Digitaal ondertekenen

Volgen

 

Inleiding

Binnen een werknemersdossier kunnen documenten worden aangeboden om digitaal te ondertekenen. De ondertekening gebeurt door de door jou op te geven ondertekenaar(s) en is een rechtsgeldig en milieuvriendelijk alternatief op bijvoorbeeld het laten printen, ondertekenen en inscannen van een contract. Door authenticatie via sms en doordat het digitaal te ondertekenen document tijdens het proces niet gewijzigd kan worden door de ondertekenaars is dit een veilige vorm van ondertekenen. Digitaal ondertekenen is ontwikkeld in samenwerking met Qwoater en SignRequest.

Voordelen

  • Veilig
  • Snel
  • Goedkoper dan traditioneel ondertekenen
  • Ondertekende versie van het document direct beschikbaar binnen het Qwoater werknemersdossier in Loket.nl
  • Milieuvriendelijk

Digitale handtekening

Wat is een digitale handtekening?
Een elektronische handtekening of digitale handtekening is een elektronische variant van een handgeschreven handtekening. Een elektronische handtekening bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan een digitaal document.
De digitale handtekening maakt gebruik van wiskundige technieken om een unieke code aan een document te koppelen. Deze code wordt afgeleid uit het document zelf en uit de identiteit van de afzender. Daarmee is de code niet te gebruiken bij een vervalst document, zodat deze elektronische handtekening als betrouwbaar wordt gezien en rechtsgeldig is.
Voor meer informatie zie: https://signrequest.com/nl/rechtsgeldigheid/

Wat zegt het wanneer een document een digitale handtekening bevat?
De ondertekenaars hebben hetzelfde document gezien en ondertekend. Het gaat om het gehele document, niet alleen de pagina waar de ondertekening op staat. De overige pagina’s kunnen niet gewijzigd zijn.

Hoe kun je zien of een document digitaal getekend is / de digitale handtekening geldig is?
De meeste PDF-readers signaleren dat het document een digitale handtekening bevat. Van deze handtekening zijn in de PDF-reader detailgegevens op te vragen en hierbij wordt weergeven of het document gewijzigd is sinds deze getekend is.
Beschikt je niet over een PDF-reader? Download hier Adobe Acrobat Reader.  

Welke documenten kunnen digitaal ondertekend worden?
Het digitaal ondertekenen is mogelijk met Word bestanden (.doc en .docx) en PDF bestanden. 

Configureren binnen Loket.nl

De functionaliteit voor het digitaal ondertekenen is beschikbaar in de basisversie van Qwoater, echter niet binnen Qwoater Lite.

Om de functionaliteit voor het digitaal ondertekenen te gebruiken dient het product ondertekenen documenten (1000) bij de werkgever geactiveerd te zijn. Activeer het product op werkgeverniveau onder Producten -> Beheer.

Naast het activeren van het product bij de werkgever dient ook bij de gebruiker(s) het recht ondertekenen documenten toegevoegd te worden. 

Werknemersdossier

Vanuit het werknemersdossier kan, via het document detailscherm, gekozen worden om voor het document een ondertekenverzoek te starten. Het is mogelijk om het document door maximaal 6 ondertekenaars te laten ondertekenen. 

 

 

Na keuze voor ondertekenverzoek moeten de gegevens van de ondertekenaar(s) worden ingevuld. Let op dat het telefoonnummer volgens de structuur +31612345678 opgegeven wordt. Je dient dus het landnummer toe te voegen (+31 voor Nederland). Een ander formaat accepteert het formulier niet.

 

De ondertekenaar(s) ontvangen op het opgegeven e-mailadres een e-mail met het ondertekenverzoek.

Digitaal Ondertekenen is een dienst van Qwoater. Qwoater werkt daarbij samen met de specialist voor digitale handtekeningen: SignRequest. De ondertekenaars zullen daarom een mail ontvangen met daarin de namen van deze partijen.

 

 

Via de Bekijk document link in de e-mail opent het document in de webbrowser. Hier wordt de ondertekenaar middels meldingen op het scherm door het proces geleid.

 

 

 

 

In het werknemersdossier wordt de status van het ondertekenverzoek weergegeven. Zo is na te gaan wanneer een document nog op ondertekening wacht.

 

 

Mocht de ondertekenaar het document (nog) niet ondertekend hebben volgt er na 3, 5 en 8 dagen een herinnering per e-mail. Na 30 dagen vervalt het verzoek tot ondertekening.

In het detail scherm is te zien welke ondertekenaar het document heeft getekend.

 

 

Nadat alle ondertekenaars het document hebben ondertekend, is het ondertekende document beschikbaar in het werknemersdossier via Loket.nl. Wanneer je het document downloadt, zie je direct de ondertekende versie. In het document is de ondertekening visueel zichtbaar en wordt in de meeste PDF-viewers aangegeven dat het document digitaal ondertekend is. Tevens is bij dit document binnen het werknemersdossier, via het detailscherm van het document, een bewijsdocument als bijlage beschikbaar. 

  

Overzichten

Zowel op provider- als op werkgeverniveau bieden we een overzicht wat inzicht geeft in het aantal ondertekenverzoeken.

Providerniveau: Navigeer naar Overzichten Provider -> Tellingen -> Ondertekenverzoeken per werkgever.

Werkgeverniveau: Navigeer naar Overzichten -> HRM -> Dossiervorming -> Ondertekenverzoeken.

Kosten

Per document dat ter digitale ondertekening wordt aangeboden, worden kosten berekend. 

Klik hier voor het artikel over digitaal ondertekenen en de te realiseren besparing.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0