In dit artikel besteden we extra aandacht aan de conversie van Journaal basis naar Journaliseren. Je komt hier meer te weten over hoe we de conversie hebben aangepakt.
Mocht je bij of na de conversie tegen een foutmelding aanlopen dan zullen we deze ook hier nader toelichten.

Administratie komt niet voor in conversie overzicht:

1. 1. Administratie heeft product Journaal basis (938) niet aan staan
   2. Administratie heeft geen goedgekeurde verloning in actueel jaar
   3. Er is geen rekeningschema voor de administratie bekend
   4. Er zijn op administratieniveau geen grootboekrekeningen bekend

Welk journaal wordt gekoppeld?

1. 1. Rekeningschema is op Administratieniveau gedefinieerd;
      Op administratieniveau is een nieuw journaalprofiel toegevoegd met de naam en het cliëntnummer van de betreffende administratie.
      Onder journaalinrichting is het betreffende journaalprofiel geselecteerd.
   2. Rekeningschema is op Loonmodelniveau gedefinieerd;
      Op Loonmodelniveau is een nieuw journaalprofiel toegevoegd met de naam van het betreffende loonmodel.
      Dit journaalprofiel is voor de Administraties behorende bij het Loonmodel beschikbaar.
      1. Is er geen rekeningschema op Administratieniveau gedefinieerd dan wordt het journaalprofiel LM geselecteerd.
      2. Is er een rekeningschema op Administratieniveau gedefinieerd dan wordt het journaalprofiel ADM geselecteerd. (zie 2a)
   3. Rekeningschema is op Providerniveau gedefinieerd;
      Op Providerniveau is een nieuw journaalprofiel toegevoegd met de naam van het betreffende rekeningschema
      Dit journaalprofiel is voor alle administraties beschikbaar.
   4. Rekeningschema provider gekoppeld aan Administratieniveau en afwijkende grootboekrekeningen op Administratieniveau vastgelegd;
      1. Het journaalprofiel Provider geselecteerd bij betreffende Administratie. In het journaalprofiel zijn de afwijkingen doorgevoerd.
   5. Rekeningschema provider gekoppeld aan Loonmodelniveau en daarnaast zijn afwijkende grootboekrekeningen op Loonmodelniveau vastgelegd;
      1. In het journaalprofiel Provider is bij het betreffende Loonmodel de afwijking in het journaalprofiel doorgevoerd
   6. Rekeningschema provider gekoppeld aan Loonmodelniveau en daarnaast zijn afwijkende grootboekrekeningen op Loonmodelniveau en op Administratieniveau vastgelegd;
      1. In dit journaalprofiel is bij het betreffende Loonmodel de afwijking in het journaalprofiel doorgevoerd
      2. Vervolgens zijn in dit journaalprofiel bij de betreffende Administratie de afwijking in het journaalprofiel doorgevoerd. In één journaalprofiel tref je dan mutaties aan vanuit Provider-, Loonmodel,-, en Administratieniveau.

Worden alle verdelingseenheden naar kostenplaatsen geconverteerd?

Alle bestaande verdelingseenheden worden geconverteerd naar kostenplaatsen, met uitzondering van verdelingseenheid 0 (Algemeen). Heb je de verdelingseenheid 0 een aangepaste omschrijving gegeven dan wordt deze verdelingseenheid wél geconverteerd naar kostenplaatsen.

Kan ik verdelingseenheden buiten de conversie houden?

Het is niet mogelijk om verdelingseenheden buiten de conversie te houden. Deze worden direct via journaalverdeling aan medewerkers gekoppeld waarbij dezelfde verdelingseenheid is gekoppeld. Mochten er geen dienstverbanden aan een kostenplaats zijn gekoppeld dan kan de kostenplaats wél worden verwijderd. Indien er journaalresultaten bestaan op een kostenplaats dan mag deze uiteraard ook niet worden verwijderd.

Kan ik een cumulatieve journaalpost aanmaken over het gehele jaar?

Bij conversie kun je de 'datumaanvang' aangeven. Daarmee geef je aan vanaf welke verloningsperiode je met Journaliseren gaat starten. Als je vanaf periode 1 start kun je de cumulatieve journaalpost aanmaken vanaf periode 1. Start je op een later moment dan is dát de startdatum voor de cumulatie. In die situatie is het niet mogelijk om een cumulatieve journaalpost aan te maken over een volledig jaar. 

Wat is de eerste loonrun die wordt gejournaliseerd als je meerdere runs in één verloningsperiode hebt?

Je kunt in de journaalinrichting de 'Verloningsperiode vanaf' opgeven.
Wat gebeurt er dan als je voor het eerst wilt gaan starten met journalisern maar je hebt een eerste journaalpost van betreffende verloningsperiode reeds in je Journaal basis gejournaliseerd en ook geëxporteerd.

