Handleiding journaalprofiel

Met het journaalprofiel journaliseer je de loonkosten in Loket. Het profiel is tijdsafhankelijk en flexibel. In deze handleiding lees je hoe je het journaalprofiel inricht, toepast en gebruikt op de verschillende niveaus in Loket.

Wat kun je met het journaalprofiel?

Loket kent twee manieren van journaliseren:

• Journaal Basis: eenvoudig, maar beperkt.
• Journaalprofiel: tijdsafhankelijk en flexibel.

Met het journaalprofiel kun je:

• grootboekrekeningen verdichten;
• kostenplaatsen en kostendragers gebruiken;
• meerdere grootboekrekeningnummers aan één component koppelen.

Welk product en welke rechten heb je nodig?

Activeer het product Journaliseren (940). Daarnaast heb je deze rechten nodig:

• Beheer journaalapplicatie
• Raadplegen journaalapplicatie
• Beheer journaalprofiel
• Raadplegen journaalprofiel
• Starten journaalrun
• Exporteren journaalrun
• Raadplegen journaaloutput

Hoe richt je het journaalprofiel in?

Je richt het journaalprofiel in op providerniveau, loonmodelniveau of administratieniveau.

Providerniveau

Een journaalprofiel bestaat uit vijf tabellen:

• Grootboekrekeningschema
• Verdelingsschema
• Kostenplaats
• Kostendrager
• Koppeling kostenplaats en kostendrager

Hieronder zie je een voorbeeld van een verdelingsschema.

Kostenplaats en kostendrager
Werkt de administratie of het loonmodel met kostenplaatsen of kostendragers? Leg ze dan vast in de tabellen Kostenplaats en Kostendrager.

Koppeling kostenplaats en kostendrager
In het koppelingsschema leg je vast welke kostenplaats bij welke kostendrager hoort. Zo kun je bijvoorbeeld vastleggen dat de kostendrager Breda geen kostenplaats Loods heeft.

Overzichten downloaden
Wil je de inrichting controleren of vastleggen? Download dan van elke tabel een overzicht in csv-formaat.

Loonmodelniveau

Op loonmodelniveau zie je onder Journaal alle profielen die op providerniveau zijn aangemaakt. Hier kun je:

• een nieuw journaalprofiel maken dat alleen voor dit loonmodel geldt;
• een journaalprofiel van providerniveau aanpassen voor dit loonmodel.

Je wijzigingen zijn alleen in dit loonmodel zichtbaar.

Administratieniveau

Op administratieniveau zie je onder Journaal > Journaalinrichting alle profielen van providerniveau en loonmodelniveau. Hier kun je:

• een nieuw journaalprofiel maken dat alleen voor deze administratie geldt;
• een journaalprofiel van providerniveau of loonmodelniveau aanpassen voor deze administratie.

Je wijzigingen zijn alleen in deze administratie zichtbaar.

Hoe pas je het journaalprofiel toe op een administratie?

Op administratieniveau vind je het tabblad Journaal. Hier kies je een van de journaalprofielen die je op provider-, loonmodel- of administratieniveau hebt gemaakt. Het journaalprofiel is tijdsafhankelijk.

Bij het profiel geef je aan of Loket de journaalpost direct na het accorderen van de loonrun moet aanmaken. Zet je Automatisch starten journaalrun op Ja? Dan maakt Loket de journaalpost meteen aan in het formaat van je financiële applicatie.

Na het activeren van het profiel kies je de financiële applicatie voor deze administratie, zoals Exact Online, Twinfield, iMuis, Reeleezee of AccountView.

Wil je de journaalpost ook automatisch exporteren? En kan je financiële applicatie dat? Vul dan in dit scherm de inloggegevens van de financiële applicatie in. Loket stuurt de journaalpost dan direct door.

Boekingsperiode instellen

Werk je met Twinfield, iMuis, Reeleezee of AccountView? Dan kun je de boekingsperiode vastleggen in een schema. Daarin geef je per verloningsperiode aan in welke financiële periode Loket de journaalpost boekt. Zo voorkom je fouten bij een afwijkend boekjaar.

Afhankelijk van de verloningsperiode zie je een tabel met 12, 13 of 53 periodes.

Voorbeeld
Het financiële boekjaar loopt van 1 juli tot en met 30 juni. Je boekt verloningsperiode 7 dan in financiële periode 1. Daarna kies je het boekjaar: Verloningsjaar, Verloningsjaar -1 of Verloningsjaar +1.

Wat kan een werkgevergebruiker met het journaalprofiel?

Een werkgevergebruiker kan geen nieuw journaalprofiel maken. Dat doet een gebruiker van het accountantskantoor met de juiste rechten, op administratieniveau.

Een werkgevergebruiker kan wel het journaalprofiel van zijn eigen organisatie onderhouden. Daarvoor hoeft het profiel nog niet volledig ingericht te zijn. Een profiel met alleen een omschrijving is al genoeg.

