Introductie
Binnen Loket kunnen documenten in het werknemersdossier digitaal worden ondertekend. Dit is een veilige, rechtsgeldige en milieuvriendelijke manier om bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten te laten ondertekenen, zonder dat printen en scannen nodig is. De functionaliteit is beschikbaar via Qwoater in samenwerking met Hix.
Hoe werkt het?
- Activeer het product ‘Ondertekenen documenten’
Ga naar Werkgever > Beheer > Producten en activeer product. Let op: deze functionaliteit is alleen beschikbaar in de basisversie van Qwoater, niet in Qwoater Lite. - Geef gebruikers het recht om documenten te ondertekenen
Voeg het recht ‘Ondertekenen documenten’ toe aan de betreffende gebruikers. - Start een ondertekenverzoek vanuit het werknemersdossier
Open het document in het detailvenster en kies voor ‘Ondertekenverzoek starten’. - Voer gegevens van de ondertekenaar(s) in
Maximaal 6 ondertekenaars zijn mogelijk. Vul het e-mailadres en telefoonnummer in (formaat: +31612345678). Het landnummer is verplicht. - Authenticatie en ondertekening
De ondertekenaar ontvangt een e-mail met een link naar het document en een sms met een verificatiecode. Na invoer van de code kan het document worden ondertekend. - Status volgen en herinneringen
In het werknemersdossier is zichtbaar of een document nog wacht op ondertekening. Herinneringen worden automatisch verstuurd op dag 3, 8, 13, 18, 23, 40 en 50. Na 60 dagen vervalt het verzoek. - Ondertekend document beschikbaar
Na ondertekening is het document direct beschikbaar in het werknemersdossier. De digitale handtekening is zichtbaar in PDF-viewers en een bewijsdocument wordt als bijlage toegevoegd.
Handig om te weten
- Digitaal ondertekenen is rechtsgeldig en veilig: het document kan tijdens het proces niet worden gewijzigd.
- Ondertekening is mogelijk voor Word (.doc/.docx) en PDF-bestanden.
- Via Rapporten > Dossiervorming > Ondertekenverzoeken is een overzicht beschikbaar van alle ondertekenverzoeken.
- Er zijn kosten verbonden aan elk ondertekenverzoek. Voor een specificatie van de daadwerkelijke kosten mag je contact opnemen met je accountmanager.
- De positie van de handtekening wordt automatisch bepaald door Hix. Hier hebben wij geen invloed op en deze kan niet handmatig worden aangepast.
- Een ondertekenverzoek kan alleen worden geannuleerd door een gebruiker met dezelfde rol (AK, WG of afdelingsmanager)