Handleiding journaalprofiel

Volgen

 In dit dit artikel vind je alle informatie om aan de slag te gaan met het Journaalprofiel.

Geen zin om de tekst door te lezen? Bekijk dan de twee video's.

Inrichting journaalprofiel

Journaliseringsproces

 

 

1 Uitgangspunt nieuwe journaalprofiel

In Loket.nl kennen we naast de nieuwe manier van journaliseren (Journaalprofiel) nog 2 manieren om te journaliseren nl. Journaal Basis en de Journaalmodule.
Het merendeel van onze relaties maakt gebruik van Journaal Basis.
Voor complexe inrichtingen (kostenplaatsen en kostendragers) en procentuele verdelingen wordt de Journaalmodule gebruikt. Nadeel hiervan is dat deze niet tijdsafhankelijk is en het onderhoud ervan lastig is.

Daarom is er het nieuwe journaalprofiel ontwikkeld. We hebben het nieuwe journaalprofiel gebaseerd op de voordelen van beide opties. Hierdoor hoeven de eenvoudige rekeningschema’s niet complexer te worden en kunnen de complexe schema’s eenvoudiger worden ingericht en onderhouden. De nieuwe module heeft de voordelen van journaal Basis, namelijk tijdsafhankelijk. Daarnaast ook de voordelen van de journaalmodule, een verdeling o.b.v. factoren, meerdere grootboekrekeningen voor één component e.d..

De nieuwe journaalmodule kan de huidige oplossingen vervangen, we werken uiteraard nog verder aan het optimaliseren van deze module. Deel je ervaringen met ons via het helpdeskportaal.  

2 Rechten en producten

Om met de nieuwe journaalmodule te kunnen werken is er een nieuw product en nieuwe rechten  toegevoegd. Activeer betreffend product bij de werkgever(s) en activeer de rechten bij de gebruiker.

We hebben een nieuw product en nieuwe rechten toegevoegd. Deze zijn voor alle werkgevers beschikbaar.

Producten:

  • Journaliseren (940)

Rechten:

  • Beheer journaalapplicatie
  • Raadplegen journaalapplicatie
  • Beheer journaalprofiel
  • Raadplegen journaalprofiel
  • Starten journaalrun
  • Exporteren journaalrun
  • Raadplegen journaaloutput

3 Inrichten journaalprofiel

Je kunt een journaalprofiel op 3 niveaus inrichten nl. op provider-, loonmodel- en administratieniveau.

3.1       Journaalprofiel providerniveau

Een journaalprofiel bestaat uit 5 tabellen nl. Grootboekrekeningschema, Verdelingsschema, Kostenplaats, Kostendrager en Koppeling kostenplaats en kostendrager.

Grootboekrekeningschema
Hierin benoem je de grootboekrekeningen en geef je aan of je de resultaten wilt verdichten en of het een kostenrekening is.
Met verdichten telt Loket.nl de resultaten van meerdere looncomponenten bij elkaar als deze op een zelfde grootboekrekening moet worden geboekt.
Met kostenrekening heb je de mogelijkheid om kostenplaatsen/kostendragers in het journaal te gebruiken. Let op, sommige financiële pakketten maken onderscheid tussen kostenrekeningen en overige rekeningen.

Voorbeeld Rekeningschema

Jpr1.png

Verdelingsschema
In het verdelingsschema leg de relatie tussen looncomponenten en grootboekrekeningen. Is een grootboekrekening een kostenrekening selecteer dan Allemaal/overig of de specifieke kostenplaats/kostendrager.
Is de grootboekrekening geen kostenrekening dan verschijnt automatisch n.v.t.

Voorbeeld Verdelingsschema

Jpr2.png

Kostenplaats / Kostendrager
Wordt er bij betreffende administratie (of loonmodel) gewerkt met kostenplaatsen/kostendragers dan kunnen deze in de betreffende tabellen worden vastgelegd. We adviseren je om bij älle kostendragers” en “alle kostenplaatsen” nee in te vullen. Je kunt vervolgens bij koppeling de relatie leggen tussen kostenplaatsen/kostendragers.

