Genereren en verwijderen volledig dossier (Qwoater)

Volgen

Het is mogelijk om alle documenten van een werkgever en alle bijbehorende werknemers te downloaden in één ZIP-bestand of collectief te verwijderen. Hiervoor moet in ieder geval het product 970 Dossiervorming Qwoater extended aanstaan bij de betreffende werkgever. Vervolgens is het mogelijk om onder Beheer --> Dossiervorming onder het kopje Beheer Qwoater dossier het volledige dossier te genereren of te verwijderen.

Genereer volledig dossier

Om deze actie uit te kunnen voeren, moet de gebruiker in ieder geval beschikken over het recht Genereer volledig dossier. Als de optie Genereer volledig dossier wordt gekozen, volgt eerst de volgende melding:

Met deze functie kun je alle documenten uit het dossier van de werkgever en de onderliggende werknemers in één bestand bundelen. Zo kunnen de documenten eenvoudig in één keer worden gedownload.

  • Na het starten van deze functie worden alle documenten, waar je toegang toe hebt, door Qwoater verzameld en in één ZIP bestand geplaatst.
  • Dit ZIP bestand wordt geplaatst in het werkgeversdossier. Zo kun je het bestand veilig downloaden.
  • Indien nodig wordt het ZIP bestand opgeknipt in meerdere bestanden.
  • In aanvulling op alle documenten wordt ook een Excel-bestand gegenereerd met daarin de exacte bestandsnaam van ieder document en de bijbehorende meta-data. Dit Excel-bestand met meta-data zal ook worden ingepakt in de ZIP-bestanden.
  • Indien er meerdere ZIP-bestanden aangemaakt worden, dan zit het Excel-bestand met meta-data altijd in het eerste ZIP-bestand.
  • Het bestand wordt automatisch na 2 dagen verwijderd.

Het ZIP-bestand bevat o.a. de documenten van alle werknemers en wordt automatisch verwijderd. Zo werk je niet alleen veiliger, maar voorkom je dus ook vervuiling van het dossier.

Na het uitvoeren van deze actie wordt het ZIP-bestand geplaatst in het werkgeverdossier onder de categorie Qwoater bestanden Provider* of Qwoater bestanden*. De eerstgenoemde categorie is enkel te benaderen voor de AK gebruikers en de andere enkel door de werkgever gebruikers waarbij in beide gevallen ieder geval het recht Raadplegen WG dossier benodigd is.

Let op; in de download zitten alléén de documenten die geplaatst zijn in een categorie waar de gebruiker toegang toe heeft. Dit wordt bepaald o.b.v. de Autorisatiematrix dossiervorming (Beheer--> Dossiervorming). Het gecreëerde ZIP-bestand kan zowel werkgever- als werknemersdossiers bevatten en dit bestand kan geraadpleegd worden door gebruikers die alléén toegang hebben tot het werkgeversdossier.

Verwijder volledig dossier

Deze actie kan enkel worden uitgevoerd door een AK gebruiker met het recht Applicatiebeheer provider. Een werkgever gebruiker kan deze actie dus niet uitvoeren.

Bij de optie Verwijder volledig dossier volgt de volgende melding:

Met deze functie kun je met één enkele handeling alle documenten uit het dossier van een werkgever en de onderliggende werknemers verwijderen.

  • Alle documenten worden verwijderd; ongeacht of je er toegang toe hebt.
  • Deze actie kan niet ongedaan gemaakt worden.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0