De werkgevergebruiker vindt het profiel op werkgeverniveau onder Beheer > Journaal. Hij kan het profiel daar inrichten, onderhouden en koppelen aan het financiële pakket. Zijn inloggegevens voor dat pakket hoeft hij niet te delen met het accountantskantoor.

Hoe verdeel je de kosten per dienstverband?

Op dienstverbandniveau leg je onder Salarisverwerking > Verdeling de soort verdeling vast. Je kiest uit Factor of Normuren. De verdeling is tijdsafhankelijk en geldt per dienstverband, niet per werkgever.

Gebruik je geen kostenplaatsen of kostendragers? Dan heb je geen verdeling nodig.

Factorverdeling

Bij een factorverdeling verdeel je de kosten over kostenplaatsen en kostendragers in percentages of naar verhouding. Loket verdeelt de kosten dan naar rato.

Kies voor een factorverdeling als:

• een dienstverband een vaste verdeling heeft, bijvoorbeeld 50% administratie en 50% directie;
• je kostenplaatsen of kostendragers gebruikt, maar altijd 100% naar één verdeling boekt.

Normurenverdeling

Bij een normurenverdeling boekt Loket de kosten naar de kostenplaats en kostendrager van het dienstverband. Bij het invoeren van variabele gegevens selecteert Loket die automatisch. Kies je geen afwijkende kostenplaats of kostendrager? Dan boekt Loket de kosten op de standaardverdeling.

Kies voor een normurenverdeling als je de kosten per periode op basis van uren over verschillende kostenplaatsen wilt verdelen. Is de verdeling elke periode hetzelfde? Gebruik dan de factorverdeling.

Hoe werkt de verdeling bij variabele gegevens?

Factorverdeling

Een factorverdeling wijzig je alleen op dienstverbandniveau, onder Dienstverband > Journaalprofiel. Bij de variabele gegevens kun je een factorverdeling niet aanpassen. De journaalpost volgt altijd de inrichting van het dienstverband.

• Wil je met terugwerkende kracht wijzigen? Pas dan de ingangsdatum aan.
• Wil je vanaf een nieuwe datum een andere verdeling? Voeg dan een nieuw profiel toe. Loket sluit het bestaande profiel automatisch af.

Normurenverdeling

Heeft het dienstverband een normurenverdeling? Dan toont Loket bij het invoeren van de variabele gegevens de kostenplaats en kostendrager van die verdeling.

Moet een deel van de uren naar een andere kostenplaats of kostendrager? Kies die dan in de velden. Afhankelijk van de inrichting van het journaalprofiel toont Loket bij een kostenplaats de bijbehorende kostendrager.

Loket verdeelt alle loonkosten naar verhouding van de uren voor normuren en deeltijdfactor. Welke uren daaronder vallen, zie je in het overzicht Inrichting salarisverwerking. Hieronder zie je een voorbeeld.

Je kunt geen losse componenten buiten de verdeling houden. Boek daarom alleen de uren voor normuren en deeltijdfactor op een afwijkende kostenplaats of kostendrager.

Welke e-mails kun je instellen?

Journaliseren kan volledig automatisch gaan. Daarom kun je e-mailberichten instellen die Loket bij de journalisering verstuurt. Je richt de e-mailteksten en e-mailadressen in op providerniveau en op werkgeverniveau.

Hoe werk je met journaalruns?

Output

Onder Output vraag je op:

• een cumulatief journaal over de verloningsperiodes die je zelf kiest;
• een overzicht van de verdelingen (factor of normuren) per dienstverband;
• het mutatieverslag verdeling journaal.

Journaalrun starten

Wat er gebeurt, hangt af van je instellingen op administratieniveau:

• Automatisch starten staat aan: de journaalrun staat direct onder Niet geëxporteerde journaalruns. Exporteer je de run zelf, dan verhuist hij naar Geëxporteerde journaalruns.
• Automatisch exporteren staat ook aan: de run gaat direct naar Geëxporteerde journaalruns en Loket stuurt hem naar je financiële pakket. Dat kan bijvoorbeeld bij Exact Online, iMuis, Reeleezee en Twinfield.
• Automatisch starten staat uit: start de journaalrun zelf onder Acties.

Gebruik je een van deze pakketten, maar staat automatisch exporteren uit? Dan verstuur je de run zelf via Niet geëxporteerde journaalruns > Exporteren > Versturen.

Ging er iets mis bij het journaliseren? Dan staat de journaalrun met een foutverslag onder Overige journaalruns.

Journaalrun herrekenen

Het journaliseren staat los van de verloning. Heb je de verloning al geaccordeerd en de journaalrun al gemaakt? Dan kun je de verdeling nog aanpassen. Je hoeft de loonrun niet opnieuw te starten. Herreken alleen de journaalrun. Loket neemt de correcties ten opzichte van de vorige journaalrun mee.