Voorbeeld kostenplaatsen/kostendrager

 Jpr3.png

Koppeling kostenplaats en kostendrager
In het koppelingschema kan de relatie tussen kostenplaats en kostendrager worden vastgelegd. Onderstaand voorbeeld kent bijv. geen kostenplaats Loods in Breda (kostendrager)

Voorbeeld koppeling kostenplaats en kostendrager

Jpr4.png

3.1.1        Overzichten inrichting journaalprofiel downloaden

Om inzicht te krijgen in de inrichting van het journaalprofiel kan van elke tabel (Grootboekrekeningschema, Verdelingsschema, Kostenplaats, Kostendrager en Koppeling kostenplaats en kostendrager) van het journaalprofiel een download in csv-formaat worden opgevraagd.

Jpr5.png

  3.1.2        Je maakt al gebruik van het basisjournaal

Onder Providergegevens is een tabblad “Journaalprofiel” toegevoegd. Als je al gebruik maakte van de oude “Rekeningschema’s” (basisjournaal) dan zijn de grootboekrekeningen uit “rekeningschema” overgenomen in “Grootboekrekeningschema” in Journaalprofiel. (zie hieronder)

Je kunt in dat geval zelf het oude basisjournaal eenvoudig converteren naar het nieuwe journaalprofiel. Volg onderstaand stappenplan:

  • Ga naar het nieuwe journaalprofiel
  • Kies daar het journaalprofiel dat al in “rekeningschema’s” is gevuld. Zie onderstaand voorbeeld “Voorbeeld conversie”Jpr6.png
       
  • Open het betreffende journaalprofiel en pas bij de grootboekrekeningen de gegevens in Kolom “Verdichten” en ‘Kostenrekening” aan.
    Let op! Na conversie kun je deze aanpassing niet meer doorvoeren. Zie onderstaand voorbeeld. Hierin zou je bij de betreffende grootboekrekeningen Kostenrekening = Nee kunnen zetten zodat hieraan geen kostenplaatsen/kostendragers worden gekoppeld. Het financiële pakket verwacht deze wellicht ook niet.

Jpr7.png

  • Activeer vervolgens de conversie. Op dat moment wordt het verdelingsschema gevuld met de combinaties component/grootboekrekeningen zoals deze in het oude rekeningschema bekend waren. Het vereenvoudigt dus de overgang van oud naar nieuw.

Jpr8.png

3.2       Journaalprofiel loonmodelniveau

Op loonmodelniveau tref je onder Journaal alle profielen aan die op providerniveau zijn aangemaakt. Je kunt hier een nieuw journaalprofiel definiëren, uitsluitend voor het betreffende loonmodel. Je kunt er ook voor kiezen om afwijkingen op een standaard journaalprofiel van providerniveau voor dit loonmodel aan te passen. Mutaties zullen uitsluitend in dit loonmodel zichtbaar zijn.

We adviseren je om de omschrijving van het journaalprofiel hierbij aan te passen (bijv. door de toevoeging LM). Hierdoor is bij herkomst direct zichtbaar dat er een mutatie op dit niveau is doorgevoerd.

Jpr9.png

3.3       Journaalprofiel administratieniveau

Net zoals op loonmodelniveau tref je ook op administratieniveau onder Journaal->Journaalinrichting alle profielen aan die op providerniveau en op loonmodelniveau zijn aangemaakt. Je kunt hier een nieuw journaalprofiel definiëren, uitsluitend voor de betreffende administratie. Je kunt er ook voor kiezen om afwijkingen op een standaard journaalprofiel van providerniveau/loonmodelniveau voor deze administratie aan te passen. Mutaties zullen uitsluitend in deze administratie zichtbaar zijn.

We adviseren je om de omschrijving van het journaalprofiel hierbij aan te passen (bijv. door de toevoeging adm). Hierdoor is bij herkomst direct zichtbaar dat er een mutatie op adm-niveau of op loonmodelniveau is doorgevoerd.

Jpr10.png

4    Voorbeeld ingevuld journaalprofiel

Jpr11.png

5         Toepassen administratieniveau

Op administratieniveau is een tabblad “Journaal” aanwezig .
Hier kun je één van de journaalprofielen selecteren die je op provider-, loonmodel- of administratieniveau hebt gedefinieerd. Het journaalprofiel is tijdsafhankelijk.
Bij het journaalprofiel kun je aangeven of je direct na het accorderen van de loonrun de journaalpost wilt aanmaken.

