Stap 1: Controleer of de benodigde producten actief zijn
Voor het werken met verlofworkflows zijn de volgende producten relevant:
• MijnLoket
• MijnLoket Verlofkaart
• Workflow Editor
• MijnLoket Verlofaanvragen
• MijnLoket Verlofkalender
Let op: voor de producten MijnLoket Verlofkaart en MijnLoket Verlofaanvragen moet de verlofmodule in Loket geactiveerd zijn.
Stap 2: Controleer of gebruikers de juiste rechten hebben
Afhankelijk van de werkzaamheden zijn de volgende rechten beschikbaar:
• Raadplegen Workflow Editor
• Beheer Workflow Editor
• Procesbeheer workflows
• Raadplegen MijnLoket e-mailadres
• Behandelen verlofaanvragen
• Raadplegen verlofadministratie
• Beheer verlofadministratie
Bepaal vooraf welke gebruikers workflows mogen bekijken, beheren of opvolgen.
Stap 3: Breng de organisatiestructuur in kaart
Bepaal hoe de organisatie is ingericht:
• Zijn er afdelingen aanwezig?
• Zijn er afdelingsmanagers ingericht?
• Zijn er meerdere werkgevergebruikers?
• Zijn er specifieke personen die verantwoordelijk zijn voor HR- of verlofprocessen?
De antwoorden op deze vragen helpen bij het bepalen of je gaat werken met gebruikerstypes, rollen of een combinatie hiervan.
Stap 4: Bepaal de uitvoerders
Kies per stap wie verantwoordelijk is voor de uitvoering:
• Werkgever
• Afdelingsmanager
• Provider
• Een specifieke rol
Wanneer meerdere personen dezelfde verantwoordelijkheid hebben, is het vaak verstandig om hiervoor een rol te gebruiken.
Stap 5: Bepaal welke stappen nodig zijn
Een workflow kan bestaan uit maximaal zes stappen.
Beschikbare staptypen zijn:
• Notificatie
• Taak
• Goedkeuren
Bepaal welke stappen nodig zijn en in welke volgorde deze uitgevoerd moeten worden.
Stap 6: Bepaal welke e-mails verstuurd moeten worden
Per stap bepaal je wie een e-mail ontvangt.
Houd rekening met het volgende:
• Bij een notificatie wordt altijd een e-mail verstuurd.
• Bij een taak is e-mail optioneel.
• Bij een goedkeuring is e-mail optioneel.
Stap 7: Richt eventuele rollen in
Wanneer je met rollen werkt:
1. Maak de benodigde rollen aan op providerniveau.
2. Koppel de rollen aan de juiste werkgevergebruikers of afdelingsmanagers.
3. Controleer of iedere rol aan de juiste personen gekoppeld is.
Stap 8: Richt de workflow in
Ga naar:
Werkgever → Beheer → Workflows
Activeer de workflow en richt de gewenste stappen, uitvoerders en e-mailinstellingen in.
Stap 9: Controleer de inrichting
Controleer voordat de workflow in gebruik wordt genomen:
• Zijn alle benodigde producten actief?
• Hebben gebruikers de juiste rechten?
• Zijn de juiste uitvoerders geselecteerd?
• Zijn rollen correct gekoppeld?
• Staan de e-mailinstellingen goed?
• Is de workflow actief?
Stap 10: Controleer openstaande processen
Via:
Werkgever → Rapporten → Workflows
kun je controleren welke aanvragen lopen, welke stappen zijn uitgevoerd en bij welke gebruiker of rol een aanvraag momenteel ligt.