Inrichting verlofmodule: Stap 1 Het aanmaken van de verlofregeling

Om te kunnen werken met de verlofmodule moeten er eerst rechten en producten voor je aangezet worden door je contactpersoon van je accountants- administratiekantoor.
Nadat dit is geregeld, kun je via Arbeidsvoorwaarden -> Verlof een regeling gaan toevoegen. Hierbij krijg je de keuze of je een nieuwe verlofregeling wilt aanmaken of een verlofregeling a.d.h.v. een sjabloon wilt aanmaken. Voor de laatste optie dienen er wel verlofregelingen op providerniveau aangemaakt te zijn.

Opbouw verlofregeling

Voor het opbouwen van de verlofregeling is het nodig om onderstaande velden in te vullen. Het is mogelijk om meerdere verlofregelingen toe te voegen. Op het moment dat je de eerste verlofregeling hebt toegevoegd, kun je de volgende aanmaken.

Naam:
Kies een naam voor de verlofregeling die je wilt opbouwen

Eenheid:
Bepaal of de verlofregeling moet worden vastgelegd op basis van uren of dagen.
Wij adviseren om de indicatie uren te gebruiken. Dit is duidelijker voor de werknemers.

Manier van afronden:
Bepaal of het verlof logisch, naar boven of naar beneden moet worden afgerond.
Afronden op:
Bepaal hoe het verlof moet worden afgerond; op 0,01, 0,1 of 1,00 eenheden.

Soort opbouw:
Bepaal of het verlof per uur, maand of per jaar opgebouwd moet worden. Voor de opbouw per uur zie ook dit artikel.

Dag verlofopbouw:
De dag van de maand waarop het verlof 's nachts automatisch moet worden opgebouwd.
Vul je dit veld met een 0, dan wordt het niet automatisch opgebouwd en dien je altijd handmatig via Collectieve mutaties -> Verlofopbouw volgens regeling de rechten herrekenen.

Verlof Wettelijk:
Bepaal het aantal uren of dagen wettelijk verlof op jaarbasis en vul dit hier in.

Verlof Bovenwettelijk:
Bepaal het aantal uren of dagen bovenwettelijk verlof op jaarbasis en vul dit hier in.
Aantal ADV: 
Bepaal (indien van toepassing) het aantal uren of dagen ADV op jaarbasis en vul dit hier in.
Ken je geen ADV-regeling, vul dit veld dan met een 0.
Gebruik je geen ADV, maar bijvoorbeeld wel LFB uren, dan kun je je LFB uren bij het aantal ADV invoeren.

Let op dat je bij Beheer ->  Tabellen -> Verlofsoort afwijking -> dan ADV hernoemt naar LFB. 

Gebruik verlofrooster:
Bij de verlofregeling is het mogelijk om een verlofrooster te definiëren. Dit verlofpatroon kan naast het bestaande arbeidspatroon wat op werknemersniveau is gedefinieerd op het scherm Arbeidstijd, worden gebruikt. Indien je een normale werkweek kent van 40 uur per week en een evenredige verdeling van de uren per dag gewerkt wordt (maandag t/m vrijdag 8 uur) kun je Gebruik verlofrooster op Nee zetten, indien een andere verdeling van toepassing is (bijvoorbeeld 4x9 en 1x4) is het toepassen van een verlofrooster erg handig. Bij de verlofmutaties en/of aanvragen zal dan namelijk automatisch het juist aantal uren worden bepaald.

Feestdagen:
Bepaal of er rekening gehouden dient te worden met de officiële feestdagen. Als deze indicatie op Ja wordt gezet, zal de feestdag niet worden aangemerkt bij een verlofaanvraag.
Standaard houden we rekening met de erkende Christelijke feestdagen. Ken je nog andere feestdagen? Dan kun je deze eenvoudig toevoegen via Werkgever -> Beheer -> Tabellen -> Feestdagen werkgever

Verlofuren direct uitbetalen:
Bepaal of het verlof direct moet worden uitbetaald of niet. Als deze indicatie op Ja staat, zal er op basis van de vastgelegde uren in de variabele gegevens een variabele mutatie worden aangemaakt. (zie hiervoor dit artikel voor verdere toelichting).
Dit wordt vaak gebruikt voor het direct uit kunnen betalen van verlof bij oproepkrachten.

Aantal peilmomenten:
Als er sprake is van een extra verlofopbouw op basis van leeftijd, dan kun je werken met 1 of 2 peilmomenten. In sommige CAO's is hier sprake van (zoals bij Metaal).
Je kunt hierna de peilmomenten vastleggen bij Peildag en Peilmaand.
Let op: de verlofaantallen in een verlofregeling worden altijd behandeld als zijnde rechten voor een heel jaar. Indien er wordt gekozen voor 2 peilmomenten dan worden de aantallen bij de opbouw door 2 gedeeld. Houd hier rekening mee bij het inrichten.

Manier van toekennen:
Is er sprake van extra verlofopbouw op basis van leeftijd EN bijvoorbeeld op basis van dienstjaren, dan kun je met dit veld aangeven of beide extra verlofregelingen moet worden toegepast (Alles) of alleen de hoogste van de twee (Alleen hoogste waarde)

Vastleggen van Extra verlof opbouw

Zodra je de verlofregeling hierna opslaat, is het mogelijk om het extra verlof bij leeftijd, dienstjaren en/of op basis van salaris vast te leggen. Deze extra verlofrechten worden bij het bovenwettelijk verlofrecht geplaatst. Zie onderstaand voorbeeld.

Je klikt bijvoorbeeld op het plusje bij Extra verlof op basis van leeftijd en je kunt vervolgens de vanaf jaar, vanaf maand, tot en met jaar, tot en met maand, aantal verlof en aantal ADV vullen.

Let op bij Vanaf maand en Tot en met maand. De waarde 0 houdt in dat er gekeken wordt naar de maand waarin de werknemer jarig is. Tot en met maand 11 houdt in 11 maanden na de maand waarin de werknemer jarig is geweest. Vandaar dat dit veld dus niet aangepast kan worden naar 12 en dat de Vanaf maand niet start met een 1.

Wanneer je dit hebt gevuld is het tijd om de verlofregeling te koppelen aan de werknemers.

Ga naar de volgende stap --> Inrichting verlofmodule: Stap 2 Koppelen verlofregeling aan werknemers.

Hoeveel uur wordt er automatisch gevuld in ESS?

Er zijn vier instellingen:
-Verlofrooster ingesteld
Is het verlofrooster gevuld in de verlofregeling?
Werkgever -> Arbeidsvoorwaarden -> Verlof -> Verlofrooster = Ja

-Indicatie “Verlof bepalen mbv arbeidspatroon”
Werknemer -> Arbeidstijd -> Verlof bepalen mbv arbeidspatroon

-Afwijkende uren
Werknemer -> Arbeidstijd -> Afwijkend uren per week

-Arbeidspatroon gevuld
Werknemer -> Arbeidstijd -> Arbeidspatroon

Let op, bij toepassing van meerdere verlofregelingen bij een werknemer, moet in iedere regeling hetzelfde verlofrooster worden gevuld indien de wens is om hier gebruik van te maken. 


Resultaten van de instellingen:

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.