Jpr12.png

Nadat het journaalprofiel is geactiveerd heb je vervolgens de mogelijkheid om voor deze administratie direct de betreffende journaalapplicatie te selecteren. Als hierboven Automatisch starten journaalrun op "ja "staat wordt de journaalpost direct in het formaat van de financiële applicatie aangemaakt.
Vul je verder in dit scherm in dat je ook automatisch wilt exporteren (als de financiële applicatie dit toelaat) dan kan je hier de credentials vastleggen om de journaalpost direct aan te bieden aan de financiële applicatie. (onderstaand voorbeelden van  Exact Online en  van Twinfield)
Bij automatisch exporteren is het belangrijk om ook aan te geven welke boekingsperiode de journaalpost mee moet krijgen om deze op de juiste periode te boeken in je financiële administratie. (Zie Boekingsperiode)

Jpr13.png     

Maak je gebruik van Twinfield, Imuis of Reeleezee dan bestaat (vanaf 5 april 2020) de mogelijkheid om, voor het vaststellen van de Boekingsperiode, gebruik te maken van een schema. In dit schema kan je zelf aangeven op welke financiële periode de journaalresultaten van een loonrun moeten worden geboekt.
Afhankelijk van de verloningsperiode verschijnt er een tabel met 12, 13 of 53 verloningsperiodes. Je kunt vervolgens per periode aangeven in welke financiële boekingsperiode de journaalpost moet worden geboekt.

Stel het financiële boekjaar loopt van 1-7 t/m 30-6. Dan kunnen de resultaten van verloningsperiode 7 in de financiële periode 1 worden geboekt. Om een boekjaar hierbij aan te geven kan je vervolgens nog kiezen uit Verloningsjaar, Verloningsjaar -1 en Verloningsjaar +1. 
Zie onderstaand voorbeeld.

mceclip0.png

6  Onderhouden journaalprofiel op administratie- en werkgeverniveau

Een werkgevergebruiker heeft niet de mogelijkheid om een nieuw journaalprofiel aan te maken. Het benoemen van een nieuw journaalprofiel moet op Administratieniveau gebeuren door een AK-gebruiker met de hiervoor noodzakelijke rechten.
Het is wel mogelijk dat de WG-gebruiker het voor zijn organisatie gedefinieerde journaalprofiel onderhoudt. Hiervoor hoeft dus geen journaalprofiel volledig te zijn ingericht. Er moet een profiel benoemd zijn. Uitsluitend een omschrijving is al voldoende. Onderhouden van het journaalprofiel vind je onder WG - Beheer – Journaal.
De WG-gebruiker kan vervolgens het profiel inrichten, onderhouden en de koppeling maken met het financiële pakket. De inloggegevens hoeft hij niet te delen met de AK-gebruiker. 

7         Dienstverbandniveau

Op dienstverbandniveau kan je onder Salarisverwerking – Verdeling (tijdsafhankelijk) de soort verdeling vastleggen. Hierbij kan gekozen worden uit Normuren of Factor. Je bepaalt de soort verdeling per dienstverband en niet per werkgever.

Wanneer kies je nu voor de normuren- of de factorverdeling?
Maak je geen gebruik van kostenplaatsen en/of kostendragers dan kun je geen verdeling gebruiken en is dit hoofdstuk dus niet van toepassing.

Foutcode 264 - Er zijn wel loonresultaten maar er is geen mogelijke verdeling gevonden.

Deze foutcode treedt op wanneer er geen verdeling journaal is gevuld op werknemerniveau.
Deze kun je vullen onder salarisverwerking > verdeling journaal.
Let op: iedere werknemer moet een verdeling journaal hebben bij het gebruik van het journaalprofiel.
Deze fout komt alleen voor bij het journaalprofiel.

