Naast de opties om verlof per kalenderjaar of maand op te bouwen, is het mogelijk om op basis van vooraf gedefinieerde uren, zoals gewerkte uren en ziekte-uren, automatisch de verlofopbouw te bepalen. Je kunt ervoor kiezen om dit saldo op te bouwen in de verlofmodule of direct uit te betalen via de salarisstrook. Om dit in te regelen doorloop je de volgende stappen:
- Stap 1: Instellen bij opbouw verlofregeling
- Stap 2: Inrichten exportset verlofopbouw
- Stap 3: Exportset koppelen aan administratie
- Stap 4: Proces opbouw / uitbetaling vakantie uren
- Stap 5: Technische afwikkeling
Stap 1 Instellen bij opbouw verlofregeling
Als je bij de opbouw van de verlofregeling bij Soort opbouw gekozen hebt voor Uren kun je bij het veld Verlofuren direct uitbetalen kiezen voor Ja of Nee. Bij keuze Ja zal er voor de aan de regeling gekoppelde werknemers het verlof direct worden uitbetaald op de loonstrook. Bij Nee wordt het saldo bijgeschreven op de verlofkaart.
Stap 2 Inrichten exportset verlofopbouw
Om te kunnen bepalen over welke vastgelegde uren verlofopbouw of -uitbetaling moet gaan plaatsvinden, dient een exportset verlofopbouw ingericht te worden. Dit kan op providerniveau of op werkgeverniveau. Vervolgens zal bij de Administratie moeten worden aangegeven welke exportset van toepassing is.
Op providerniveau kan onder Providergegevens -> Sets een Exportset verlofopbouw worden ingericht. Op werkgeverniveau kan dit via Salarisverwerking -> Exportsets -> Exportset verlofopbouw. In de Exportset verlofopbouw kunnen naast de meeste componenten uit de categorie Uren en Overwerk ook Eenheden worden geselecteerd waarbij op componentniveau de Dagen indicatie is gevuld.
Stap 3 Exportset koppelen aan administratie:
Op werkgeverniveau kun je onder Arbeidsvoorwaarden -> Administraties -> selecteer een Administratie voor salarisverwerking onder Standaard set verlofopbouw de juiste exportset koppelen.
Stap 4 Proces opbouw of uitbetalen vakantie uren
Bij de salarisverwerking is onder de optie Automatische processen activeren de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen beschikbaar. Zodra in een periode deze indicatie op Ja geplaatst gaat worden, zijn er onderstaande mogelijkheden:
- Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Nee staat, zal er op basis van de vastgelegde uren opbouw van vakantie uren berekend worden en op de verlofkaart getoond worden.
- Voor werknemers die gekoppeld zijn aan een verlofregeling met Soort opbouw Uren waarbij de indicatie Verlofuren direct uitbetalen op Ja staat, zal er op basis van de vastgelegde uren in de variabele gegevens een variabele mutatie worden aangemaakt.
Beide methodieken worden hieronder verder toegelicht.
Uitgewerkt voorbeeld:
Bij onderstaande ingerichte verlofregeling is een 40-urige werkweek van toepassing, zodat op basis van 260 dagen per jaar een fulltimer 260x8=2.080 normuren per jaar heeft.
Situatie A: Opbouw verlof op basis van uren
Bij werknemer A is in periode januari 2017 100 uren gewerkt en 10 uren ziek vastgelegd in de variabele gegevens. Op basis van de ingestelde exportset verlofopbouw zal over 110 uren verlofopbouw plaatsvinden zodra het automatische proces voor januari met de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen op Ja is uitgevoerd.
Wettelijk verlof:
160/2080 * 110 (totaal aantal uren volgens exportset verlofopbouw) = 8,46 uren
Bovenwettelijk verlof:
40/2080 * 110 (totaal aantal uren volgens exportset verlofopbouw) = 2,12 uren
Situatie B: Direct uitbetalen van uren
Bij werknemer B is in januari 2017 100 uren gewerkt en 10 uren ziek vastgelegd. Op basis van de ingestelde exportset verlofopbouw zal over 110 uren verlofuren worden berekend zodra het automatische proces voor januari met de indicatie Verlofuren op basis van uren bepalen op Ja is uitgevoerd.
Wettelijk verlof:
160/2080 * 110 ( totaal aantal uren volgens exportset verlofopbouw) = 8,46 uren
Bovenwettelijk verlof:
40/2080 * 110 ( totaal aantal uren volgens exportset verlofopbouw) = 2,12 uren
De uitkomst van deze afzonderlijke uren worden bij elkaar opgeteld (10,58 uren) en met het looncomponent 67 UITB.VAK.UREN in de variabele gegevens geplaatst.
Als gevolg van deze mutatie zal in de salarisverwerking deze uren leiden tot een uitbetaling op de loonstrook met het looncomponent 68 VAKANTIEUREN.
LET OP!
Zodra bij een werknemer na het uitvoeren van het proces Verlofuren op basis van uren bepalen nog aanpassingen plaatsvinden in de urencomponenten die meetellen voor de verlofopbouw (exportset verlofopbouw) zullen de Uitb.vak. uren (067), na het opnieuw uitvoeren van het proces Verlofuren op basis van uren bepalen niet automatisch worden overschreven. In voorkomend geval adviseren wij, voorafgaand aan het uitvoeren van het proces, de Uitb.vak. uren (067) weer op 0 te plaatsen. Het uitvoeren van het proces zorgt hierna voor een juist aantal Uitb.vak.uren (067).
Krijg je de foutmelding Update verlof mislukt?
Dan kunnen er in principe 2 dingen ten grondslag hiervan liggen:
- Er zijn negatieve (meer) uren bij een werknemer opgegeven.
- Wanneer er al verlof is afgewikkeld voor een maand waarin een werknemer in dienst zou zijn maar daarna wordt een eerdere uit dienst datum gevuld
Stap 5 Technische afwikkeling
Bruto-netto:
De looncomponenten 67 UITB.VAK.UREN (categorie uren) en 68 VAKANTIEUREN (categorie output) zijn bij alle cao’s beschikbaar. Ten behoeve van de franchiseberekening wordt bij de fondsen waarin ook looncomponent 027 UREN NAB.VERLF wordt meegenomen ook rekening gehouden met looncomponent 67 UITB.VAK.UREN. Ook is component 67 UITB.VAK.UREN conform de voorschriften van het PGGM opgenomen in de deeltijdfactor PGGM (looncomponent 061) zodra een werknemer deelnemer is aan een PGGM fonds.
Aanlevering externe partijen:
Bij de externe partijen waar component 027 UREN NAB.VERLF wordt doorgegeven als verloonde/uitbetaalde uren (zoals de loonaangifte van de belastingdienst, APG schoonmaak en de ultimo fondsen van Syntrus Achmea) zal ook looncomponent 67 UITB.VAK.UREN worden meegenomen.
Grondslagen direct uitbetalen vakantiedagen:
Bij veel providers zijn er in Loket.nl grondslagen ingericht om voor oproepkrachten vakantieuren te kunnen uitbetalen. Bij een grondslag is het resultaat altijd in de vorm van geld en niet in de vorm van uren. Omdat bij veel externe partijen steeds meer de nadruk komt te liggen op uren en om ook de uitbetaalde verlofuren te betrekken in het bruto-netto traject en/of gegevensuitwisseling adviseren wij om bij uitbetaling van verlofuren deze methodiek te gaan gebruiken in plaats van via grondslagen.
In onderstaande video wordt bovenstaand stappenplan nader toegelicht: