Op dit moment zijn we in transitie van de oude manier van journaliseren naar de nieuwe manier van journaliseren. De oude manier van journaliseren is gebaseerd op een aantal PDF-bestanden die tot op heden te downloaden zijn vanuit een (goedgekeurde) loonrun. De nieuwe manier van journaliseren vertaalt zich naar een aparte stap binnen het verloningsproces en heeft daarom dan ook een apart tabblad gekregen in het hoofdmenu Salarisverwerking - Journaliseren.
In dit artikel beschrijven we hoe deze nieuwe manier van journaliseren werkt en hoe je mogelijk zelf in staat bent om het journaalprofiel (grootboek) te onderhouden. Uiteraard is dit afhankelijk van de rechten die je hebt binnen Loket.nl. Mocht je dit onderhoud zelf willen uitvoeren, overleg dan met je contactpersoon van je accountants- administratiekantoor en informeer naar de mogelijkheden.
Inrichten journaalprofiel
Je kunt een journaalprofiel op 3 niveaus inrichten nl. op provider-, loonmodel- en werkgeverniveau.
Als werkgever ben je alleen in staat om het journaalprofiel op werkgeverniveau aan te passen.
Een journaalprofiel bestaat uit 5 tabellen nl. Grootboekrekeningschema, Verdelingsschema, Kostenplaats, Kostendrager en Koppeling kostenplaats en kostendrager.
Grootboekrekeningschema
Hierin benoem je de grootboekrekeningen en geef je aan of je de resultaten wilt verdichten en of het een kostenrekening is.
Met verdichten telt Loket.nl de resultaten van meerdere looncomponenten bij elkaar als deze op hetzelfde grootboekrekening worden geboekt.
Met kostenrekening heb je de mogelijkheid om kostenplaatsen/kostendragers in het journaal te gebruiken. Let op, sommige financiële pakketten maken onderscheid tussen kostenrekeningen en overige rekeningen.
Voorbeeld Rekeningschema
Verdelingsschema
In het verdelingsschema leg de relatie tussen looncomponenten en grootboekrekeningen. Is een grootboekrekening een kostenrekening selecteer dan Allemaal/overig of de specifieke kostenplaats/kostendrager.
Is een grootboekrekening geen kostenrekening dan verschijnt automatisch n.v.t.
Voorbeeld Verdelingsschema
Kostenplaats / Kostendrager
Alleen wanneer er binnen je organisatie gewerkt wordt met kostenplaatsen/kostendragers dien je deze tabellen te vullen. We adviseren je om bij "alle kostendragers” en “alle kostenplaatsen” nee in te vullen. Je kunt vervolgens bij koppeling de relatie leggen tussen kostenplaatsen/kostendragers.
Voorbeeld kostenplaatsen/kostendrager
Koppeling kostenplaats en kostendrager
In het koppelingschema kan de relatie tussen kostenplaats en kostendrager worden vastgelegd. Onderstaand voorbeeld kent bijv. geen kostenplaats Loods in Breda (kostendrager)
Voorbeeld koppeling kostenplaats en kostendrager
Overzichten inrichting journaal
Om inzicht te krijgen in de inrichting van het journaalprofiel kan van elke tabel (Grootboekrekeningschema, Verdelingsschema, Kostenplaats, Kostendrager en Koppeling kostenplaats en kostendrager) van het journaalprofiel een download in csv-formaat worden opgevraagd.
Werknemerniveau
Mocht je werken met kostenplaatsen/kostendragers dan dien je op werknemersniveau onder Salarisverwerking – Verdeling (tijdsafhankelijk) de soort verdeling vast te leggen. Hierbij kan gekozen worden uit Normuren of Factor.
Wanneer kies je nu voor de normuren- of de factorverdeling?
Factorverdeling
Kies je voor Factor dan kan je de verdeling aangeven naar kostenplaatsen/kostendragers. Bij factorverdeling kan je direct de procentuele (of naar verhouding) verdeling aangeven. De kosten zullen dan na rato worden verdeeld.
Maak van deze verdeling gebruik als je een vaste verdeling per dienstverband hebt. (bijv. 50% administratie en 50% directie) Gebruik deze verdeling ook als je wel gebruik maakt van kostenplaatsen en/of kostendragers maar altijd 100% naar één verdeling wilt maken. (Gebruik hiervoor niet de normurenverdeling.)
Wil je gebruik maken van verdeling o.b.v. normuren, dus per periode een afwijkende verdeling o.b.v. normuren, gebruik dan de normurenverdeling. (zie hierna)
Normurenverdeling
Kies je voor Normuren dan zal de doorbelasting naar betreffende kostenplaats/kostendrager plaatsvinden. Bij het vastleggen van variabele gegevens zal Loket.nl direct deze voorkeur selecteren. Kies je bij de loonvariabelen niet voor een afwijkende kostenplaats of kostendrager dan worden de kosten op deze entiteiten geboekt. Gebruik deze verdeling als je op basis van uren een verdeling naar diverse kostenplaatsen wilt verwerken.
