gebruiker geen e-mail?
9. Ik heb een afwijkende goedkeurder ingesteld. De afdelingsmanager (goedkeurder) ziet de verlofaanvragen van de andere afdelingsmanager (aanvrager) niet.
10. Hoe stuur ik een e-mail over een verlofaanvraag naar iemand alleen ter kennisgeving?
1. Waarom zie ik geen workflows bij de werkgever?
Controleer of het product Workflow Editor actief is en of je beschikt over het recht Raadplegen Workflow Editor of Beheer Workflow Editor.
2. Waarom ontvangt een gebruiker geen taak?
Mogelijke oorzaken:
- De gebruiker is niet gekoppeld aan de juiste rol.
- De stap is toegewezen aan een andere rol of uitvoerder.
- De workflowwijziging is gedaan nadat de aanvraag al was ingediend.
3. Waarom komt een aanvraag niet verder in de workflow?
De workflow wacht op afronding van de huidige stap. Controleer via Rapporten - Workflows welke gebruiker of rol de actie moet uitvoeren. Lees alles hierover in Procesbeheer - Inzicht in alle workflows – Loket helpdesk
Of wellicht staat de declaratie bij een Type gebruiker die niet bestaat bij de werkgever. Je dient dan een tijdelijke gebruiker aan te maken om de verlofaanvraag goed te keuren. Pas uiteraard ook de workflow aan.
4. Wat gebeurt er als een gebruiker uit dienst gaat?
Wanneer de workflow gebruikmaakt van rollen, hoef je alleen de rol aan een andere gebruiker te koppelen. De workflow zelf hoeft niet aangepast te worden.
5. Waar kan ik zien welke rollen aan een gebruiker gekoppeld zijn?
Via Werkgever → Gebruikers → Gebruikersoverzicht. Open de gebruiker en bekijk het onderdeel Rollen.
6. Wanneer gebruik ik rollen en wanneer gebruikerstypes?
In de meeste situaties adviseren we om rollen te gebruiken. Rollen zijn flexibeler en maken je workflow makkelijker te beheren.
Gebruik een rol als:
- meerdere gebruikers dezelfde taak of goedkeuring moeten kunnen uitvoeren;
- je eenvoudig gebruikers wilt kunnen toevoegen of verwijderen zonder de workflow aan te passen;
- je een toekomstbestendige inrichting wilt.
Gebruik een gebruikerstype als:
- de taak altijd door een vast type gebruiker moet worden uitgevoerd, zoals een werkgevergebruiker of afdelingsmanager;
- het niet uitmaakt welke specifieke gebruiker deze taak oppakt.
7. Kan ik het veld E-mailadres verlofaanvraag nog gebruiken?
Het veld E-mailadres verlofaanvraag gebruik je wanneer personen een melding moeten ontvangen over een verlofaanvraag, maar geen gebruiker zijn in de workflow of geen toegang hebben tot Loket.
Voorbeelden:
- Een algemeen HR-mailadres zoals hr@organisatie.nl
- Een gedeelde mailbox van een afdeling
- Een leidinggevende die alleen geïnformeerd hoeft te worden
Je kunt meerdere e-mailadressen invullen.
Let op: zodra je afwijkt van de standaardworkflow en gebruikmaakt van workflowstappen voor notificaties, taken of goedkeuringen, wordt niet meer gekeken naar de instellingen van:
- Beheer → Afdeling → E-mailadres verlofaanvraag
- Dienstverband → Uitgebreid → E-mailadres verlofaanvraag
In dat geval worden meldingen verstuurd op basis van de inrichting van de workflow.
Gebruik het veld E-mailadres verlofaanvraag vooral wanneer meldingen naar een e-mailadres moeten worden gestuurd dat niet gekoppeld is aan een Loket-gebruiker of wanneer je een gedeelde mailbox wilt informeren.
8. Waarom krijgt een gebruiker geen e-mail?
Er kunnen verschillende oorzaken zijn, zoals
- Bij een taak- of goedkeuringsstap staat de optie voor het versturen van e-mails uit.
- De gebruiker is niet geselecteerd als uitvoerder in de workflowstap.
- De gebruiker is niet gekoppeld aan de juiste rol.
- Het e-mailadres ontbreekt of is onjuist op het gebruikersaccount.
- De workflow is aangepast nadat de aanvraag al was ingediend. Lopende aanvragen volgen namelijk de oude inrichting.
- Er wordt gewerkt met een rol, maar deze is niet gekoppeld aan een gebruiker.
- Er is gebruikgemaakt van het veld E-mailadres verlofaanvraag, terwijl de workflow meldingen juist via de ingestelde workflowstappen verstuurt.
Tip: Controleer via Werkgever → Rapporten → Workflows bij welke gebruiker of rol de aanvraag momenteel staat en controleer vervolgens de inrichting van de betreffende workflowstap.
9. Ik heb een afwijkende goedkeurder ingesteld. De afdelingsmanager (goedkeurder) ziet de verlofaanvragen van de andere afdelingsmanager (aanvrager) niet.
Wanneer je bij afdelingsmanagers Afwijkende goedkeurders inricht, is het belangrijk dat de afwijkende goedkeurder ook daadwerkelijk toegang heeft tot de afdeling.
Voorbeeld:
P. Joosten is gekoppeld aan de afdeling Support C als werknemer en P. Pots is ingesteld als afwijkende goedkeurder.
Deze koppeling werkt echter alleen als P. Pots ook daadwerkelijk afdelingsmanager is van Support C. Is dit niet het geval, dan worden de verlofaanvragen van P. Joosten niet naar P. Pots gestuurd.
Meer over het instellen van rollen lees je in dit artikel
10. Hoe stuur ik een e-mail over een verlofaanvraag naar iemand die de aanvraag niet mag goedkeuren?
Kan de ontvanger inloggen in Loket?
Ja
Maak een aparte rol aan, bijvoorbeeld Gebruiker voor notificaties, en koppel deze aan een workflowstap van het type Notificatie.
Hierdoor ontvangt de gebruiker wel een e-mail, maar krijgt hij of zij geen rechten om de verlofaanvraag goed te keuren. Zo houd je notificaties en goedkeuringsrechten netjes gescheiden.
Nee
Gebruik dan de velden E-mail verlofaanvraag:
- Beheer → Afdeling → E-mail verlofaanvraag
- Dienstverband → Uitgebreid → E-mail verlofaanvraag
Hier kun je één of meerdere e-mailadressen invullen van personen die geen gebruikersaccount in Loket hebben. Scheid meerdere e-mailadressen met een puntkomma (;) zonder spaties.
Let op: deze velden werken alleen als je de standaardworkflow van Loket gebruikt. Zodra je de workflow aanpast (zelfs één schuifje), worden deze velden niet meer gebruikt.