Introductie
Om verlof te kunnen registreren en verwerken in Loket, moet eerst een verlofregeling worden aangemaakt. Deze regeling bepaalt hoe verlof wordt opgebouwd, afgerond en eventueel uitbetaald. Dit artikel beschrijft stap-voor-stap hoe je een verlofregeling instelt.
Hoe werkt het?
1. Voorwaarden voor gebruik
- Zorg dat de juiste producten en rechten zijn geactiveerd door je accountant of administratiekantoor.
- Ga naar Werkgever > Arbeidsvoorwaarden > Verlof om een nieuwe regeling toe te voegen.
Je kunt kiezen uit:
- Een nieuwe verlofregeling
- Een regeling op basis van een sjabloon (mits beschikbaar op providerniveau)
2. Instellen van de verlofregeling
Bij het aanmaken van de regeling vul je de volgende velden in:
| Instelling | Uitleg |
| Naam | Kies een herkenbare naam voor de regeling |
| Eenheid | Uren of dagen (advies: gebruik uren voor duidelijkheid) |
| Manier van afronden | Logisch, naar boven of naar beneden |
| Afronden op | 0,01 / 0,1 / 1,00 eenheden |
| Soort opbouw | Per uur, maand of jaar |
| Dag verlofopbouw | Dag van automatische opbouw. Vul je dit veld met een 0, dan wordt het niet automatisch opgebouwd en dien je altijd handmatig via Collectieve mutaties -> Verlofopbouw volgens regeling de rechten herrekenen.) |
| Verlof wettelijk | Aantal uren/dagen per jaar |
| Verlof bovenwettelijk | Aantal uren/dagen per jaar |
| ADV |
Vul hier het aantal ADV-uren of -dagen per jaar in (indien van toepassing). Heb je geen ADV-regeling? Vul dan 0 in. Gebruik je geen ADV maar bijvoorbeeld wel LFB-uren? Dan kun je die hier invoeren. Vergeet in dat geval niet om bij |
| Gebruik verlofrooster |
Binnen de verlofregeling is het mogelijk om een verlofrooster te definiëren. Dit verlofrooster kan aanvullend worden gebruikt op het arbeidspatroon dat op werknemersniveau is vastgelegd in het scherm Arbeidstijd. Wanneer er sprake is van een standaard werkweek van 40 uur, gelijkmatig verdeeld over maandag tot en met vrijdag (8 uur per dag), dan volstaat het om de optie Gebruik verlofrooster op Nee te zetten. Indien er echter sprake is van een afwijkende verdeling van de werkuren (bijvoorbeeld 4 dagen van 9 uur en 1 dag van 4 uur), dan is het gebruik van een verlofrooster aan te raden. In dat geval wordt bij het registreren of aanvragen van verlof automatisch het juiste aantal uren berekend, passend bij het werkpatroon van de medewerker. |
| Feestdagen |
Bepaal of bij verlofaanvragen rekening moet worden gehouden met officiële feestdagen. Zet je deze optie op Ja, dan worden feestdagen automatisch uitgesloten bij een aanvraag. Standaard zijn erkende christelijke feestdagen al opgenomen. Wil je extra feestdagen toevoegen? Ga dan naar: |
| Verlof direct uitbetalen |
Bepaal of verlof direct moet worden uitbetaald. Staat deze optie op Ja, dan wordt op basis van de ingevoerde uren automatisch een variabele mutatie aangemaakt (zie dit artikel voor uitleg). Deze functie is vooral handig bij het uitbetalen van verlof aan oproepkrachten. |
| Aantal peilmomenten |
Bij leeftijdsgebonden verlofopbouw kun je één of twee peilmomenten instellen, zoals vereist in sommige cao’s (bijv. Metaal). Deze leg je vast via Peildag en Peilmaand. Let op: verlofrechten gelden altijd voor een heel jaar. Kies je voor twee peilmomenten, dan wordt het jaarlijkse aantal verlofuren automatisch door twee gedeeld. Houd hier rekening mee bij de inrichting. |
| Manier van toekennen | Is er extra verlof op basis van zowel leeftijd als dienstjaren? Geef dan in dit veld aan of beide regelingen moeten worden toegepast (Alles), of alleen de hoogste waarde van de twee (Alleen hoogste waarde). |
3. Extra verlof op basis van leeftijd, dienstjaren of salaris
Na het opslaan van de regeling kun je extra verlofrechten toevoegen:
- Klik op het plusje bij de gewenste categorie
- Vul in: vanaf jaar/maand, tot en met jaar/maand, aantal verlof en ADV
⚠️ Let op bij het invullen van Vanaf maand en Tot en met maand:
- Waarde 0 betekent de geboortemaand van de werknemer.
- Waarde 11 betekent 11 maanden ná de geboortemaand.
Daarom kan Tot en met maand niet op 12 worden gezet en mag Vanaf maand niet starten met 1.
4. Automatische Verlofuren in ESS
De automatische vulling van verlofuren in ESS is afhankelijk van vier instellingen:
-
Verlofrooster ingesteld
Werkgever > Arbeidsvoorwaarden > Verlof > Verlofrooster = Ja -
Verlof bepalen via arbeidspatroon
Werknemer > Arbeidstijd > Verlof bepalen m.b.v. arbeidspatroon -
Afwijkende uren per week
Werknemer > Arbeidstijd > Afwijkend uren per week -
Arbeidspatroon gevuld
Werknemer > Arbeidstijd > Arbeidspatroon
| Verlofrooster ingesteld | Ind. verlof bepalen mbv arbeidspatroon | Afwijkende uren | Arbeidspatroon gevuld | Resultaat |
| nee | nee | nee | nee | ploeguren / 5 |
| nee | nee | nee | ja | ploeguren / 5 |
| nee | ja | nee | nee | ploeguren / 5 |
| ja | ja | nee | nee | ploeguren / 5 |
| nee | ja | ja | nee | afwijkende uren / 5 |
| ja | ja | ja | nee | afwijkende uren / 5 |
| nee | nee | ja | nee | afwijkende uren / 5 |
| nee | nee | ja | ja | afwijkende uren / 5 |
| nee | ja | ja | ja | o.b.v. arbeidspatroon |
| nee | ja | nee | ja | o.b.v. arbeidspatroon |
| ja | ja | nee | ja | o.b.v. arbeidspatroon |
| ja | ja | ja | ja | o.b.v. arbeidspatroon |
| ja | nee | nee | nee | o.b.v. verlofrooster |
| ja | nee | ja | nee | o.b.v. verlofrooster |
| ja | nee | nee | ja | o.b.v. verlofrooster |
| ja | nee | nee | nee | o.b.v. verlofrooster |