Heb je iedere periode een zelfde verdeling gebruik dan de factorverdeling.(zie hierboven)
Heb je op dienstverbandniveau gekozen voor een normuren verdeling dan wordt bij het invoeren van de variabele gegevens deze normuren verdeling (kostenplaats en kostendrager) gepresenteerd.
Als een aantal uren t.l.v. een afwijkende kostenplaats/kostendrager moeten komen dan kun je deze velden selecteren. Afhankelijk van de inrichting van het journaalprofiel wordt bij een kostenplaats een kostendrager gepresenteerd.
Bij de normurenverdeling worden alle loonkosten in de journalisering verdeeld naar de verhouding van de uren voor normuren / deeltijdfactor. Welke uren hieronder vallen kan je nagaan in het overzicht Inrichting salarisverwerking (Een voorbeeld hiervan tref je onderstaand aan)
Het is niet mogelijk specifieke componenten buiten de verdeling te houden. We raden je aan uitsluitend de uren voor normuren deeltijdfactor op de afwijkende verdelingseenheden te boeken.
Journaliseren (proces)
Om een journaalrun te kunnen starten ga je naar het tabblad Salarisverwerking - Journaliseren
Output
Onder Output kun je een cumulatief journaal opvragen waarbij je zelf de verloningsperiodes aangeeft waarvoor je het cumulatieve journaal wilt hebben.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid om hier ook een overzicht op te vragen van de (factor of normuren) verdelingen per dienstverband.
Starten journaalrun
Als door je accountants- administratiekantoor is opgegeven dat de journaalrun automatisch wordt gestart bij het goedkeuren van een loonrun, dan zal de journaalrun direct onder “Niet geëxporteerde journaalruns" worden getoond.
Vervolgens kun je de run zelf exporteren naar het gewenste formaat. De run wordt vervolgens naar “Geëxporteerde journaalruns” verplaatst.
Als door je accountants- administratiekantoor is aangegeven dat de journaalpost automatisch mag worden geëxporteerd (bijv. Exact Online, iMuis, Reeleezee en Twinfield) dan wordt de run direct naar “Geëxporteerde journaalruns” verplaatst én automatisch aan het betreffende financiële pakket aangeboden. Heb je wel één van bovenstaande financiële pakketten maar niet aangegeven dat de run automatisch mag worden geëxporteerd dan heb je de mogelijkheid dit zelf te doen. (Zie Niet geëxporteerde journaalruns -> Exporteren -> Versturen)
Heb je aangegeven dat de journaalrun niet automatisch mag worden gestart dan kan je onder “Acties” zelf de journaalrun starten.
Heeft zich een fout voorgedaan in de journalisering dan tref je de betreffende journaalrun met foutverslag aan onder “Overige journaalruns”.
Herreken journaalrun
De journalisering is losgekoppeld van het verloningsproces. Daarom bestaat de mogelijkheid om, na het accorderen van een verloning én een eerder aangemaakte journaalrun, de verdeling aan te passen. Vervolgens hoef je geen verloningsrun opnieuw op te starten maar kun je je beperken tot het herrekenen van een journaalrun. Hierin worden de correcties t.o.v. de eerdere journaalrun opgenomen.
Verwijder journaalrun
Wil je een journaalrun volledig verwijderen dan kan dit middels deze optie.
Niet geëxporteerde journaalruns
Nadat een journaalrun is gestart en er zijn geen fouten geconstateerd dan staat de journaalrun bij Niet geëxporteerde journaalruns. Bij Overzicht export journaalrun kun je 2 overzichten in CSV formaat downloaden:
- Per run
- Run overzicht per dienstverband (journaalpost per werknemer)
Via Exporteren kun je de journaalpost in het gewenste export-formaat downloaden.
Biedt het financiële pakket de mogelijkheid om de journaalpost direct aan te bieden dan verschijnt de optie Versturen. Dit is o.a. mogelijk bij Exact Online, iMuis, Reeleezee en Twinfield.
De audittrail toont de status van de journaalrun en wie hiervoor verantwoordelijk is geweest.
Geëxporteerde journaalruns
Zodra je de journaalrun download, verstuurt of automatisch is verstuurd wordt deze in onder geëxporteerde journaalruns geplaatst. De audittrail wordt bijgewerkt. Afhankelijk van het financiële pakket is de journaalrun inmiddels aangeboden aan het betreffende pakket of is het gedownload en moet je deze zelf nog aanbieden aan het financiële pakket.
Overige journaalruns
Het kan voorkomen dat een journaalrun niet kan worden geëxporteerd. Dat kan diverse oorzaken hebben. (Zie Status)
Hieronder hebben we een filmpje geplaatst waar het journaalproces met je door wordt genomen.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.