Journaalrun verwijderen

Met deze optie verwijder je een journaalrun volledig.

Niet geëxporteerde journaalruns

Is de journaalrun zonder fouten aangemaakt? Dan staat hij onder Niet geëxporteerde journaalruns. Hier kun je:

• een overzicht in csv-formaat openen;
• de journaalpost downloaden in het exportformaat dat je nodig hebt;
• de journaalpost versturen, als je financiële pakket dat ondersteunt. Dat kan onder andere bij Exact Online, iMuis, Reeleezee en Twinfield.

De audittrail laat de status van de journaalrun zien, en wie de actie heeft uitgevoerd.

Geëxporteerde journaalruns

Download of verstuur je de journaalrun, of verstuurt Loket hem automatisch? Dan verhuist hij naar Geëxporteerde journaalruns en wordt de audittrail bijgewerkt. Heb je de run gedownload? Lees hem dan zelf in je financiële pakket in.

Overige journaalruns

Kan een journaalrun niet worden geëxporteerd? Dan staat hij hier. Wat de oorzaak is, lees je bij de status.

Wat betekent de status van een journaalrun?

Wat doe je bij de status Fout bij aanmaken?

Deze status kan verschillende oorzaken hebben. Controleer of:

• alle looncomponenten aan een grootboekrekening zijn gekoppeld;
• alle werknemers een verdeling hebben.

Download hiervoor de inrichtingsoverzichten. Heb je de fout opgelost? Maak de journaalrun dan opnieuw aan via Acties > Starten journaalrun.

Veelgestelde vragen

Ik krijg foutmelding 217. Wat moet ik doen?

(217) Geen verdeling gevonden voor de component, kostenplaats, kostendrager combinatie

De looncomponent staat niet in het verdelingsschema van het journaalprofiel. Voeg de component toe aan het verdelingsschema. Doe dat op het niveau waarop de component is toegevoegd: provider-, loonmodel- of administratieniveau.

Dit gebeurt vaak bij bedrag per eenheid. In het journaalprofiel staan alleen looncomponenten met journaalresultaten. De looncomponenten 103 tot en met 117 zijn standaard geen journaalcomponenten. Je bepaalt zelf hoe ze worden aangestuurd. Meestal zijn ze op loonmodel- of administratieniveau toegevoegd als betaling of inhouding.

Mijn journaalrun is niet meer in balans (foutcode 218). Hoe kan dat?

De journaalrun was bij het aanmaken in balans, maar achteraf niet meer. Daar zijn drie oorzaken voor.

1. Je hebt een grootboekrekening verwijderd nadat de journaalrun is aangemaakt

Een voorbeeld: na het aanmaken van de journaalrun koppel je een looncomponent aan een andere grootboekrekening. De oude grootboekrekening, waarop al geboekt is, verwijder je op administratieniveau. De journaalrun zelf verwijder je niet. Open je die run later opnieuw, dan kan Loket het oude rekeningnummer niet meer vinden. Het bedrag verdwijnt en de journaalpost is uit balans. Had de grootboekrekening nog in het rekeningschema gestaan, dan was er niets aan de hand.

Zo voorkom je dit:

• Grootboekrekening aanpassen zonder te verwijderen: herreken de journaalrun. Loket werkt de koppeling met je financiële pakket automatisch bij, bijvoorbeeld met Twinfield, Reeleezee of Exact Online.
• Grootboekrekening verwijderen waarop al geboekt is:
  1. Verwijder de journaalrun.
  2. Voer de aanpassing door.
  3. Verwijder de verkeerde grootboekrekening.
  4. Maak de journaalrun opnieuw aan met de juiste gegevens.

2. Je hebt later eenheden toegevoegd aan het verdelingsschema

Voeg je eenheden toe die er bij de inrichting nog niet in stonden? Dan moet je die eerst verlonen, anders kun je ze niet journaliseren.

Een voorbeeld: het profiel is gekoppeld per 1 januari 2022. Na de verloning van periode 5 voeg je componenten voor eenheden toe. Bij het journaal van periode 5 ontstaat dan een onbalans ten opzichte van de eerdere journaalruns. Verloon de eenheden daarom initieel, en niet als correctie op eerdere periodes in een aanvullende run van periode 5.

3. Je hebt de aansturing van een component gewijzigd

Wijzig je de aansturing van een component in het verdelingsschema terwijl het profiel gekoppeld is? Bijvoorbeeld van bruto naar netto? Dan is de component in maart bijvoorbeeld als bruto gejournaliseerd en in april als netto. Het journaal van april is dan uit balans ten opzichte van de eerdere journalen. Je lost dit op door de gewijzigde aansturing initieel te verlonen.