Deze beschrijving helpt je de koppeling met Exact Online in Loket.nl vast te leggen.
Het proces bestaat uit twee stappen:
1. Het aanmaken van de koppeling
2. Het koppelen van de koppeling aan de administratie (externe applicatie)
Bij het vastleggen van de koppeling blijft Exact Online ‘achter de schermen’ openstaan. Hierdoor zou
je per abuis, bij het vastleggen van meerdere koppelingen, automatisch de inloggegevens van de
vorige sessie over kunnen nemen waardoor de koppeling niet juist is.
Wij adviseren je dan ook na een succesvolle koppeling met de browser naar Exact Online te gaan, https://start.exactonline.nl Je komt dan direct, zonder in te loggen, in Exact Online. Zie onderstaande afbeelding.
Door hier te kiezen voor Uitloggen sluit je de sessie af en kan je de volgende koppeling in Loket.nl
vastleggen. Een ander methode is je browser te sluiten na het leggen van een koppeling.
Stap 1: het aanmaken van de koppeling
Om de nieuwe OAuth koppeling in te richten dien je eerst een keuze te maken:
- Je hebt als kantoor inloggegevens van Exact Online voor één of meer werkgevers. Zie A
- De werkgever heeft zelf inloggegevens van Exact Online. Zie B
A (gebruiker AK)
Op providerniveau leg je bij de gebruikers de link met Exact Online, Teams en gebruikers ->
Gebruikers AK -> Koppelingen
We adviseren een nieuwe gebruiker aan te maken voor de koppeling met Exact Online. Deze
gebruiker heeft geen rechten nodig. Ook is er is op providerniveau geen koppeling met teams of
werkgevers nodig. Het is mogelijk om de koppeling bij een bestaande gebruiker vast te leggen maar
dit raden wij af. Let op, koppelingen gemaakt op AK-niveau zijn te raadplegen door iedere AK-gebruiker met het recht Beheer Journaalapplicatie. Klik op de initialen in Loket.nl, rechtsbovenin en kies dan voor Mijn profiel.
Ga dan naar Mijn koppelingen en druk op Initieer koppeling.
Geef bij het veld Omschrijving een omschrijving die duidelijk aangeeft om welke koppeling het gaat. Nadat je op Verbinden klikt verschijnt een inlogscherm van de externe applicatie
Log in met jouw inloggegevens van ExactOnline. Als de koppeling succesvol is je automatisch teruggestuurd worden naar Loket.nl
B (gebruiker WG)
Navigeer naar Loket.nl!
Klik op de initialen in Loket.nl, rechtsbovenin en kies dan voor Mijn profiel.
Ga dan naar Mijn koppelingen en druk op Initieer koppeling.
Geef bij het veld Omschrijving een omschrijving die duidelijk aangeeft om welke koppeling het gaat. Nadat je op Verbinden klikt verschijnt een inlogscherm van de externe applicatie
Log in met jouw inloggegevens van ExactOnline. Als de koppeling succesvol is je automatisch teruggestuurd worden naar Loket.nl
Stap 2. Het koppelen van de koppeling aan de administratie (externe applicatie)
Bij het vastleggen van de nieuwe OAuth koppeling op werkgeverniveau krijgt de werkgevergebruiker
automatisch de door hem/haar gerealiseerde koppeling te zien. Een gebruiker AK kan een selectie
maken uit verschillende koppelingen op AK-niveau (indien aanwezig).
Afhankelijk van welke methode je gebruikt, kies je waar in Loket je de koppeling voor de werkgever vastlegt. Ook kun je hier aangeven of de journaalposten automatisch moeten worden aangeboden aan exact online.
Journaalprofiel (940)
Gebruik je het journaalprofiel? Dan leg je de koppeling vast onder wg -> beheer -> journaal -> journaalinrichting -> journaalapplicatie.
De werkgever gebruiker kan hier de koppeling wijzigen en instellen. Daar is het wel het recht Beheer journaalprofiel en Beheer journaalapplicatie voor nodig.
Voor meer informatie wat welke indicaties doen en hoe je automatisch journaliseren instelt; lees: Handleiding Journaalprofiel
Journaliseren met Exact Online direct
Maak je geen gebruik van automatisch journaliseren?
Volg dan onderstaande methode om de posten door te zetten naar Exact Online:
Ga naar de goedgekeurde loonrun in Loket. Afhankelijk van het gebruik van het standaard journaal
danwel journaalmodule klik je op Exact Online direct. In het popupvenster vul je de verschillende
velden en je selecteert de juiste koppeling in het veld Koppeling. Hierna klik je op Koppel.
Wil je wel automatisch journaalposten doorzetten naar exact online?
Zie dan de handleiding 'Journaalmodule' en dan het hoofdstuk 'automatisch journaliseren'.
Foutieve koppeling gemaakt?
Heb je per abuis een foutieve koppeling gelegd dan kun je deze op gebruikersniveau of via Mijn
koppelingen (middels tandwiel rechtsboven) verwijderen. De koppeling kun je niet verwijderen
indien deze in gebruik is bij een werkgever. Het verwijderen van een gebruiker waar een koppeling
actief is kun je niet verwijderen.
Het veld Laatst gebruikt op op providerniveau
Na het opgeven van een omschrijving voor de koppeling, registreert Loket.nl het moment van
aanmaken van de koppeling. Het veld Laatst gebruikt op toont automatisch de datum van de laatste
verbinding met Exact Online. In de praktijk is dit het moment van verzending journaalbestand naar
Exact Online.
Foutieve inloggegevens Exact Online gebruikt?
Indien de inloggegevens niet overeenkomen met de gegevens zoals deze bekend zijn in Exact Online
dan verschijnt onderstaande melding. Je moet dus inloggen met de gegevens waarmee je als
gebruiker bekend bent in Exact Online.