7.1       Factorverdeling

Kies je voor Factor dan kan je de verdeling aangeven naar kostenplaatsen/kostendragers. Bij factorverdeling kan je direct de procentuele (of naar verhouding) verdeling aangeven. De kosten zullen dan na rato worden verdeeld.
Maak van deze verdeling gebruik als je een vaste verdeling per dienstverband hebt. (bijv. 50% administratie en 50% directie) Gebruik deze verdeling ook als je wel gebruik maakt van kostenplaatsen en/of kostendragers maar altijd 100% naar één verdeling wilt maken. (Gebruik hiervoor niet de normurenverdeling.)
Wil je gebruik maken van verdeling o.b.v. normuren, dus per periode een afwijkende verdeling obv normuren, gebruik dan de normurenverdeling. (zie hierna)

Jpr14.png

7.2       Normurenverdeling

Kies je voor Normuren dan zal de doorbelasting naar betreffende kostenplaats/kostendrager plaatsvinden. Bij het vastleggen van variabele gegevens zal Loket.nl direct deze voorkeur selecteren. Kies je bij de loonvariabelen niet voor een afwijkende kostenplaats of kostendrager dan worden de kosten op deze entiteiten geboekt. Gebruik deze verdeling als je op basis van uren een doorverdeling naar diverse kostenplaatsen wilt verwerken.
Heb je iedere periode een zelfde verdeling gebruik dan de factorverdeling.(zie hierboven)

Jpr15.png

8         Variabele gegevens

8.1       Factor verdeling

Een Factorverdeling kan uitsluitend (tijdsafhankelijk) op dienstverbandniveau worden gemuteerd. De journaalpost zal altijd o.b.v. de inrichting worden verdeeld. Uiteraard kun je wel de factorverdeling per periode wijzigen. Dit doe je onder Dienstverband -> Journaalprofiel. Wil je met TWK muteren, verander dan de ingangsdatum. Wil je vanaf een nieuw moment een andere verdeling hanteren, voeg dan een nieuw profiel toe. Het bestaande profiel wordt automatisch afgesloten.

Het is niet mogelijk om bij de loonvariabelen een factorverdeling aan te passen.

Jpr16.png

 

8.2       Normuren verdeling

Heb je op dienstverbandniveau gekozen voor een normuren verdeling dan wordt bij het invoeren van de variabele gegevens deze normuren verdeling (kostenplaats en kostendrager) gepresenteerd.

 Jpr17.png

 

 

Als een aantal uren t.l.v. een afwijkende kostenplaats/kostendrager moeten komen dan kun je deze velden selecteren. Afhankelijk van de inrichting van het journaalprofiel wordt bij een kostenplaats een kostendrager gepresenteerd.

Jpr18.png

Bij de normurenverdeling worden alle loonkosten in de journalisering verdeeld naar de verhouding van de uren voor normuren / deeltijdfactor. Welke uren hieronder vallen kan je nagaan in het overzicht Inrichting salarisverwerking (Een voorbeeld hiervan tref je onderstaand aan)

Jpr19.png

Het is niet mogelijk specifieke componenten buiten de verdeling te houden. We raden je aan uitsluitend de uren voor normuren deeltijdfactor (zie voorbeeld hiernaast) op de afwijkende verdelingseenheden te boeken.

9         Emailteksten en Emailadressen

Doordat de journalisering volledig automatisch kan plaatsvinden (zie hoofdstuk 6) kan er gebruik worden gemaakt van Emailteksten. Onderstaand tref je een overzichtje aan van de Emailberichten. Deze Emailberichten kun je op provider- en op werkgeverniveau inrichten. (zie helpdeskportaal Loket.nl, E-mailteksten)

Jpr20.png

De Emailadressen kunnen centraal op providerniveau en op werkgeverniveau worden vastgelegd.

10    Journaliseren (proces)

Aan het scherm Salarisverwerking op WG-niveau is een nieuw tabblad ‘Journaliseren” toegevoegd.

1.jpg

10.1  Output

Onder Output kun je een cumulatief journaal opvragen waarbij je zelf de verloningsperiodes aangeeft waarvoor je het cumulatieve journaal wilt hebben.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid om hier ook een overzicht op te vragen van de (factor of normuren) verdelingen per dienstverband en om het Mutatieverslag verdeling journaal op te vragen.

10.2  Acties

10.2.1    Starten journaalrun

Heb je op administratieniveau aangegeven dat de journaalrun automatisch kan worden gestart dan zal de journaalrun direct onder “Niet geëxporteerde journaalruns" worden ” getoond.
Vervolgens kun je de run zelf exporteren naar het gewenste formaat. De run wordt vervolgens naar “Geëxporteerde journaalruns” verplaatst.

