In dit artikel lees je hoe medewerkers declaraties indienen via Clever. Je ziet stap voor stap wat zij te zien krijgen en hoe eenvoudig het proces is. Zo kun jij als salarisprofessional vragen beantwoorden en zie je wat het oplevert: minder losse aanleveringen, meer overzicht.
Een bonnetje declareren
Heeft een medewerker een bonnetje? Dan is declareren zo geregeld. Clever gebruikt AI om het proces zo eenvoudig mogelijk te maken:
- De medewerker uploadt een foto of bestand van het bonnetje.
- Clever leest automatisch de datum, het bedrag én de juiste declaratiesoort uit.
- De medewerker controleert de gegevens en klikt op Declaratie indienen.
Daarmee is het klaar. Clever vult de velden automatisch in, zodat fouten worden voorkomen en de medewerker direct verder kan.
Een andere declaratie indienen
Gaat het niet om een bonnetje, maar bijvoorbeeld om kilometers of thuiswerkvergoeding? Dan voert de medewerker zelf de gegevens in. Zo werkt het:
- Ga naar Declaraties in het menu.
- Klik op Nieuwe declaratie.
- Kies de juiste declaratiesoort.
- Vul de datum, het aantal en een omschrijving in.
- Klik op Declaratie indienen.
Voor kilometerdeclaraties kunnen meerdere zakelijke ritten tegelijk worden toegevoegd, bijvoorbeeld als een medewerker meerdere keren naar dezelfde klant is geweest.
Wat ziet de medewerker na het indienen?
Na het indienen verschijnt de declaratie in het overzicht met de status Ingediend. Zodra de aanvraag is goedgekeurd of afgewezen, wordt de status automatisch bijgewerkt. Dit overzicht biedt duidelijkheid voor de medewerker én voorkomt dubbele vragen.
Zo ziet het eruit voor de medewerker
Hieronder zie je een demo van hoe declareren eruitziet in Clever:
Goed om te weten
Declaraties worden verwerkt op basis van de instellingen in Loket.nl. Jij bepaalt samen met de klant:
- Welke declaratiesoorten beschikbaar zijn
- Wie goedkeurt of afwijst
In de sectie Instellen en beheren lees je hoe je dit slim inricht voor je klant.