Introductie
Als de verlofregeling is ingericht kun je starten met de opbouw van de verlofrechten voor de medewerkers, dit kan collectief of op individueel dienstverbandniveau.
LET OP: beide opties werken onafhankelijk van elkaar. Dus als dezelfde mutatie zowel collectief als individueel wordt doorgevoerd, worden deze beide verwerkt.
Collectief verlof opbouwen
De rechten van het wettelijk verlof, bovenwettelijk verlof en/of ADV kun je collectief opbouwen voor alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling.
- Ga naar Werkgever > Collectief > Verlof > Verlofopbouw volgens regeling.
- Kies een regeling en selecteer alle of de betreffende werknemers.
- Klik op toepassen.
Voor medewerkers die in- of uit dienst treden tijdens het kalenderjaar, wordt het verlofrecht naar rato berekend. Hierbij wordt ook rekening gehouden met wijzigingen in de parttimefactor gedurende het jaar, evenals met de datum in het veld ‘Aanstelling t/m’. Bij aanpassing of verwijdering van deze datum zal het systeem bij een volgende collectieve verlofopbouw het verlofrecht opnieuw berekenen.
Het collectief opbouwen van verlof kan meerdere keren per jaar worden uitgevoerd. In de volgende situaties zal het systeem een herberekening van het (extra) verlofrecht uitvoeren:
- In- of uitdiensttreding tijdens het kalenderjaar
- Wijziging van arbeidsduur
- Wijziging van ploeguren bij gelijkblijvende afwijkende uren
- Aanpassing van de datum in ‘Aanstelling t/m’
De herberekening is gebaseerd op de waarden in de velden ‘In dienst’, ‘Uit dienst’, ‘Aanstelling t/m’, ‘Ploeg’ en ‘Afwijkende uren’. De laatste twee velden zijn te vinden op werknemerniveau onder het scherm ‘Dienstverband’ bij ‘Arbeidstijd’. De berekening vindt altijd plaats op basis van kalenderdagen.
Wanneer bij de verlofregeling een specifieke dag voor verlofopbouw is ingesteld, zal het systeem de herberekening automatisch uitvoeren in de avond van die dag. Is dit niet het geval, dan dien je de verlofregeling handmatig opnieuw toe te passen om de juiste naar rato berekening en opbouw te realiseren.
Onderstaand een aantal voorbeelden om het één en ander te verduidelijken. De berekeningen zijn allen op basis van wettelijk verlof, de berekeningen voor bovenwettelijk verlof en ATV gaan op dezelfde wijze.
Vakantierechten 2025
| Wettelijk verlof | 160 uren |
| Bovenwettelijk verlof | 40 uren |
| ATV | 48 uren |
| Ploeg 1 | 40 uren |
| Kalenderdagen | 365 dagen |
Voorbeeld 1:
Medewerker de Winter, in dienst 1-1-2025, ploeg 1 (40 uur), werkt 40 uur (100%), uit dienst 17 maart 2025.
Rechten 2017 Wettelijk verlof medewerker de Winter
Wettelijk verlof per kalenderdag (2025): 160 uur/365 dagen = 0,4384 uren per dag
Aantal kalenderdagen binnen het dienstverband: 1-1-2025 t/m 17-3-2025 = 76 dagen
Parttime percentage is over de gehele periode: 40 uur /40 uur *100% = 100%
De berekening is dan als volgt:
0,4384… uren per dag * 76 dagen * 100% = 33,32 uren wettelijk verlof
Voorbeeld 2:
Medewerker Tevreden, in dienst 1-7-2024, ploeg 1 (40 uur) werkt 16 uur (40%), gaat per 1-8-2025 32 uur (80%) werken.
Rechten 2025 Wettelijk verlof medewerker Tevreden
Wettelijk verlof per kalenderdag (2025): 160 uur/365 dagen = 0,4384 uren per dag
Aantal kalenderdagen binnen het dienstverband: 1-1-2025 t/m 31-12-2025 = 365 dagen
Parttime % periode 1 (1-1-2025 t/m 31-7-2025): 16 uur / 40 uur *100% = 40%
Parttime % periode 2 (1-8-2025 t/m 31-12-2025): 32 uur / 40 uur * 100% = 80%
Aantal kalenderdagen periode 1 (1-1-2025 t/m 31-7-2025): 212 dagen
Aantal kalenderdagen periode 2 (1-8-2025 t/m 31-12-2025): 153 dagen
De berekening is dan als volgt:
Periode 1: 0,4384… uren per dag * 212 dagen * 40% = 37,17 uren wettelijk verlof
Periode 2: 0,4384… uren per dag * 153 dagen * 80% = 53,65 uren wettelijk verlof
Totaal wettelijk verlof: = 90,82 uren wettelijk verlof
Individueel verlof opbouwen
In sommige gevallen zal je ook het verlofrecht individueel willen toekennen. In dit geval ben je zelf verantwoordelijk voor het herberekenen en invoeren van het totale vakantierecht over de resterende duur van het dienstverband. Hierbij kan geen onderscheid worden gemaakt naar de aanvullende rechten op basis van leeftijd, dienstjaren of salaris.
- Ga naar Werknemer > HRM > Verlofadministratie > Verlof WN.
- Klik op het ‘Plusje’
- Selecteer de juiste data, verlofsoort en mutatiesoort vul hierna de zelf berekende uren in.
- Klik op opslaan
Opbouw verlof importeren
De verlofmodule heeft ook een mogelijkheid om verlofmutaties te importeren op werkgeverniveau Werkgever > Collectief > Verlof > Importeren verlof
Zie voor een uitgebreide handleiding dit artikel.
Ga naar de volgende stap: Inrichting verlofmodule: Stap 4 Bepalen van de verlofsoorten