Inrichten journaalprofiel voor werkgevers

Volgen

Allereerst dient het product Journaliseren (940) geactiveerd te zijn. Via Beheer -> Producten -> Beschikbaar product totaal is dit te verifiëren.

Op providerniveau zijn er al 1 of meerdere journaalprofielen aangemaakt. In dit artikel gaan we ervan uit dat er ook een leeg journaalprofiel aanwezig is. Hierna volgt verdere uitleg hoe dit lege journaalprofiel ingericht kan worden op werkgeversniveau.

Journaalinrichting

Via Beheer -> Journaal -> Journaalinrichting, en de button Toevoegen, voeg je het lege journaalprofiel toe. Vul hierbij, naast het juiste journaalprofiel, ook de Verloningsperiode vanaf in en kies bij Automatisch starten journaalrun Ja of Nee. Indien je kiest voor Ja dan zal Loket.nl automatisch de journaalrun starten, op het moment dat de loonrun definitief wordt goedgekeurd. En indien je kiest voor Nee dan dien je de journaalrun zelf te starten.

Journaalprofiel_inrichting_wg_1.PNG

Als het journaalprofiel is toegevoegd klik je op de regel onder Journaalinrichting.

Journaalprofiel_inrichting_wg_2.PNG

Hierna opent zicht het volgende scherm;

Journaalprofiel_inrichting_wg_3.PNG

Journaalapplicatie

Bij Journaalapplicatie kan een koppeling gemaakt worden met het financieel pakket maar dit is niet verplicht. In dit artikel slaan we deze optie over maar hiervoor is wel een afzonderlijk helpdeskartikel beschikbaar, klik hier.

Journaalprofiel

Bij Journaalprofiel kan je met de button Wijzigen de naam aanpassen.

Grootboekrekeningschema

Bij Grootboekrekeningschema ga je de grootboeknummers opvoeren middels de button Toevoegen. Vul telkens de Naam (Omschrijving) en het Grootboekrekeningnummer en kies tevens bij Verdichten en Kostenrekening voor Ja of Nee. Met verdichten op Ja telt Loket.nl de resultaten van meerdere looncomponenten bij elkaar, als deze op een zelfde grootboekrekening geboekt moeten worden.
Met kostenrekening heb je de mogelijkheid om kostenplaatsen/kostendragers in het journaal te gebruiken.

Journaalprofiel_inrichting_wg_4.PNG

Voorbeeld grootboekrekeningschema

Journaalprofiel_inrichting_wg_8.png

Verdelingsschema

In het verdelingsschema leg je de relatie tussen looncomponenten en grootboekrekeningen. Met de button Toevoegen vul je telkens het Component en de Grootboekrekening. Is een grootboekrekening een kostenrekening selecteer dan bij Kostenplaats en Kostendrager voor Allemaal/overig of de specifieke kostenplaats/kostendrager (deze 2 tabellen dienen wel eerst gevuld te zijn, zie verderop in dit artikel).
Is de grootboekrekening geen kostenrekening kies dan bij Kostenplaats en Kostendrager voor n.v.t.

Journaalprofiel_inrichting_wg_5.PNG

Voorbeeld Verdelingsschema

Journaalprofiel_inrichting_wg_9.png

Kostenplaats en Kostendrager

Wordt er gewerkt met kostenplaatsen/kostendragers dan kunnen deze in de betreffende tabellen worden vastgelegd. Met de button Toevoegen vul je telkens de Code en de Omschrijving. De Code is een unieke, zelf gekozen waarde, die alfanumeriek opgegeven kan worden. We adviseren je om bij Alle kostendragers en Alle kostenplaatsen Nee in te vullen. Je kunt vervolgens bij koppeling de relatie leggen tussen de kostenplaatsen/kostendragers.

Journaalprofiel_inrichting_wg_6.PNG

Voorbeeld kostenplaatsen/kostendrager

Journaalprofiel_inrichting_wg_10.png

Koppeling kostenplaats en kostendrager

In het koppelingschema kan de relatie tussen kostenplaats en kostendrager worden vastgelegd. Onderstaand voorbeeld kent bijv. geen kostenplaats Loods in Breda (kostendrager).

Journaalprofiel_inrichting_wg_11.png

De journaalinrichting op werkgeversniveau is nu afgerond.

 

Verdeling op werknemersniveau

LET OP! dit hoofstukje is alleen van toepassing als er kostenplaatsen en/of kostendragers zijn gebruikt. Je dient dan bij de werknemers nog de verdeling vast te leggen. Op dienstverbandniveau kan je onder Salarisverwerking ->  Verdeling journaal de soort verdeling vastleggen. Hierbij kan gekozen worden uit Normuren of Factor. Je bepaalt de soort verdeling per dienstverband en niet per werkgever. Let op: iedere werknemer moet een verdeling journaal hebben.

Foutcode 264 - Er zijn wel loonresultaten maar er is geen mogelijke verdeling gevonden.

Deze foutcode treedt op wanneer er geen verdeling journaal is gevuld op werknemersniveau.

Factorverdeling

Dit is de meest gebruikte variant. Bij factorverdeling kan je direct de procentuele (of naar verhouding) verdeling aangeven. De kosten zullen dan na rato worden verdeeld.
Maak van deze verdeling gebruik als je een vaste verdeling per dienstverband hebt, bijv. 50% administratie en 50% directie. Gebruik deze verdeling ook als je 100% naar één kostenplaats/kostendrager wilt verdelen. Met de button Toevoegen vul je eerst de Verdeling journaal, waarbij je bij Soort verdeling kiest voor Factor.

Journaalprofiel_inrichting_wg_7.PNG

Daarna open je de regel onder Verdeling journaal en met de button Toevoegen vul je de Details.

Voorbeeld Verdeling journaal

Journaalprofiel_inrichting_wg_12.png

Normurenverdeling

Kies je voor Normuren dan zal de doorbelasting naar de betreffende kostenplaats/kostendrager plaatsvinden op basis van de uren die worden vastgelegd in de variabele gegevens. Met de button Toevoegen vul je eerst de Verdeling journaal, waarbij je bij Soort verdeling kiest voor Normuren. Eventueel kan via Details een vaste kostenplaats/kostendrager worden opgegeven maar dit is niet verplicht. In de variabele gegevens komt deze vaste kostenplaats/kostendrager als standaard naar voren en kan je daar de betreffende urensoorten verwerken. Vervolgens kan je meerdere variabele gegevens aanmaken, voor dezelfde periode, waarbij je kiest voor een andere kostenplaats/kostendrager, met de daarbij bijbehorende uren.

 

Journaliseren

Er kan nu gejournaliseerd worden via Werkgever -> Salarisverwerking -> Journaliseren. Zie hiervoor hoofdstuk 10 van het volgende artikel.

Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor. 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0