Inrichten koppeling Journalisering Exact Online

Volgen

Deze beschrijving helpt je de koppeling met Exact Online in Loket.nl vast te leggen.

Het proces bestaat uit twee stappen:

1. Het aanmaken van de koppeling

2. Het koppelen van de koppeling aan de administratie (externe applicatie)

Bij het vastleggen van de koppeling blijft Exact Online ‘achter de schermen’ openstaan. Hierdoor zou
je per abuis, bij het vastleggen van meerdere koppelingen, automatisch de inloggegevens van de
vorige sessie over kunnen nemen waardoor de koppeling niet juist is.

Wij adviseren je dan ook na een succesvolle koppeling met de browser naar Exact Online te gaan, https://start.exactonline.nl Je komt dan direct, zonder in te loggen, in Exact Online. Zie onderstaande afbeelding.

eol1.png

Door hier te kiezen voor Uitloggen sluit je de sessie af en kan je de volgende koppeling in Loket.nl
vastleggen. Een ander methode is je browser te sluiten na het leggen van een koppeling.

Stap 1: het aanmaken van de koppeling

Om de nieuwe OAuth koppeling in te richten dien je eerst een keuze te maken:
- Je hebt als kantoor inloggegevens van Exact Online voor één of meer werkgevers. Zie A
- De werkgever heeft zelf inloggegevens van Exact Online. Zie B

A (gebruiker AK)

Op providerniveau leg je bij de gebruikers de link met Exact Online, Teams en gebruikers ->
Gebruikers AK -> Koppelingen

We adviseren een nieuwe gebruiker aan te maken voor de koppeling met Exact Online. Deze
gebruiker heeft geen rechten nodig. Ook is er is op providerniveau geen koppeling met teams of
werkgevers nodig. Het is mogelijk om de koppeling bij een bestaande gebruiker vast te leggen maar
dit raden wij af.

Nadat je op het 'plus' icoontje bij Koppelingen klikt, verschijnt onderstaand popupvenster.

eol4.png


Geef bij het veld Omschrijving een omschrijving die duidelijkheid biedt bij het leggen van de
koppeling op werkgeverniveau. Nadat je op het 'play' icoontje klikt verschijnt een inlogscherm van
Exact Online.

eol5.png

 

Verwerk op het inlogscherm van Exact Online de gebruikersnaam en het wachtwoord die je als
kantoor hebt waarmee je de boekingen voor je werkgevers in Exact Online verwerkt.
Klik hierna op Login. Je komt dan weer automatisch terug in Loket.nl en je ziet de melding:

De koppeling is succesvol tot stand gebracht.

B (gebruiker WG)
Met eenzelfde soort functionaliteit kan een werkgever ook een koppeling leggen door te klikken op
Mijn koppelingen, via het menu achter het tandwiel rechtsboven in de applicatie.

eol10.png


Als de werkgever klikt op Mijn koppelingen verschijnt er een popupvenster,

eol6.png


Nadat de werkgever op het 'plus' icoontje heeft geklikt kan de werkgever de koppeling vastleggen,

eol7.png

Nadat de werkgever een omschrijving heeft opgegeven klikt de gebruiker op het icoontje
waarna het inlogscherm van Exact Online verschijnt. Hier verwerkt de werkgever de eigen
inloggegevens en klikt op de button Login. Als de koppeling succesvol is zal de werkgever
automatisch teruggestuurd worden naar Loket.nl en krijgt de melding:

De koppeling is succesvol tot stand gebracht.

Stap 2. Het koppelen van de koppeling aan de administratie (externe applicatie)

Bij het vastleggen van de nieuwe OAuth koppeling op werkgeverniveau krijgt de werkgevergebruiker
automatisch de door hem/haar gerealiseerde koppeling te zien. Een gebruiker AK kan een selectie
maken uit verschillende koppelingen op AK-niveau (indien aanwezig).

Afhankelijk van welke methode je gebruikt, kies je waar in Loket je de koppeling voor de werkgever vastlegt. Ook kun je hier aangeven of de journaalposten automatisch moeten worden aangeboden aan exact online. 

Journaalprofiel (940)

Gebruik je het journaalprofiel? Dan leg je de koppeling vast onder wg -> journaal -> journaalinrichting -> journaalapplicatie. 

De werkgever gebruiker kan hier de koppeling wijzigen en instellen. Daar is het wel het recht beheerjournaalprofiel en beheerjournaalapplicatie voor nodig.

Voor meer informatie wat welke indicaties doen en hoe je automatisch journaliseren instelt; lees: Handleiding Journaalprofiel

Journaal Basis (938) en Journaalmodule (939)

Via Werkgever -> Salarisverwerking -> Externe applicaties legt de werkgever of de gebruiker AK de
koppeling vast die bij deze werkgever gebruikt moet worden voor Exact Online. Dit kan de gebruiker als het 1 van de volgende rechten heeft:

Journaalmodule

Bevestigenpensioenaangifte

Beheerjournaalbasis

Journaliseren met Exact Online direct

Maak je geen gebruik van automatisch journaliseren?

Volg dan onderstaande methode om de posten door te zetten naar Exact Online:

Ga naar de goedgekeurde loonrun in Loket. Afhankelijk van het gebruik van het standaard journaal
danwel journaalmodule klik je op Exact Online direct. In het popupvenster vul je de verschillende
velden en je selecteert de juiste koppeling in het veld Koppeling. Hierna klik je op Koppel. 

Wil je wel automatisch journaalposten doorzetten naar exact online?

Zie dan de handleiding 'Journaalmodule' en dan het hoofdstuk 'automatisch journaliseren'. 

Foutieve koppeling gemaakt?
Heb je per abuis een foutieve koppeling gelegd dan kun je deze op gebruikersniveau of via Mijn
koppelingen (middels tandwiel rechtsboven) verwijderen. De koppeling kun je niet verwijderen
indien deze in gebruik is bij een werkgever. Het verwijderen van een gebruiker waar een koppeling
actief is kun je niet verwijderen.

Het veld Laatst gebruikt op op providerniveau
Na het opgeven van een omschrijving voor de koppeling, registreert Loket.nl het moment van
aanmaken van de koppeling. Het veld Laatst gebruikt op toont automatisch de datum van de laatste
verbinding met Exact Online. In de praktijk is dit het moment van verzending journaalbestand naar
Exact Online.

eol9.png

Foutieve inloggegevens Exact Online gebruikt?

Indien de inloggegevens niet overeenkomen met de gegevens zoals deze bekend zijn in Exact Online
dan verschijnt onderstaande melding. Je moet dus inloggen met de gegevens waarmee je als
gebruiker bekend bent in Exact Online.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0