Binnen jullie administratie kan je een of meerdere gebruikers aanmaken, wij noemen dit een werkgevergebruiker. Een werkgevergebruiker krijgt toegang tot de administratie in Loket.nl. Via Werkgever -> Gebruikers kunnen gebruikers van de werkgever aangemaakt worden.
Zodra je op het toevoeg icoontje klikt, krijg je het volgende menu te zien waarbij je aan kunt geven wat voor soort gebruiker je wilt gaan aanmaken.
Alleen via SSO gebruiker:
Deze gebruiker kan uitsluitend inloggen via een externe applicatie op basis van SSO. Dit staat voor Single Sign On. Met 1 gebruikersnaam en wachtwoord kan de gebruiker dan in meerdere applicaties inloggen.
Uiteraard dien je hiervoor wel een dergelijke applicatie af te nemen. Een voorbeeld hiervan is Secure Login.
Via website en SSO gebruiker:
Deze gebruiker kan zowel inloggen via de URL van Loket.nl als via een SSO koppeling. Hier staat Loket.nl standaard op wanneer je een gebruiker aanmaakt en deze wordt in de regel ook altijd gebruikt.
Webservice gebruiker:
Dit betreft een gebruiker waarmee een externe applicatie toegang heeft tot Loket.nl. Een voorbeeld hiervan is L1nda. Dat is een tijdregistratiesysteem die geautomatiseerd variabele gegevens in Loket.nl kan aanbrengen en werknemers kan uitlezen.
Benieuwd welke koppelingen we eigenlijk allemaal kennen? Lees dan hier verder.
Alleen via Azure AD:
Deze optie is op dit moment nog niet beschikbaar voor een werkgevergebruiker.
Met deze optie is het in de toekomst mogelijk om via je Microsoft account direct toegang te krijgen tot Loket.nl.
Aanmaken van een Via website en SSO gebruiker:
Om een nieuwe gebruiker uit te nodigen vul je eerst de benodigde gegevens in waarbij de velden Voorletters, Achternaam en Email verplicht zijn. Klik vervolgens op de button Uitnodigen om de nieuwe gebruiker via e-mail uit te nodigen.
Nadat gekozen is voor de optie Uitnodigen volgt nog een extra stap ter beveiliging van de uitnodiging. Vul, ter verificatie, het mobiele telefoonnummer in van de gebruiker die je wenst uit te nodigen. Gebruik een geldig Nederlands telefoonnummer, of voor een internationaal telefoonnummer het volgende formaat: +32612345678. Let op: het telefoonnummer wordt niet opgeslagen bij de gebruiker.
Na deze actie kies je voor Uitnodiging versturen en de e-mail wordt daadwerkelijk verstuurd, je komt als gebruiker terug op onderstaand scherm.
Via de optie Uitnodiging opnieuw versturen kan je de e-mail nogmaals versturen. Vul hiervoor nogmaals het juiste telefoonnummer in ter verificatie. Is de uitnodiging onterecht? Kies dan voor de optie Uitnodiging intrekken om deze weer ongedaan te maken. Heeft een nieuwe gebruiker een gebruikersnaam en wachtwoord gekozen en daardoor de mogelijkheid om in te loggen? Via de optie Blokkeren is het als werkgever of provider mogelijk om deze persoon de toegang tot Loket.nl te ontzeggen.
Bij een geblokkeerde gebruiker ontstaat direct de keuze Deblokkeren om deze actie ongedaan te maken. De gebruiker kan hierna weer met dezelfde gegevens inloggen.
In de signalering bij de gebruiker is te zien wat de status is van de uitnodiging of van de gebruiker:
Let op: Zorg dat je direct na het versturen van de e-mail o.a. de juiste rechten en signalen aan de gebruiker koppelt!
Daarnaast is het belangrijk dat je de afdelingsmanager gelijk aan de juiste afdeling hangt, omdat de afdelingsmanager anders toegang heeft tot de gegevens van alle werknemers.
Acties van de nieuwe gebruiker WG
Nadat de gebruiker is uitgenodigd, krijgt de nieuwe gebruiker een e-mail met daarin een activatielink. Zodra de gebruiker op deze link klikt, verschijnt onderstaande scherm en wordt naar het telefoonnummer, dat de provider heeft ingevoerd bij de uitnodiging, een sms bericht gestuurd met daarin een code. Vul deze code in op onderstaand scherm en kies voor Bevestigen.
Als nieuwe gebruiker kies je voortaan zelf je gebruikersnaam en wachtwoord. Let op: de gebruikersnaam moet uniek zijn. Achter het i icoontje staat beschreven waar een gebruikersnaam en wachtwoord aan moet voldoen.
Nadat je 2 keer hetzelfde wachtwoord hebt gekozen, kies je voor Creëer en je kunt direct inloggen met de zojuist gekozen credentials.
Toegang tot meerdere werkgevers
Let op, het is niet mogelijk om met één gebruiker zowel werkgever gebruiker als afdelingsmanager te zijn.
Werkgever gebruiker
Als een gebruiker WG toegang krijgt tot meerdere werkgevers dan kan dit via de volgende functionaliteit, Werkgever -> Gebruikers -> Toegang tot meerdere werkgevers-> Geef bestaande werkgevergebruiker toegang tot deze werkgever.
Afdelingsmanager
Als een afdelingsmanager toegang krijgt tot meerdere werkgevers dan kan dit via de volgende functionaliteit, Werkgever -> Gebruikers -> Toegang tot meerdere werkgevers-> Geef bestaande afdelingsmanager toegang tot deze werkgever.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.