Conversie Journaal basis (938) naar Journaliseren (940)

Introductie
Dit artikel helpt je bij het omzetten van Journaal Basis (938) naar Journaliseren (940), oftewel het journaalprofiel. Voor gebruikers van externe applicaties worden deze gegevens meegenomen in de conversie, mits correct ingesteld. Dit is de eerste stap naar een uniforme manier van journaliseren binnen Loket.

Let op: Gebruikers die al het product Journaliseren (940) gebruiken hoeven deze conversie niet te volgen.

Hoe werkt het?

Stap 1 Voorbereidingen

Leg centraal e-mailadres vast: Zorg dat er op providerniveau een centraal e-mailadres wordt vastgelegd voor automatische processen. Dit kun je doen bij Providergegevens > Beheer > Emailteksten.

Pas je grootboekrekeningschema aan: In Journaal Basis kent Loket geen onderscheid tussen grootboekrekeningen met of zonder kostenplaatsen. Daarom wordt tijdens de conversie bij alle grootboekrekeningen standaard Kostenrekening = Ja opgenomen. Je kunt hier op ingrijpen door per grootboekrekening Kostenrekening op Ja of Nee te zetten. Voor een correcte conversie moeten de grootboekrekeningen juist zijn ingericht voordat de conversie plaatsvindt.

Stap 2 Conversietool en selecteren van administraties

Administraties selecteren: Ga naar Providerniveau (classic) en selecteer administraties onder Collectief via het segment Conversie journaal basis > Conversie. Hier kun je administraties selecteren op basis van diverse criteria. Een extra optie is Externe applicatie. Je kunt op deze manier ook per applicatie de conversie doorvoeren.

Let op: Met de koppen boven de kolommen (zie hieronder) kun je de waardes in de kolom collectief muteren. Je kunt er niet op filteren of sorteren.

Conversie uitvoeren: Klik op de conversiebutton om de geselecteerde administraties te converteren. De conversie vindt ’s nachts plaats, zodat je de volgende dag de resultaten kunt controleren.

Stap 3 Traject na conversie

Overzicht voortgang: Controleer de status van het conversieproces onder Provider > Overzichten provider > Administratie. Dit overzicht is beschikbaar in CSV, PDF en Excel.

Controle rekeningschema: Loket controleert bij conversie of er een eigen rekeningschema is, of een schema op loonmodel- of providerniveau. De huidige inrichting vind je onder Salarisverwerking > Overzichten > Grootboekrekeningnummers werkgever.

De letters in de laatste kolom tonen de herkomst van het schema.

A             providerniveau
L             loonmodelniveau
W           werkgeverniveau

Converteren verdelingseenheden naar kostenplaatsen: Loket controleert bij conversie of er een eigen rekeningschema is, of een schema op loonmodel- of providerniveau. De huidige inrichting vind je onder Salarisverwerking > Overzichten > Grootboekrekeningnummers werkgever.

Converteren van standaard verdeling naar journaalverdeling dienstverband: Bij gebruik op dienstverbandniveau wordt de verdelingseenheid omgezet naar een journaalverdeling met factor 100.

Controle na conversie: Na conversie kun je de status volgen via Provider > Overzichten provider > Administratie. Het overzicht is beschikbaar in CSV, PDF en Excel.
In het CSV-bestand kun je eenvoudig filteren op o.a.:

• Herkomst van het schema (Provider-, Loonmodel- of Administratieniveau) (A)
• Status van de conversie (Gereed, Reeds aanwezig of Uitgesloten) (B)
• Naam van de provider, loonmodel waar het rekeningschema is aangepast en naam aangeboden administraties. (C)
• Cliëntnummer (D) en administratienummer (E)
• Naam van het rekeningschema waarin de aanpassing heeft plaatsgevonden (F)
• Geconverteerde externe applicatie (H)
• Soort verdeling (Factor of Normuren) (I)
• Periode ingang (J)

Traceren van het rekeningschema CAO (M), Loonmodel (N)

• Fout (S) 
  • Foutmelding:  deze dient te worden hersteld. Vervolgens zullen de betreffende werkgevers automatisch worden geconverteerd
  • Signaal: conversie heeft plaatsgevonden maar de betreffende looncomponenten zijn niet geconverteerd omdat deze geen journaalbesturing hebben. Deze componenten zijn op loonmodel- of administratieniveau toegevoegd en hebben daar een besturing (betaling/inhouding) mee gekregen. 
    Je moet deze componenten op dat betreffende niveau aan het journaalprofiel toevoegen.

Handig om te weten

Uitleg over de statussen:

• Conversie gereed
  • Rekeningschema is toegevoegd
• Reeds gegevens aanwezig
  • Rekeningschema is niet opnieuw aangemaakt
• Staat klaar voor conversie
  • Betreffende administratie is vandaag aangeboden en zal vannacht worden geconverteerd of
  • betreffende administratie is aangeboden maar er is een fout gesignaleerd in het betreffende journaalprofiel. 
• Administratie uitgesloten
  • Je hebt aangegeven dat deze administratie niet in aanmerking hoeft te komen voor conversie.
• Signaal Alleen default verdelingseenheid aanwezig
  • Er is alleen Verdelingseenheid 0 (Algemeen) Deze wordt niet naar kostenplaats geconverteerd.
    Bestaat  de verdelingseenheid 0 met een naam <> Algemeen dan wordt deze wél geconverteerd.

Externe applicaties: Bij de overstap worden instellingen zoals “Automatisch exporteren” overgenomen. Na conversie wordt aangeraden om oude externe applicaties en product Financieel (49) te verwijderen om dubbele boekingen te voorkomen.

Journaal Basis en module ondersteuning: Journaal Basis (938) wordt niet meer ondersteund vanaf april 2024. Ook voor de Journaalmodule zullen er aanpassingen komen eind 2023/begin 2024.

Journaliseren met terugwerkende kracht: Zorg dat journaalposten niet dubbel in je financiële administratie komen. Zet 'automatisch exporteren' op nee en open handmatig de nog 'niet geëxporteerde journaalrun' in 'overzicht export journaalrun'.  Markeer de journaalpost al ‘Geëxporteerd'.

Als de journaalposten weer gelijk zijn met de journaalposten die je al eerder had geëxporteerd kun je weer het automatische exporteren vervolgen. 

Meer weten?
Voor verdere details en verklaringen over het conversieproces, raadpleeg het FAQ-document via de volgende link.