Voorbeeld: 

• Er is al een verloning geweest over maart (verwerkt via journaal basis)
• Er dient nog een verloning over maart plaats te vinden
• Je activeert het journaalprofiel met ingang van 1 maart
• Je kiest bij de inrichting voor
  • automatische starten journaalrun
  • automatische export

Wordt in deze situatie de tweede loonrun dan automatisch gejournaliseerd en/of geëxporteerd?

Antwoord:

Als je een periode selecteert (in dit voorbeeld 'Verloningsperiode vanaf' periode 3) en je hebt al een loonrun van die periode in Journaal basis verwerkt dan dien je deze ook op één of andere manier in Journaliseren te 'verwerken' (exporteren).
De tweede journaalrun van eenzelfde verloningsperiode wordt niet (automatisch) aangemaakt als de 1e journaalrun van betreffende verloningsperiode niet is aangemaakt. Deze wordt dus ook niet geëxporteerd. Er is immers geen journaal aangemaakt.
In dit voorbeeld moet je de eerste journaalrun handmatig aanmaken en handmatig op geëxporteerd zetten. 'Exporteren' kun je doen door de betreffende journaalrun te downloaden in het formaat dat is aangegeven (Niet versturen). Je kunt de journaalrun ook als csv downloaden onder Overzicht export journaalrun - Per run. Hier kun je vervolgens de journaalrun markeren als geëxporteerd.
Als je daarna de 2e loonrun draait kan de journaalrun wél worden automatisch gestart en automatisch geëxporteerd worden.
Uiteraard moet dan ‘Automatisch starten journaalrun’ op Ja staan. En om te exporteren moet ‘Automatisch exporteren’ op ja staan

Foutmeldingen

Foutmelding 215

(Journalisering is niet juist verlopen, neem contact op met de helpdesk)

Controleer of er medewerkers zijn die 2 keer op een zelfde kostenplaats/kostendrager zijn verdeeld. Je kunt dat heel eenvoudig checken via het Overzicht journaalverdeling dienstverband(en). Dit overzicht staat onder tabblad Journaliseren.

Foutmelding: Deze verdeling komt reeds voor bij administratie met cliëntnummer...

Je wilt op provider- of Loonmodelniveau een looncomponent koppelen aan een grootboekrekening. (Via Verdelingsschema) Hierbij verschijnt bovenstaande foutmelding.

In dit geval heb je bij de Administratie (zie cliëntnummer)  of eventueel Loonmodel, de looncomponent al gekoppeld aan een grootboekrekening. Je dient in dat geval op Administratieniveau (of Loonmodel) de betreffende component los te koppelen van de grootboekrekening. (Verwijderen uit Verdelingsschema). Vervolgens kun je op providerniveau (of loonmodelniveau) de betreffende component koppelen aan de gewenste grootboekrekening.
Deze waarde zal dan ook op Administratieniveau van toepassing zijn. Vervolgens kun je hier het grootboeknummer nog eventueel aanpassen. 

Overzicht voortgang en resultaat

Provider

Afwijkende verdeling aanwezig...:

• De koppeling van looncomponent met grootboekrekening wijkt in Journaalprofiel (verdelingsschema)  af van de inrichting in Rekeningschema (rekeningschema detail) 

In de foutmelding wordt de betreffende looncomponent genoemd.

Oplossing:
Journaalprofiel (verdelingsschema) aanpassen  zodat deze weer 1 op 1 is met het Rekeningschema (rekeningschema  detail).
De administraties hoeven niet weer opnieuw te worden geselecteerd. Deze draaien automatisch mee in het nachtelijk conversieproces.

Loonmodel

Afwijkende verdeling aanwezig...:

• De koppeling van looncomponent met grootboekrekening wijkt in Journaalprofiel (verdelingsschema)  af van de afwijkende inrichting in Rekeningschema (zie onderstaande schermafbeelding.

In de foutmelding wordt de betreffende looncomponent genoemd.

Oplossing:
Journaalprofiel (verdelingsschema) aanpassen  zodat deze weer 1 op 1 is met het Rekeningschema.
De administraties hoeven niet weer opnieuw te worden geselecteerd. Deze draaien automatisch mee in het nachtelijk conversieproces.

Administratie

Afwijkende verdeling aanwezig...:

• De koppeling van looncomponent met grootboekrekening wijkt in Journaalprofiel (verdelingsschema)  af van de afwijkende inrichting in Rekeningschema (zie onderstaande schermafbeelding.

In de foutmelding wordt de betreffende looncomponent genoemd.

Oplossing:
Journaalprofiel (verdelingsschema) aanpassen  zodat deze weer 1 op 1 is met het Rekeningschema.
De administraties hoeven niet weer opnieuw te worden geselecteerd. Deze draaien automatisch mee in het nachtelijk conversieproces.