Allereerst dient het product Journaliseren (940) geactiveerd te zijn. Via Beheer -> Producten -> Beschikbaar product totaal is dit te verifiëren.
Op providerniveau zijn er al 1 of meerdere journaalprofielen aangemaakt. In dit artikel gaan we ervan uit dat er ook een leeg journaalprofiel aanwezig is. Hierna volgt verdere uitleg hoe dit lege journaalprofiel ingericht kan worden op werkgeversniveau.
Journaalinrichting
Via Beheer -> Journaal -> Journaalinrichting, en de button Toevoegen, voeg je het lege journaalprofiel toe. Vul hierbij, naast het juiste journaalprofiel, ook de Verloningsperiode vanaf in en kies bij Automatisch starten journaalrun Ja of Nee. Indien je kiest voor Ja dan zal Loket.nl automatisch de journaalrun starten, op het moment dat de loonrun definitief wordt goedgekeurd. En indien je kiest voor Nee dan dien je de journaalrun zelf te starten.
Als het journaalprofiel is toegevoegd klik je op de regel onder Journaalinrichting.
Hierna opent zicht het volgende scherm;
Je gaat nu stap voor stap de verschillende blokken vullen, waarbij het blok Grootboekrekeningschema en het blok Verdelingsschema verplicht zijn om te vullen.
Journaalapplicatie
Bij Journaalapplicatie kan een koppeling gemaakt worden met het financieel pakket maar dit is niet verplicht. In dit artikel slaan we deze optie over maar hiervoor is wel een afzonderlijk helpdeskartikel beschikbaar, klik hier.
Journaalprofiel
Bij Journaalprofiel kan je met de button Wijzigen de optie 'Automatisch starten journaalrun' aanpassen.
Grootboekrekeningschema
Bij Grootboekrekeningschema ga je de grootboeknummers opvoeren middels de button Toevoegen. Vul telkens de Naam (Omschrijving) en het Grootboekrekeningnummer en kies tevens bij Verdichten en Kostenrekening voor Ja of Nee. Met verdichten op Ja telt Loket.nl de resultaten van meerdere looncomponenten bij elkaar, als deze op een zelfde grootboekrekening geboekt moeten worden.
Met kostenrekening geef je aan of de grootboekrekening een balansrekening of een kostenrekening (verlies&winst rekening) is.
Voorbeeld grootboekrekeningschema
Verdelingsschema
In het verdelingsschema leg je de relatie tussen looncomponenten en grootboekrekeningen. Met de button Toevoegen vul je telkens het Component en de Grootboekrekening. Welke componenten er van toepassing zijn kan je zien op de loonoutput, op het overzicht Loonstaat Werkgever. Uiterst links op de loonstaat vind je de componentnummers en de omschrijving. Alle componenten, boven de regel 1 UREN GEWERKT, dienen gekoppeld te worden aan een grootboekrekeningnummer, behalve de componenten 257 BRUTO, 673 FISC.BYT.AUTO, 265 V/H SOC.PLLOON en 204 HEFF.PL.LOON.
LET OP: alle componenten met een + of – teken dienen gekoppeld te worden aan een kostenrekening, en de overige componenten aan een balansrekening.
Is een grootboekrekening een kostenrekening selecteer dan bij Kostenplaats en Kostendrager voor Allemaal/overig of de specifieke kostenplaats/kostendrager (deze 2 tabellen dienen wel eerst gevuld te zijn, zie verderop in dit artikel).
Is de grootboekrekening geen kostenrekening kies dan bij Kostenplaats en Kostendrager voor n.v.t.
Voorbeeld Verdelingsschema
Wanneer niet alle componenten zijn gekoppeld aan een grootboekrekeningnummer ontstaat foutcode 217.
Foutcode 217 - Geen verdeling gevonden voor de component, kostenplaats, kostendrager combinatie.
Ga naar verdelingsschema en koppel alsnog het component aan het juiste grootboekrekeningnummer. Daarna kan je opnieuw journaliseren.
Kostenplaats en Kostendrager
Wordt er gewerkt met kostenplaatsen/kostendragers dan kunnen deze in de betreffende tabellen worden vastgelegd. Met de button Toevoegen vul je telkens de Code en de Omschrijving. De Code is een unieke, zelf gekozen waarde, die alfanumeriek opgegeven kan worden. We adviseren je om bij Alle kostendragers en Alle kostenplaatsen Nee in te vullen. Je kunt vervolgens bij koppeling de relatie leggen tussen de kostenplaatsen/kostendragers.
Voorbeeld kostenplaatsen/kostendrager
Koppeling kostenplaats en kostendrager
In het koppelingschema kan de relatie tussen kostenplaats en kostendrager worden vastgelegd. Onderstaand voorbeeld kent bijv. geen kostenplaats Loods in Breda (kostendrager).
De journaalinrichting op werkgeversniveau is nu afgerond.
Verdeling op werknemersniveau
LET OP! dit hoofstukje is alleen van toepassing als er kostenplaatsen en/of kostendragers zijn gebruikt. Je dient dan bij de werknemers nog de verdeling vast te leggen. Op dienstverbandniveau kan je onder Salarisverwerking -> Verdeling journaal de soort verdeling vastleggen. Hierbij kan gekozen worden uit Normuren of Factor. Je bepaalt de soort verdeling per dienstverband en niet per werkgever. Let op: iedere werknemer moet een verdeling journaal hebben.
Foutcode 264 - Er zijn wel loonresultaten maar er is geen mogelijke verdeling gevonden.
Deze foutcode treedt op wanneer er geen verdeling journaal is gevuld op werknemersniveau.
Factorverdeling
Dit is de meest gebruikte variant. Bij factorverdeling kan je direct de procentuele (of naar verhouding) verdeling aangeven. De kosten zullen dan na rato worden verdeeld.
Maak van deze verdeling gebruik als je een vaste verdeling per dienstverband hebt, bijv. 50% administratie en 50% directie. Gebruik deze verdeling ook als je 100% naar één kostenplaats/kostendrager wilt verdelen. Met de button Toevoegen vul je eerst de Verdeling journaal, waarbij je bij Soort verdeling kiest voor Factor.
Daarna open je de regel onder Verdeling journaal en met de button Toevoegen vul je de Details.
Voorbeeld Verdeling journaal
Normurenverdeling
Kies je voor Normuren dan zal de doorbelasting naar de betreffende kostenplaats/kostendrager plaatsvinden op basis van de uren die worden vastgelegd in de variabele gegevens. Met de button Toevoegen vul je eerst de Verdeling journaal, waarbij je bij Soort verdeling kiest voor Normuren. Eventueel kan via Details een vaste kostenplaats/kostendrager worden opgegeven maar dit is niet verplicht. In de variabele gegevens komt deze vaste kostenplaats/kostendrager als standaard naar voren en kan je daar de betreffende urensoorten verwerken. Vervolgens kan je meerdere variabele gegevens aanmaken, voor dezelfde periode, waarbij je kiest voor een andere kostenplaats/kostendrager, met de daarbij bijbehorende uren.
Journaliseren
Er kan nu gejournaliseerd worden via Werkgever -> Salarisverwerking -> Journaliseren. Zie hiervoor hoofdstuk 10 van het volgende artikel.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.