In Loket kun je verlof automatisch laten opbouwen of uitbetalen op basis van uren zoals gewerkte uren, ziekte-uren en meeruren. Dit artikel legt uit hoe je deze functionaliteit instelt en gebruikt.
Stap 1 Instellen verlofregeling
Het inrichten van een verlofregeling kan in Loket zowel op providerniveau als op werkgeverniveau.
- Ga naar Arbeidsvoorwaarden > Verlofregeling.
- Voeg een nieuwe regeling toe en stel de eenheid en opbouwmethode in op Uren.
- Kies bij Verlofuren direct uitbetalen Ja of Nee
(Bij keuze Ja worden de uren direct uitbetaald op de loonstrook. Bij Nee wordt het saldo bijgeschreven op de verlofkaart) - Geef de verlof uren op
- Sla de regeling op.
Hieronder laten we je zien hoe dit er uit ziet:
Stap 2 Inrichten componenten set verlofopbouw
Om te kunnen bepalen over welke uren de verlofopbouw of -uitbetaling moet gaan plaatsvinden, moet een componenten set verlofopbouw ingericht worden.
- Ga naar op providerniveau naar Beheer > Sets > Componentensets of op werkgeverniveau naar Beheer > Componentensets
- Maak een nieuwe componenten set verlofopbouw aan
- Voeg de benodigde uren of overwerk componenten toe (Ook Eenheden waarbij op componentniveau de Dagen indicatie is gevuld kun je toevoegen). Bijvoorbeeld:
- Sla de componenten set op
Stap 3 Componenten set koppelen aan de administratie
- Ga naar Arbeidsvoorwaarden > Administraties
- Selecteer de administratie en klik op bewerken.
- Selecteer bij Standaard set verlofopbouw de juiste componenten set (Hierbij kan worden gekozen uit zowel componenten sets die op providerniveau (A) als op werkgeverniveau (W) zijn aangemaakt)
- Sla de wijziging op.
Stap 4 Proces opbouw of uitbetalen vakantie uren
Bij de salarisverwerking is nu de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen beschikbaar.
- Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Nee staat, zal er op basis van de vastgelegde uren opbouw van vakantie uren berekend worden en op de verlofkaart getoond worden.
- Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Ja staat, zal er op basis van de vastgelegde uren in de variabele gegevens een variabele mutatie worden aangemaakt.
Beide methodieken worden hieronder verder toegelicht met behulp van onderstaande verlofregeling. Bij deze verlofregeling is een 40-urige werkweek van toepassing, zodat op basis van 260 dagen per jaar een fulltimer 260 x 8 = 2.080 normuren per jaar heeft.
Methode 1: Opbouw verlof op basis van uren
Bij werknemer A is in periode april 2024 in totaal 100 uren gewerkt en 10 uren ziek vastgelegd in de variabele gegevens. Op basis van de ingestelde componenten set verlofopbouw zal over 110 uren verlofopbouw plaatsvinden zodra bij de salarisverwerking van april de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen op Ja is uitgevoerd.
Wettelijk verlof:
160 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 8,46 uren
Bovenwettelijk verlof:
40 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 2,12 uren
Methode 2: Direct uitbetalen van uren
Bij werknemer B is in periode april 2024 in totaal 100 uren gewerkt en 10 uren ziek vastgelegd in de variabele gegevens. Op basis van de ingestelde componenten set verlofopbouw zal over 110 uren verlofuren worden berekend zodra bij de salarisverwerking van april de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen op Ja is uitgevoerd.
Wettelijk verlof:
160 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 8,46 uren
Bovenwettelijk verlof:
40 / 2080 * 110 (totaal aantal uren volgens componenten set verlofopbouw) = 2,12 uren
De uitkomst van deze afzonderlijke uren worden bij elkaar opgeteld (10,58 uren) en met het looncomponent 67 UITB.VAK.UREN in de variabele gegevens geplaatst.
Als gevolg van deze mutatie zal in de salarisverwerking deze uren leiden tot een uitbetaling op de loonstrook met het looncomponent 68 VAKANTIEUREN.
Stap 5: Technische afwikkeling
Bruto netto
De looncomponenten UITB.VAK.UREN (067) (categorie uren) en VAKANTIEUREN (068) (categorie output) zijn bij alle cao’s beschikbaar. Ten behoeve van de franchiseberekening wordt bij de fondsen, waarin ook looncomponent UREN NAB.VERLF(027) wordt meegenomen, ook rekening gehouden met looncomponent UITB.VAK.UREN (067). Ook is component UITB.VAK.UREN (067) conform de voorschriften van het PGGM opgenomen in de deeltijdfactor PGGM (looncomponent 061) zodra een werknemer deelnemer is aan een PGGM fonds.
Aanlevering externe partijen:
Bij de externe partijen waar component UREN NAB.VERLF (027) wordt doorgegeven als verloonde / uitbetaalde uren (zoals in de Loonaangifte van de belastingdienst, APG schoonmaak en de ultimo fondsen van Syntrus Achmea), zal ook looncomponent UITB.VAK.UREN (067) worden meegenomen.
Grondslagen direct uitbetalen vakantiedagen:
Bij veel providers zijn er in Loket.nl grondslagen ingericht om voor oproepkrachten vakantie uren te kunnen uitbetalen. Bij een grondslag is het resultaat altijd in de vorm van geld en niet in de vorm van uren. Omdat bij veel externe partijen steeds meer de nadruk komt te liggen op uren en om ook de uitbetaalde verlofuren te betrekken in het bruto-netto traject en/of gegevensuitwisseling, adviseren wij om bij uitbetaling van verlofuren de bovenstaande methodiek te gaan gebruiken in plaats van via grondslagen.