Als de verlofregeling(en) is (zijn) ingericht kun je starten met de opbouw van de verlofrechten voor de medewerkers, dit kan collectief of op individueel dienstverbandniveau.
LET OP: beide opties werken onafhankelijk van elkaar. Dus als dezelfde mutatie zowel collectief als individueel wordt doorgevoerd, worden deze beide verwerkt.
Collectief opbouwen:
De rechten van het wettelijk verlof, bovenwettelijk verlof en/of ADV kun je collectief opbouwen voor alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling. Hiervoor ga je op werkgeverniveau in Loket Classic naar Collectieve mutaties en kies je in het veld Verlof voor Verlofopbouw volgens regeling.
Voor werknemers met een datum in of uit dienst gedurende het kalenderjaar zal de berekening naar rato worden uitgevoerd. Daarnaast wordt er ook rekening gehouden met wijzigingen in de parttimefactor gedurende het jaar. Ook wordt rekening gehouden met de datum welke is gevuld in het veld Aanstelling t/m en zal de berekening naar rato worden uitgevoerd. Zodra deze datum wordt aangepast of verwijderd, zal bij een volgende collectieve verlofopbouw, het verlofrecht opnieuw worden berekend.
Het collectief opbouwen van het verlof kan gedurende het jaar meerdere keren worden uitgevoerd. In de volgende situaties zal het systeem een herrekening van de verlofrechten en het extra verlof maken:
- In of uit dienst gedurende het kalenderjaar
- Wijziging van arbeidsduur
- Wijziging van ploeguren bij gelijkblijvende afwijkende uren
-
Wijziging van de datum in Aanstelling t/m
Hierbij gelden de waarden die zijn gemuteerd bij de velden In dienst, Uit dienst, Aanstelling t/m, Ploeg en Afwijkende uren. De laatste 2 velden zijn te vinden op werknemerniveau op het scherm Dienstverband onder Arbeidstijd. De herrekening zal altijd geschieden op basis van kalenderdagen. Zodra bij de verlofregeling een Dag verlofopbouw is ingevuld, zal bovenstaand proces automatisch plaatsvinden in de avond van de opgegeven dag. Is dit niet het geval dan dien je de verlofregeling opnieuw toe te passen (af te wikkelen) om de nieuwe naar rato berekening uit te voeren en de correcte opbouw weer te geven.
Onderstaand een aantal voorbeelden om het één en ander te verduidelijken. De berekeningen zijn allen op basis van wettelijk verlof, de berekeningen voor bovenwettelijk verlof en ATV gaan op dezelfde wijze.
Vakantierechten 2017:
|
Wettelijk verlof |
160 uren |
|
Bovenwettelijk verlof |
40 uren |
|
ATV |
48 uren |
|
Ploeg 1: |
40 uren |
|
Aantal kalenderdagen 2017: |
365 dagen |
Voorbeeld 1: Medewerker de Winter, in dienst 1-1-2017, ploeg 1 (40 uur), werkt 40 uur (100%), uit dienst 17 maart 2017.
Rechten 2017 Wettelijk verlof medewerker de Winter:
Wettelijk verlof per kalenderdag (2017): 160 uur/365 dagen = 0,4384 uren per dag
Aantal kalenderdagen binnen het dienstverband: 1-1-2017 t/m 17-3-2017 = 76 dagen
Parttime percentage is over de gehele periode: 40 uur /40 uur *100% = 100%
De berekening is dan als volgt:
0,4384… uren per dag * 76 dagen * 100% = 33,32 uren wettelijk verlof
Voorbeeld 2: Medewerker Tevreden, in dienst 1-7-2001, ploeg 1 (40 uur) werkt 16 uur (40%), gaat per 1-8-2017 32 uur (80%) werken.
Rechten 2017 Wettelijk verlof medewerker Tevreden:
Wettelijk verlof per kalenderdag (2017): 160 uur/365 dagen = 0,4384 uren per dag
Aantal kalenderdagen binnen het dienstverband: 1-1-2017 t/m 31-12-2017 = 365 dagen
Parttime % periode 1 (1-1-2017 t/m 31-7-2017): 16 uur / 40 uur *100% = 40%
Parttime % periode 2 (1-8-2017 t/m 31-12-2017): 32 uur / 40 uur * 100% = 80%
Aantal kalenderdagen periode 1 (1-1-2017 t/m 31-7-2017): 212 dagen
Aantal kalenderdagen periode 2 (1-8-2017 t/m 31-12-2017): 153 dagen
De berekening is dan als volgt:
Periode 1: 0,4384… uren per dag * 212 dagen * 40% = 37,17 uren wettelijk verlof
Periode 2: 0,4384… uren per dag * 153 dagen * 80% = 53,65 uren wettelijk verlof
Totaal wettelijk verlof: = 90,82 uren wettelijk verlof
Individuele opbouw verlof:
Soms zal je ook het verlofrecht individueel willen toekennen. Het recht kun je individueel toekennen op dienstverbandniveau onder:
Dienstverband selecteren -> HRM -> Verlofadministratie -> Verlof WN
Indien je een individuele mutatie invoert, dien je het totale vakantierecht over de resterende periode van het dienstverband zelf te herrekenen en in te voeren. Hierbij kan in dat geval geen onderscheid worden gemaakt naar de extra rechten i.v.m. leeftijd, dienstjaren en salaris.
Opbouw verlof via importsheet
De verlofmodule heeft ook een mogelijkheid om verlofmutaties te importeren op werkgeverniveau (Collectieve mutaties -> Verlof -> Import verlof) m.b.v. een Excel sheet. Dit importsheet kan gebruikt worden voor opname en opbouw van de diverse verlofsoorten.
Een voorbeeldbestand kun je downloaden bij de werkgever in Loket Classic onder:
Werkgever -> Overzichten -> Export gegevens -> Export voor import -> Verlof
Ook in de bijlage van dit artikel is een leeg voorbeeldbestand toegevoegd. Hierbij twee opmerkingen:
- De specificaties van het importbestand staan op het tweede tabblad (formaat).
- Het te importeren bestand moet je opslaan als CSV bestand.
Ga naar de volgende stap: Inrichting verlofmodule: Stap 4 Bepalen van de verlofsoorten
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.