Loket.nl bevat de functionaliteit documentgeneratie waarmee je, met behulp van templates, standaard documenten kunt genereren. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten of beloningsbrieven.
Stap 1: Template opbouwen
Om gebruik te maken van de functionaliteit documentgeneratie dien je eerst te beschikken over één of meerdere templates. Deze templates moeten de extensie .docx hebben.
Let er op dat je geen documentbeveiliging toepast bij het opslaan van de template (bijv. alleen lezen of wachtwoord). Dit document vormt vervolgens de template van het te genereren document.
Met een tekstverwerker, zoals Word, bouw je het bestand op met een standaardtekst en/of logo.
Door specifieke placeholders te gebruiken, verwerk je bijvoorbeeld de voornaam, achternaam of geboortedatum op de juiste plaats in de template. De placeholders zijn in het document te herkennen aan de tekst die tussen de volgende tekens staat: <Voorbeeld>
Een lijst met beschikbare placeholders is te vinden in dit artikel
Stap 2: Templates uploaden
Nadat de template in de tekstverwerker is aangemaakt en opgeslagen als .docx bestand, dien je de template te uploaden in Loket.nl. Dit gaat via Werkgever -> Beheer -> Dossiervorming -> Templates. Klik hier op de knop Toevoegen waarna een pop-upvenster verschijnt. In dit pop-upvenster kun je vervolgens de template uploaden.
Stap 3: Document genereren
3.1 Document genereren individueel
Op basis van de beschikbare template(s) kunnen nu gepersonaliseerde documenten voor de werknemers aangemaakt worden. Ga hiervoor naar het dienstverband waarvoor je een document wilt genereren. Documentgeneratie tref je aan onder HRM -> Werknemersdossier -> Documentgeneratie. Een gebruiker kan alleen maar documenten genereren die behoren tot een categorie waarbij in de autorisatiematrix is aangegeven dat het document zichtbaar is voor zijn of haar type gebruiker.
Vooraf kan een voorbeeld worden opgevraagd van het document.
Let op: Wanneer je een document genereerd voor een werknemer die in de toekomst in dienst treed dien je de peildatum te vullen met de in dienst datum. Een datum voor de datum dat de werknemer in dienst treed zorgt er voor dat bepaalde velden niet gevuld worden.
Met de knop Genereerd document zorg je ervoor dat het document direct wordt gegenereerd en direct worden opgeslagen in het werknemersdossier.
Wanneer je een document genereert voor een werknemer, dan wordt dat document altijd als PDF-versie aan de werknemer aangeboden. Werknemers kunnen dus niet het Word-bestand dat gegenereerd is openen, maar alleen een PDF-versie hiervan. Zo ben je er dus zeker van dat een werknemer een gegenereerd document niet kan wijzigen.
3.2 Document genereren collectief
Wat voor stap 3.1 geldt, geldt ook voor stap 3.2, het collectief genereren van een document. Het collectief genereren van documenten kun je op werkgeverniveau uitvoeren via de optie Werkgever -> HRM ->
Documentgeneratie. Klik op Genereer document(en). In het vervolgscherm kun je vervolgens de template kiezen en in het vervolgscherm de dienstverbanden.
Mocht je naar aanleiding van dit artikel nog vragen en/of opmerkingen hebben, neem dan even contact op met je contactpersoon van je accountants- of administratiekantoor.