Heb je bij de inrichting op administratieniveau ook aangegeven dat de journaalpost automatisch mag worden geëxporteerd (bijv. Exact Online, iMuis, Reeleezee en Twinfield) dan wordt de run direct naar “Geëxporteerde journaalruns” verplaatst én automatisch aan het betreffende financiële pakket aangeboden. Heb je wel één van bovenstaande financiële pakketten maar niet aangegeven dat de run automatisch mag worden geëxporteerd dan heb je de mogelijkheid dit zelf te doen. (Zie Niet geëxporteerde journaalruns -> Exporteren -> Versturen)

Heb je aangegeven dat de journaalrun niet automatisch mag worden gestart dan kan je onder “Acties” zelf de journaalrun starten.

Heeft zich een fout voorgedaan in de journalisering dan tref je de betreffende journaalrun met foutverslag aan onder “Overige journaalruns”.

10.2.2    Herreken journaalrun

De journalisering is losgekoppeld van het verloningsproces. Daarom bestaat de mogelijkheid om, na het accorderen van een verloning én een eerder aangemaakte journaalrun, de verdeling aan te passen. Vervolgens hoef je geen verloningsrun opnieuw op te starten maar kun je je beperken tot het herrekenen van een journaalrun. Hierin worden de correcties t.o.v. de eerdere journaalrun opgenomen.

10.2.3    Verwijder journaalrun

 Wil je een journaalrun volledig verwijderen dan kan dit middels deze optie.

10.3  Niet geëxporteerde journaalruns

Nadat een journaalrun is gestart (zie 10.2.1) en er zijn geen fouten geconstateerd dan staat de journaalrun bij Niet geëxporteerde journaalruns. Je kunt hier een overzicht in csv-formaat openen (zie Overzicht export journaalrun) maar ook de journaalpost in het gewenste export-formaat downloaden (zie Exporteren). Biedt het financiële pakket de mogelijkheid om de journaalpost direct aan te bieden dan verschijnt de optie Versturen (zie Exporteren). Dit is o.a. mogelijk bij Exact Online, iMuis, Reeleezee en Twinfield.

Jpr22.png

 

De audittrail toont de status van de journaalrun en wie hiervoor verantwoordelijk is geweest.

10.4  Geëxporteerde journaalruns

Zodra je de journaalrun download, verstuurt of automatisch is verstuurd wordt deze in onder geëxporteerde journaalruns geplaatst. De audittrail wordt bijgewerkt. Afhankelijk van het financiële pakket is de journaalrun inmiddels aangeboden aan het betreffende pakket of is het gedownload en moet je deze zelf nog aanbieden aan het financiële pakket.

Jpr23.png 

10.5  Overige journaalruns

Het kan voorkomen dat een journaalrun niet kan worden geëxporteerd. Dat kan diverse oorzaken hebben. (Zie Status)

Jpr24.png

11    Status verwerking

De journaalverwerking kent een aantal statussen. Hieronder gaan we kort in op de diverse statussen.

11.1  Staat klaar voor journaliseren

Dit is een tijdelijke status, je kunt het scherm verversen

11.2  Journaal gereed

De journaalpost kan worden geëxporteerd en worden aangeboden aan een financiële applicatie.

11.3  Journaal geëxporteerd

Deze status verschijnt onder Geëxporteerde journaalruns. De run is dan gedownload of verstuurd. 

11.4  Wordt geëxporteerd

Deze status verschijnt onder Niet geëxporteerde journaalruns.
In sommige gevallen kan het even duren voordat de journaalpost is aangeleverd.

11.5  Exporteren mislukt

De export moet nogmaals handmatig uitgevoerd worden

11.6  Fout bij aanmaken

Krijg je deze status dan is er een Fout/Signaal verslag beschikbaar.
Deze status kan verschillende oorzaken hebben. Zijn alle looncomponenten aan een grootboekrekening gekoppeld, hebben alle werknemers een verdeling? Download in dat geval de inrichtingsoverzichten.
Als je de fout hebt opgelost kun je de journaalrun opnieuw aanmaken via de actie Starten journaalrun (zie 10.2.1)

Jpr25.png

Jpr26.png

11.7  Geen journaal resultaten

Jpr27.png

11.8  Verwijderd door gebruiker

Jpr28.png

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 1